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Administration → Einstellungen → Artikel Kategorien

Artikel Kategorien ermöglichen Ihnen, die Menge an Artikeln nach bestimmten Kriterien zu gruppieren. Welche Kriterien das sind, hängt von den Erfordernissen Ihres Geschäftes ab. Für jede Artikelkategorie kann ein eigener Nummernkreis definiert werden. Artikelkategorien können darüber hinaus an Projekte gebunden werden.

Folgende Optionen sind möglich:

• Eine fortlaufende Nummer für alle Produkte z.B. 1000000 ...
• Pro Kategorie einen Nummernkreis z.B. 10000, 20000, 300000, ....
• Pro Kategorie ein Präfix (Buchstabe) und hinten eine zentrale fortlaufende Nummer (die einfach hochläuft) z.B. A10000, A10001, B10002, C10003, C10004, C10005, .....

Die Nummernkreise können dann direkt beim Anlegen eines Artikels ausgewählt werden:

Artikelkategorien anlegen

Administration → Einstellungen → Artikel Kategorien → "+NEU"

Die Definition des Nummernkreises aus dem Artikelnummern vergeben werden, wird im Textfeld "Nächste Artikelnummer" definiert. Dabei sind einfache Zahlen als Artikelnummer wie z.B. "30001" möglich, aber auch Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen, solange sich am Ende der Artikelnummer ein hochzählbarer Zahlenblock befindet. Es wird immer nur dieser letzte Zahlenblock inkrementiert.

ACHTUNG: Sobald Sie zum ersten Mal eigene Artikelkategorien anlegen, verschwinden die voreingestellten Kategorien. Bei den Vorlagen handelte es sich um Testdaten bzw. Orientierungsmöglichkeiten für eine spätere Anlage der Artikelkategorien.

Artikelnummern Formate

MÖGLICHE ARTIKELNUMMERN: 100000, 7000000, A100000, usw. ACHTUNG: Folgende Formate sind nicht möglich → vermeiden sie auf jeden Fall Artikelnummern, die Datums-Angaben ähneln. Damit sind konkret Kombinationen aus 4er und 2er Zahlenblöcken gemeint. UNGÜNSTIGE ARTIKELNUMMERN: "8400-45-22", "34-7899-01", "10.20.3001"

• Keine Datumsformate
• Keine Leerstellen
• Keine Sonderzeichen Ebenfalls sollten Sie beachten, dass Ihre Artikelnummern einem Format entsprechen, dass für den Etikettendruck und einen Barcodeleser verwendbar ist (sofern Sie im Versand am Packtisch oder in anderen Workflows Artikeletiketten abscannen oder als Barcode/QR-Code abdrucken möchten)

Erklärung der Felder: Artikelkategorie

• Bezeichnung → Anzeige in Xentral z.B. beim Artikel neu anlegen (Bsp. Dienstleistung, Ware, Streuartikel, ....)
• Zuletzt vergebene Artikelnummer → letzte Artikelnummer angeben, ab der für diese Kategorie gezählt wird (Achtung: Überschneidungen mit anderen Kategorien vermeiden durch eine Kennung oder eine eindeutige Zahl vorne)
• Zentralen Nummernkreis verwenden → Haken: nimmt Feld "Zuletzt vergebene Artikelnummer" kann als Präfix für neue Nummer verwendet werden. Die Nummer im zentralen Nummernkreis (aus Firmeineinstellungen) wird an diese Zeichenreihenfolge angefügt (z.B. MODUL100001 → MODUL wäre dann das Präfix, 100001 die Nummer aus dem zentralen Nummernkreis. Wird das Präfix leer gelassen, wird pro Artikelkategorie einfach immer die nächste zentrale Nummer vergeben)
• (Projekt → optional: Eingrenzung auf ein Projekt → Benutzerrechte und Trennung von Niederlassungen)
• (Export Kontenrahmen → nur optional: zu verwenden, wenn für Artikel auf dieser Kategorie ein anderer Kontenrahmen gezogen werden soll/muss)

Einstelloptionen für die Artikelnummernvergabe

Artikelnummern können auf folgende Weise vergeben werden:

1. zentral → ein Artikelnummernkreis für ALLE Artikel fortlaufend

2. je Kategorie → ein Nummernkreis pro Kategorie

3. je Kategorie eine Kennung + eine fortlaufende zentrale Nummer hinten

4. Zentraler Nummernkreis Für alle Artikel wird eine fortlaufende Nummer über das komplette System hinweg vergeben z.B. beginnend ab 1000000 hochzählend. Diese Artikelnummer wird zentral beim Hauptnummernkreis in den Grundeinstellungen abgespeichert: Administration → Einstellungen → Grundeinstelungen → Nummernkreise Kategorien verwenden: Wenn Sie die Artikel trotzdem über Artikelkategorien gruppieren möchten, können Sie die nächste zu vergebende Nummer in der Artikelkategorie leer lassen und den Haken für die Vergabe aus dem zentralen Nummernkreis setzen:

Beispiel: Im zentralen Nummernkreis ist 100000 eingestellt. In der Artikelkategorie keine Nummer. Für jeden neuen Artikel wird eine weitere Nummer fortlaufend erstellt → 100000, 100001, 100002, ....

2. Nummernkreis pro Kategorie Pro Kategorie kann ein eigener Nummernkreis eingestellt werden. Vergeben Sie bei jeder neuen Kategorie einen Nummernkreis, der sich nicht mit anderen Nummernkreisen überschneidet. Z.B. mit einer fortlaufenden ersten Nummerierung:

• 100000
• 200000
• 300000

Beispiel: Im zentralen Nummernkreis ist 100000 eingestellt. In der Artikelkategorie eine eigene Nummer. Für jeden neuen Artikel wird eine weitere Nummer fortlaufend abhängig von der ausgewählten Artikelkategorie erstellt: 300000, 300001, 300002, .... ... Die zentrale Nummer wird dann nur benötigt, wenn Sie in einer Kategorie keine Nummer eingetragen haben und diese auf den zentralen Nummernkreis zurückgreifen soll (Haken s.o.)

3. Kategoriekennung+Zentrale Nummer Für Artikelkategorien kann auch eine zentrale Nummer kombiniert mit einem Präfix für pro Artikelkategorie eingestellt werden:

Beispiel: Im zentralen Nummernkreis ist 100000 eingestellt. In der Artikelkategorie keine Nummer aber jeweils eine Buchstabenfolge. Für jeden neuen Artikel wird eine weitere Nummer fortlaufend erstellt: D30100000, D30100001, D30100002, ...

Beispiel für Artikelnummernkreise

Generell hat sich bei uns und der embedded Branche folgender Nummernkreis bewährt (ist aber natürlich immer Abhängig von Ware und Menge):

• 700000: Alles für Endkunden (Shopverkauf, fertige Produkte etc.)
• 600000: Fertige Module (die aber nicht an den Endkunden gehen sondern verbaut werden)
• 400000: Produktionsmaterial (SMD, THT, Kabel, Rohstoffe, Betriebsstoffe für die Fertigung)
• 100000: Sonstiges (Bürobedarf, Verpackungsmaterial, Sichtlagerkästen, etc.)

Für die Optimierung der Suche bietet sich als Produktbezeichnung (Artikelbezeichnung im Artikel selbst) folgendes an:

• PCB XXXXX V001
• THT YYYYY V001
• SMT ZZZZZ V001
• FILLING WWW V001

Beispiel: Ein Fertigmodul (das intern bei Ihnen produziert wird) könnte heissen: SMT Motorsteuerung V001 und folgende Artikelnummer haben: 600001

• Nummernkreis ist fortlaufend
• In die Artikelbezeichnung kann z.B. anstelle von SMT auch PCB, THT vorne verwendet werden. MOD könnten z.B. fertige Module sein
• Es folgt der Artikelname z.B. Motorsteuerung XY und hinten die Version V100 (optional → wenn benötigt)

Artikelkategorie übersetzen

Ab der Version 19.1 ist es möglich Artikelkategorien zu übersetzen. Dazu muss man unter Administration → AppStore → Artikelbaum eine Kategorie auswählen, hinter dem Namen der Kategorie erscheint eine Weltkugel mit der man eine neue Übersetzung für die Kategorie anlegen kann.

Nach drücken des Weltkugelbuttons erscheint ein neues Fenster in dem man die Übersetzung für verschiedene Sprachen pflegen kann: