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Der Stammdaten Import ermöglicht es, Datenbestände aus anderen Systemen in die Datenbank von xentral einzufügen. Dazu müssen die Daten aus den fremden Systemen als CSV-Dateien (Textdateien, die sämtliche Informationen als kommaseparierte Listen enthalten) exportiert werden. Dazu sollte sich im Handbuch der entsprechenden Systeme informiert werden.

Dieses Modul ist besonders relevant, wenn Stammdaten in einem anderen System hinterlegt sind und zu xentral importiert werden sollen.

Funktionsumfang des Stammdaten Imports

Der Stammdaten Import ist möglich für:

• Adressen: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Ansprechpartner
• Artikel: Einzelartikel und Stücklisten
• Erfasste Arbeitszeiten
• Wiedervorlagen auf Kunden
• Kundenotizen

Importieren von Stammdaten

Der Import von Stammdaten wird in xentral grundsätzlich über Import-Vorlagen erledigt. Diese Vorlagen können jederzeit wieder verwendet werden, sofern ein weiterer Import von Daten mit der gleichen Struktur notwendig wird.

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Für eine neu erstellte Import-Vorlage sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

1. Import starten: CSV Datei heraufladen → Button um die zu importierende Datei hochzuladen
2. Bezeichnung → Beliebiger Name für die Import-Vorlage
3. Ziel → Auswahl der Art des Datenuploads (werden eingespielt: Adresse, Artikel, Einkaufspreise, Zeiterfassung, Wiedervorlagen, Notizen)

• CSV-Daten ab Zeile → Zeilennummer in der CSV-Datei, in der die Auflistung der eigentlichen Daten beginnt
• CSV Trennzeichen → In der CSV-Datei verwendetes Trennzeichen, mit dem Daten von einander getrennt sind
• CSV Maskierung → In der CSV-Datei verwendetes Maskierungszeichen (optional)
• Auswahl Charset → Codierung für die CSV-Datei. Bei CSVs aus Excel heraus sollte auch ISO-8859-1 probiert werden
• Charset → Falls eine andere Codierung als im Charset Dropdown drüber benutzt wird, kann diese hier eingetragen werden - ansonsten leer lassen.
• CSV-Felder → Hier sind die Spaltennummern in der CSV und die Importvariablen einzutragen. Format = SpaltenNrCSV:XentralVariable;

Danach ist die Import-Vorlage zu speichern.

Um die Daten in einer CSV-Datei zu importieren, ist im Reiter 'Import starten: CSV Datei heraufladen' auszuwählen. Mit dem 'Durchsuchen...'-Button kann die CSV-Datei ausgewählt werden. Danach ist auf den 'CSV jetzt heraufladen'-Button zu klicken.

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Hinweise für die CSV Datei: Die Daten werden beim Import nicht bereinigt. Es sollte also vorher sichergestellt werden, dass sich keine doppelten Daten in der CSV Datei befinden. Für die CSV Datei empfiehlt sich als Feldtrenner ein Strichpunkt ( ; ) und als Texttrenner ein Anführungszeichen ( " ). Falls eine Variable in der Importvorlage verwendet wird und kein Inhalt in der CSV Datei vorhanden ist, überschreibt xentral einen möglicherweise vorhandenen Inhalt mit einem leeren Textfeld! Somit immer nur die Variablen importieren, bei denen auch der gewünschte Inhalt in der CSV Datei steht. Sobald die Datei vollständig übertragen wurde, erscheint eine Auflistung der enthaltenen Daten, die dadurch nochmal überprüft werden können. Wichtig ist, dass in der Spalte "Aktion" entweder "Neu" oder "Update" steht, da sonst ein Fehler in der Importvorlage vorliegt. Es ist auf den 'Importieren'-Button zu klicken, um den Import der Daten anzustoßen. Wenn der Vorgang erfolgreich war, erscheinen die importierten Daten nun in xentral. Die zuletzt vergebene Artikelnummer bzw Adressnummer muss jetzt noch in die Nummernkreise eingetragen werden. Das verhindert, dass beim inkrementieren um 1, eine bereits vergebene Nummer doppelt erstellt wird. http://helpdesk.wawision.de/doku.php?id=wawision:kurzanleitung_grundeinrichtung_der_firmendaten_nummernkreise