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Adressenfilter

Mit einem Adressfilter können Adressen nach bestimmte Kriterie gefiltert werden.

In Xentral können mit dem Adressenfilter Adressen über Gruppen und Projekte gefiltert werden. Die gefilterten Adressen können dann für einen Serienbrief, Newsletterexport bzw. später auch Kampagnen verwendet werden. Damit der Export funktioniert, müssen die Filter als Vorlage in Adressenfilter gespeichert werden. Diese Vorlage kann dann immer wieder aufgerufen und verwendet werden.

Adressenfilter Felder

Vorlage laden

Gespeicherte Vorlagen können über diesen Punkt geladen werden.

Hinweis: Vorlagen können über das Aktionsmenü rechts gepeichert werden.

Aktion

Hier können einzelne Schritte mit den gefilterten Adressen und der Filterauswahl durchgeführt werden.

- als neue Vorlage speichern → Die eingestellten Filter werden als Vorlage gespeichert, die man jederzeit wieder laden kann.

• bestehende Vorlage überschreiben → Die ausgewählte Vorlage wird mit der aktuellen Filtereinstellung überschrieben.
• Vorlage löschen → Die ausgewählte Vorlage wird gelöscht.
• Serienbrief drucken → Für die gefilterten Adressen können Serienbriefe gedruckt werden. Wie man Serienbriefe anlegt, erfahren Sie hier: Serienbriefe
• Export E-Mails für Newsletter → Hier wird eine CSV erstellt mit Spalten für den Adressnamen und deren E-Mail. Diese Datei kann dann an E-Mail Provider weitergeleitet werden, die sich auf Newsletter spezialisieren. (Aus Xentral werden diese E-Mails nicht verschickt, da Gefahr besteht auf Spam-Listen zu landen).
• Export E-Mails für Newsletter (UTF-8) → Hier wird eine CSV Datei im UTF-8 Format erstellt mit Spalten für den Adressnamen und deren E-Mail. Diese Datei kann dann an E-Mail Provider weitergeleitet werden, die sich auf Newsletter spezialisieren. (Aus Xentral werden diese E-Mails nicht verschickt, da Gefahr besteht auf Spam-Listen zu landen).
• Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter → CSV mit Spalten für den Adressnamen und deren E-Mail inkl. aller Ansprechpartner innerhalb der Adressen.
• Export E-Mails inkl. aller Ansprechpartner für Newsletter (UTF-8) → CSV Datei im UF-8 Format mit Spalten für den Adressnamen und deren E-Mail inkl. aller Ansprechpartner innerhalb der Adressen.
• Export Adressen als CSV → CSV mit Spalten: Kundennummer, Lieferantennummer, Name, Ansprechpartner, Abteilung, Unterabteilung, E-Mail, Telefonnummer, Fax, Mobil, Strasse, PLZ, Ort, Land, Projekt
• Export Adressen als CSV (UTF-8) → CSV Datei im UTF-8 Format mit Spalten: Kundennummer, Lieferantennummer, Name, Ansprechpartner, Abteilung, Unterabteilung, E-Mail, Telefonnummer, Fax, Mobil, Strasse, PLZ, Ort, Land, Projekt
• Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV → CSV mit den Spalten vom obigen Punkt inkl. aller Ansprechpartner innerhalb der Adressen.
• Export Adressen inkl. aller Ansprechpartner als CSV (UTF-8) → CSV im UTF-8 Format mit den Spalten vom obigen Punkt inkl. aller Ansprechpartner innerhalb der Adressen.

Hinweis: Wenn die Umlaute in den Export-CSVs nicht richtig dargestellt werden, kann die CSV-Dateien über ISO-8859-1 (Excel-Format) oder wenn möglich direkt in Excel geöffnet werden

Filter hinzufügen

Mit dem Button "Neuer Filter hinzufügen", können neue Filter hinzugefügt werden.

Dabei kann zwischen folgenden Filterarten gewählt werden:- Gruppe

• Gruppe für Ansprechpartner
• Projekte
• Adressfeld
• Artikel in Belegen

Es besteht die Möglichkeit nach mehreren Kriterien zu filtern, welche mit einer "Und" oder einer "Oder" Verknüpfung hinzugefügt werden können. Zudem besteht die Möglichkeit die Auswahl "ist nicht" einzustellen, um nur nach Adressen zu filtern, die diese Kriterien nicht erfüllen.

Hinzufügen UND + ODER Buttons- UND → Der zusätzliche Filter muss auch mit den Adressen übereinstimmen. Bsp: Zeige mir alle Adressen mit PLZ 12345 UND Gruppe 'Geschäftskunde'.

• ODER → Einer von beiden Filtern muss übereinstimmen. Bsp: Zeige mir alle Adressen mit PLZ 12345 ODER mit PLZ 23456. (Adressen für PLZ 12345 und PLZ 23456 werden angezeigt).

Gruppe

Adressgruppe auswählen, die zuvor in xentral angelegt wurde.

Gruppe für Ansprechpartner Hierüber kann nach einer Gruppe für den Ansprechpartner gefiltert werden. Zusätzlich kann angegeben werden, ob der Ansprechpartner auch in der Trefferliste angezeigt werden soll.

Projekt

Mit diesem Filter kann ein Projekt ausgewählt werden, auf welches die Adresse angelegt ist.

Adressfeld

Über diese Filteroption kann nach verschiedenen Adressfeldern innerhalb der Adresse gefiltert werden.

Artikel in Belege

Mit dieser Filteroption besteht die Möglichkeit Adresesn nach bestellten Artikeln in Belegarten zu filtern.

Außerdem kann zusätzlich folgendes ausgewählt werden:

• ist → Inhalt muss 1:1 so passen
• enthält → Inhalt muss im Feld vorhanden sein
• beginnt mit → Inhalt am Anfang des Feldes
• endet mit → Inahlt am Ende des Feldes

Beispiel für Kombination aus Filtern

Es sollen alle Adressen ausgegeben werden, die in Deutschland & Österreich sind, die außerdem in den Projekten "Standard" und "Shop" sind und keine Marketingsperre haben. Am besten werden erst die UND-Operatoren und danach die ODER-Operatoren angelegt.- 1) Adressfeld: Land ist "Deutschland"

• 2. UND
• 3. Filter nach Projekt "Shop"
• 4. UND
• 5. Adresse Marketingsperre "ist nicht"

Nun wurden zunächst alle Adressen, die aus Deutschland sind, zum Projekt Shop gehören und keine Marketingsperre besitzen herausgefiltert. Im Anschluss ist Österreich wiefolgt hinzuzufügen:- 6) Zwischen Land "Deutschland" und Projekt "Standard" hinzufügen ODER

• 7. Adressfeld: Land ist "Österreich"
• 8. Zwischen Projekt "Standard" und "Marketingsperre" hinzufügen ODER
• 9. Filter nach Projekt "Shop"

Ansprechpartner + Gruppe Export

Ein Beispiel für den Adressenfilter um folgende Daten zu erhalten: "Alle Adressen mit Gruppe "Vertriebsleiter". Um die Telefonnummern zu erhalten, darf nicht der CSV Button unten als Export gewählt werden, denn dort erhält man nur die in der Tabelle "sichtbaren" Daten. Wird "Export" im Aktionsmenü ausgewählt, dann erscheint hier eine ausführliche Export-Liste, in der auch die Telefonnummer vorhanden ist:

Beispiel der Export-Liste: