Inhaltsverzeichnis

Zahlungsweisen ermöglichen in Xentral zum einen die Einstellung bestimmter Zahlungsarten in Belegen, die dann mit ihrer Typeinstellung eine bestimmte Verhaltensweise zur Folge haben (z.B. Typ Vorkasse → Vorkassezahlart, Typ Rechnung → Ablauf der Rechnungstage für das Mahnwesen, Typ Lastschrift → erscheint im Lastschrifteinzug). Zum Anderen können unterschiedliche Zahlungsanbieter via API über Module angebunden werden (z.B. Klarna, Payone, PayPalPlus, etc.).

Standardmäßig sind die gängigsten Zahlungsarten in Xentral bereits vorangelegt. Sollten Sie eine Zahlungsweise nicht in der Liste finden, oder eine doppelt benötigen, können Sie eigene neue Zahlungsweisen anlegen. Jede Zahlungsweise kann einem Modul (z.B. Klarna, Payone, PayPalPlus, etc.) zugeordnet werden. Xentral-Zalhungsweisen benötigen hier kein externes Modul; das sind z.B. "Rechnung", "Vorkasse", "Lastschrift", "PayPal". Werden zusätzliche/andere Zahlungsweisen benötigt als unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Zahlungsweisen bereits angeboten, können diese unter Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen → NEU hinzugefügt werden.

Grundelegendes / Mapping Zahlungsarten

Xentral wird mit vorangelegten Standard Zahlungsweisen ausgeliefert. Diese können direkt verwendet und in Belege eingefügt werden. Die bloße Zahlungsweise (ohne API Anbindung an einen Zahlungsanbieter z.B. Klarna) liefert also ersteinmal grundsätzlich die Möglichkeit, die Zahlungsweise in den Beleg einzufügen und aufzudrucken, sowie ein bestimmtes Zahlungsverhalten für das Mahnwesen und statistische Mengen-Auswertungen der Belegübersichten nach Zahlungsweisen. Sofern die API Anbindung für einen externen Zahlungsanbieter verwendet werden soll, müssen zusätzlich die Einstellungsfelder mit den Zahlungsanbieter-Portal-Zugangsdaten ausgefüllt werden. Somit sind dann die Zahlungsanbieter direkt mit Xentral verbunden und können Zahlungsinformationen für Xentral und Statusrückmeldungen erzeugen (z.B. Klarna).

Praxisinfo Beispiel Klarna: Ein Modul wie z.B: Klarna ist gleichzeitig eine Anbindung von Xentral aus an die Klarna Zashlungsanbieter API. Hierüber werden aus Xentral mit Triggern oder Prozesstartern Rückmeldungen an Klarna veranlasst. Beim Auftragsimport einer Kundenbestellung aus dem Shop werden ebenso die Zahlungsinformationen von Klarna an Xentral mitgeliefert und auf den Beleg aufgedruckt, so dass der Kunde korrekt überweisen kann.

Praxisinfo Beispiel Lastschrift: Ein Xentral internes Modul wie z.B: "Lastschrift" hat nur Xentral-interne Verknüpfungen. Beispielsweise muss eine neue Zahlungsweise die Eigenschaften von "Lastschrift" erhalten, wenn diese Zahlungsweise auch in den Oberflächen für den Lastschrifteinzug und die Erzeugung als XML vorgeschalgen werden soll und ein identisches Verhalten zu der Standardzahlart "Lastschrift" in Xentral erhalten soll. Auf diese Weise ist es möglich auch Zahlweisen wie "Rechnung" und den damit verbundenen Mahnwesen-Algorithmen zu erhalten.

Praxisinfo Shop Mapping: Es besteht die Mögichkeit diese voreingestellten Zahlungsweisen zu editieren. Bitte beachten Sie, dass der „Typ“ der Zahlungsweise evtl. in Mappings für Online-Shops im Xentral Standard verwendet werden. Z.B. wird die Zahlungsweise „Vorkasse“ mit der gleichnamigen Typbezeichnung „vorkasse“ für Shopware beim Mapping der Shopwarezahlungsweise „Vorkasse“ als Gegenstück verwendet. D.h. ein Auftrag, der von Shopware die Zahlungsweise „Vorkasse“ mitgeliefert bekommt, wird in Xentral dann ebenfalls auf die Zahlungsweise „vorkasse“ eingestellt. Zahlungsweisen, die im Shop aber nicht in Xentral vorliegen, werden beim Shopimport meist mit angelegt. Diese neu angelegtte Zahlungsweise benötigt also eine Feldbezeichnung in Xentral und eine Feldbezeichnung aus dem Online-Shop/E-Commerce-Anbindung. Bitte beachten Sie bei der Anbindung und im Tesatlauf eines Shops, das Zahlungsmapping in der jeweiligen Shopschnittstelle zu prüfen und ggf. korrekt einzustellen. Das Zahlungsmapping in Kombination mit Shops finden Sie hier.

Kurze Fakten über die Zahlungsweisen:

• Voreingestellte Zahlungsweisen können direkt sofort in Belege eingefügt werden
• Zahlungsweisen und ihre Texte können editiert werden (Achtung, Mappings beachten, falls Online-Shops vorliegen oder andere Imports/Exports stattfinden)
• Zahlungsweisen können in andere Sprachen übersetzt werden (Weltkugel-Icon und Übersetzungsmodul)
• Optional: Zahlungsweisen können Projekten zugewiesen werden (Achtung bei der Sichtbarkeit: Der Benutzer sieht die Zahlungsart nur, wenn er das Projekt als Rolle in der zugewiesenen Adresse erhalten hat oder ALLE Projekte als Rolle)
• Zahlungsweisen und deren Typbezeichnungen nie doppeln. Jede Zahlungsweise und ihr Typ müssen eindeutig sein
• neue Zahlungsweisen können beliebig angelegt werden und diesen ein beliebiges Modul und eine beliebige Verhaltensweise hinterlegt werden (gilt natürlich auch für bestehende Zahlungsweisen)
• Zahlungsweisen können deaktiviert oder gelöscht werden. Deaktivierung empfiehlt sich, wenn noch nicht klar ist, ob die Einstellungen nochmals später benötigt werden oder für Testläufe. Die Standard Zahlungsweisen in Xentral sollten NIE gelöscht werden.

Zahlungsweisen

Folgende Zahlungsweisen stehen zur Verfügung (Liste inklusive Sondermodule):

• kreditkarte → Kreditkarte
• rechnung → Rechnung
• nachnahme → Nachnahme
• vorkasse → Vorkasse
• eckarte → EC-Kartenzahlung
• bar → Barzahlung
• paypal → PayPal
• sofortueberweisung → Sofortüberweisung
• lastschrift → Lastschrifteinzug
• ratenzahlung → Ratenzahlung
• amazon → Amazon Payments
• amazon_bestellung → Amazon Bestellung
• billsafe → Billsafe
• secupay → Secupay

Bestehende Zahlungsweise editieren

Die Zahlungsweisen können in Xentral hier aufgerufen und ggf. editiert werden:

Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen

Neue Zahlungsweise anlegen

Zu den vorgegebenen Zahlungsweisen können neue hinzugefügt werden (besondere Zahlungsweisen, Mapping für Online-Shops, etc.). Eine neue Zahlungsweise legen Sie an unter:

Administration ⇒ Einstellungen → Zahlungsweisen → NEU → Zahlungsweise auswählen

Tragen Sie die Daten in die Felder ein und speichern Sie die Seite. Die Felderklärungen und wie diese zu füllen sind finden Sie bei der jeweiligen Zahlungsweise oben in der Tabelle (Link zur jeweiligen Zahlungsweise). Die neue Zahlungsweise kann nun in Xentral verwendet werden.

Achtung: Vermeiden Sie Doppelungen zu bereits bestehenden Zahlungsweisen in Bezeichnung und Typ. Ein Modul kann auch mehrfach verwendet werden.

Praxisinfos:

• Die Bezeichnung/Beschreibung ist frei (bestenfalls ein kurzes Wort oder kurzer Ausdruck, keine ganzen Sätze!). Diese textuelle Bezeichnung erscheint in der Softwareoberfläche (Auswahl der Zahlungsweise im Dokument). Diese Bezeichnungen der Zahlungsweisen können zudem für die anderen Belegsprachen übersetzt werden (graue Weltkugel).
• Der Typ der Zahlungsweise ist fest vorgegeben (Xentral Typ/Feldeinstellung → Shops, Zahlungsanbieter-Schnittstelle) oder frei wählbar (kein Mapping notwendig, die Zahlungsweise wird nur zu Informationszwecken/Variable auf dem Dokument benötigt).

Beispiel:

• Die Zahlungsweisen können beliebig eingestellt werden (Typ), solange es keine Anbindung für diese Zahlungsweise an eine Schnittstelle gibt
• Bezieht sich eine Zahlungsweise auf eine Zahlungsweise aus einem Online-Shop, so ist der Typ fest vorgegeben (Feldbezeichnung Xentral). Einstellung in der Shop-Schnittstelle
• Bezieht sich eine Zahlungsweise auf eine Zahlungsanbieter-Schnittstelle (z.B. Klarna), muss die richtige Feldbezeichnung (Typ) und das passende Modul verwendet werden. Feldbezeichnungen Übersicht siehe Shopschnittstelle

Individuelle Zahlungsweise anlegen

Wenn die gewünschte Zahlungsweise nicht vorhanden ist, kann über "Custom" eine komplett eigene Zahlungsweise erstellt werden.

• Bezeichnung => frei wählbare Bezeichnung. Diese wird im Auswahl-Dropdown der Zahlungsweisen im Beleg angezeigt
• Typ => muss für jede Zahlungsweise eindeutig sein und darf keine Leer- und Sonderzeichen enthalten. Der Typ wird für das Mapping in Shops verwendet
• Modul => die Auswahl des Moduls ist für die speziellen Zahlungsweisen wie Klarna oder Paypal Plus wichtig. Der Wechsel des Moduls setzt die vorherigen Einstellungen zurück. Für eine eigene Zahlungsweise ohne API-Modul lässt man das Dropdown auf dem leeren Eintrag
• Text auf Beleg => Dieser Text wird auf dem Beleg unterhalb der Artikeltabelle ausgegeben, wenn die Zahlungsweise im Beleg gewählt wurde
• Projekt => Möglichkeit die Zahlungsweise auf ein Projekt einzuschränken → hier zählt das Beleg-Projekt
• Autom. bezahlt (Rechnung) => Setzt Zahlungsstatus einer Rechnung auf 'bezahlt'. Diese Einstellung verhält sich so, als würde eine Rechnung manuell auf bezahlt gesetzt werden.
• Autom. bezahlt (Verbindlichkeit) => Setzt Zahlungsstatus einer Verbindlichkeit auf 'bezahlt' und verschiebt diese in das Verbindlichkeiten-Archiv. Diese Einstellung verhält sich so, als würde eine Verbindlichkeit manuell auf bezahlt gesetzt werden
• Verhalten wie => Rechnung, Vorkasse, Lastschrift. Setzt das Verhalten einer neu angelegten Zahlungsweise wie bei Lastschrift oder Rechnung (z.B: Mahnwesenverhalten). Beeinflusst z.B. die Skontofelder im Beleg - bei Verhalten Rechnung hat man mehr Felder zur Auswahl als bei Vorkasse/Lastschrift.
• Aktiv => Nur aktive Zahlungsarten werden im Beleg angezeigt.

Info: Für Aufträge die über eine Shop-Plattform importiert werden, können die Aufträge vorab als bezahlt markiert werden

Zahlungsweise Variablen

Zahlungsweisen IF Blöcke

Die Texte für die Zahlungsweisen können auch mit IF-Blöcken pro Beleg unterschiedlich ausgegeben werden:

{IF}{BELEGART}="Angebot"{THEN}Bezahlung per Vorkasse{ELSE}{ENDIF}
{IF}{BELEGART}="Auftrag"{THEN}Bezahlung per Vorkasse 2{ELSE}{ENDIF}
{IF}{BELEGART}="Rechnung"{THEN}Per Vorkasse bereits bezahlt{ELSE}{ENDIF}
{IF}{BELEGART}="Gutschrift"{THEN}Erstattung per Überweisung, sofern per Vorkasse bereits bezahlt{ELSE}{ENDIF}

Zahlungsweisen verwenden

Auswahl der Zahlungsweise im Beleg

Eine Zahlungsweise kann direkt in einen Beleg eingefügt werden. Klicken Sie hierzu in den Beleg und wählen unter dem Freitext die Zahlungsweise im Dropdown aus + speichern. Bei Zahlungsweisen mit erweiterten Feldern finden sich diese in der Box rechts neben der Zahlungsweise z.B. Zahlungsziel, Skonto, Skontotage etc.:

Auswahl der Zahlungsweise in der Adresse

**Hauptmenü: Stammdaten → Adressen **

Eine Zahlungsweise kann direkt in einer Adresse eingefügt werden. Klicken Sie hierzu in die Adresse und wählen Sie die Zahlungsweise im Dropdown aus + speichern. Bei einigen Zahlungsweisen finden sich erweiterte Felder z.B. Zahlungsziel, Skonto, Skontotage etc. Die Zahlungsweise ist für Kunden als auch für Lieferanten einstellbar:

Auswahl der Zahlungsweise in den Grundeinstellungen

Hauptmenü: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung

Eine Zahlungsweise kann als Standard Zahlungsweise in den Grundeinstellungen eingestellt werden. Sofern ein Kunden keine Stzandard Zahlungsweise hinterlegt hat wird diese als default beim Beleg anlegen verwendet:

Auswahl der Zahlungsweise in der Preisgruppe

Hauptmenü: Administration → Einstellungen → Gruppen

Eine Zahlungsweise kann in einer Preisgruppe eingegeben werden. Achtung: Die Preisgruppe sticht die Adresse nicht, wenn "Zahlungskonditionen festschreiben → Immer diese verwenden (nie von Gruppe)" in der Adresse eingegeben ist: