Inhaltsverzeichnis

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In den Grundeinstellungen werden die grundlegensten Einstellungen hinterlegt.

Dieses Modul ist für alle die xentral nutzen relevant.

Firmenanschrift

Im Reiter Firmenanschrift kann der Firmennamen und die Firmenadresse, sowie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-ID der Firma eingetragen werden.

• Name → Name der Firma (Hauptsitz)
• Straße → Straße und Hausnummer des Firmensitzes
• PLZ → Postleitzahl des Firmensitzes
• Ort → Ort des Firmensitzes
• Land → ISO Länderkürzel, wird benötigt für landesspezifische Einstellungen (hier z.B. DE für Deutschland und AT für Österreich)
• Steuernummer bzw. USTID → Umsatzsteuernummer des Unternehmens
• Sepa Gläubiger ID → Sepa Gläubiger ID (wenn vorhanden, wird benötigt für Lastschrifteinzug)

Die Firmendaten werden z.B. für Prozesse benötigt (z.B. Gläubiger ID) benötigt. Die Firmendaten werden rechts oben in der Kopfleiste im xentral Software-Layout angezeigt.

Briefkopf und Briefpapier

Briefpapier einrichten

Der Reiter 'Briefkopf' bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung des Firmen-Briefpapiers. Das Briefpapier kann mit einem frei gestalteten Header und dem Firmenlogo versehen werden. Darüber hinaus können diverse Abstände und Einrückungen festlegt werden. Ein Footer, der zum Beispiel die Bankverbindungen enthält, lässt sich ebenfalls konfigurieren. Ergänzend, oder Alternativ, kann ein vorgefertigtes PDF-Briefpapier als Hintergrund für die Geschäftsbriefe importieren. Damit ist jede Art der Gestaltung möglich.

Beispielvorlage Briefpapier Einstellungen

Anbei befinden sich die Einstellungen für ein Standard Briefpapier:

Absender

• Absender einblenden → Absenderadresse auf dem Briefpapier einblenden (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1 verwendet wird). Optional: "unterstrichen" aktivieren

PDF Grundeinstellungen:

• HTML in Briefkopf und Text erlauben → aktiviert den erweiterten Texteditor. Dadurch können im Briefpapier auch "fett, kursiv, etc." erkannt werden

• Schriftart → einbinden eigener Schriftarten → Upload im Bereich "Schriftart hochladen" s.u.

• Knickfalz ausblenden → blendet den Knickfalz auf dem Briefpapier aus (kann ausgeblendet werden, falls ein PDF Hintergrund für Seite 1+2 verwendet wird)

• Barcode einblenden → Barcode mit der Belegnummer einblenden (Belege Scan Möglichkeit z.B. in der Logistik)

• Barcode Header Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben zu Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)

• Barcode Header Abstand Links → Abstand für Barcode nach links unter Adresse in Sichtfenster (nur auf Lieferschein für die Versandtaschen (Sichtfenster) zum Scan)

• Barcode Footer Abstand Links → Abstand für Barcode nach links im Footerbereich

• Barcode Footer Abstand Oben → Abstand für Barcode nach oben im Footerbereich

• Seitennummerierung und Belegnr. Ausrichtung → Seitennummer und Belegnummer anzeigen auf Belegen

• Werte: L=links, R=rechts oder C=zentriert → Ausrichtung der Seeiten- und Belegnummer

• Ausrichtung an Tabelle → Ausrichtung Seitennummer bündig mit Artikeltabelle

• Belegnummer bei Seitenanzahl anzeigen → zeigt die Belegnummer bei der Seitenanzahl an

• Artikelbeschreibung über die komplette Breite → den Platz komplett ausnutzen auf dem Beleg, auch unterhalb von Steuer, Einheit, Rabatt und Gesamtsumme

• Lange Artikelnummern im Briefpapier → Artikelbezeichnungen werden im Briefpapier unterhalb der Artikelnummern angezeigt, weil die Spaltenbreiten sonst nicht ausreichen

• Breite Position → Breite der Positions-Spalte in der Artikeltabelle

• Breite Nummer → Breite der Nummer-Spalte in der Artikeltabelle

• Breite Menge → Breite der Mengen-Spalte in der Artikeltabelle

• Breite Artikel → Breite der Artikel-Spalte in der Artikeltabelle

• Breite Steuer → Breite der Steuer-Spalte in der Artikeltabelle

• Breite Einheit → Breite der Einheit-Spalte in der Artikeltabelle

• Subpositionen in Gruppen → Numerierung z.B: 1.1

• Subpositionen in Stücklisten → Numerierung z.B: 1.1

• Stücklisten einrücken → einrücken im mm

• Gesamtsumme ohne Doppelstrich → Gesamtbetrag ohne doppelte Unterstreichung auf Belegen

Formatierung:

• Schriftgröße Betreffzeile

• Schriftgröße Tabellenbeschriftung

• Schriftgröße Artikel Beschreibung

• Schriftgröße Infobox

• Schriftgröße Empfänger

• Schriftgröße Dokumententext

• Schriftgröße Tabelleninhalt

• Schriftgröße Freitext

• Schriftgröße Brieftext

• Schriftgröße Absender

• Schriftgröße Gesamt

• Schriftgröße Steuer

• Abstand Empfänger oben/unten (verschieben +- in mm)

• Abstand Empfänger links (absolut in mm)

• Abstand Betreffzeile oben/unten (verschieben +- in mm)

• Abstand Artikelname zu Beschreibung (in mm)

• Abstand Seitenrand Links / Rechts

• Abstand Seitennummer Unten

• Abstand Gesamtsumme Links

• Abstand Infobox oben/unten (verschieben +- in mm)

• Abstand Infobox rechts/links (verschieben +- in mm)

• Ausrichtung Infobox Text (L oder R und optional Spaltenbreite L;30;40 oder R;30;40)

• Abstand Artikeltabelle oben/unten (verschieben +- in mm)

• Abstand Inhalt ab Seite 2 Oben (in mm)

• Abstand Umbruch unten

Freitext 1 + 2:

• Einblenden
• Abstand Links (absolut in mm)
• Abstand Oben (absolut in mm)
• Schriftgröße
• Breite (in mm)
• Inhalt → Der Text kann auch Variablen beinhalten

Hinweis: Diese Textfelder können unter Administration → Einstellungen übersetzt werden.

Fusszeile:

• Footer einblenden
• Footer zentriert
• Farbe
• Spalte 1-4
• Breite

Hintergrund:

• Logo → Das Logo wird links auf dem Beleg Platziert. Soll das Logo mittig platziert werden, so kann folgender Trick angewendet werden: dunkelgraue Box: Logo hellgraue Box: gesamte Bildgröße (Hintergrund bestenfalls transparent) Zu empfehlen sind die Bildgrößen 1163 × 372 und 800 × 256
• PDF als Hintergrund
• kein Hintergrund → wird nur benötigt, wenn kein Logo verwendet werden soll, alle Ausdrucke auf Papier erfolgen oder jedes Projekt ein eigenes Briefpapier besitzt

Schriftart hochladen:

• Bezeichnung → Es sind nur Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Minus erlaubt
• Schriftschnitt Normal
• Schriftschnitt Kursiv
• Schriftschnitt Fett
• Schriftschnitt Fettkursiv

Beispiel Kollision Artikelnummer und -name

In den Grundeinstellungen des Briefpapiers können Sie die Breite der einzelnen Elemente der Artikeltabelle anpassen. So können zum Beispiel Kollisionen der Artikelnummer mit dem Artikelnamen/bezeichnung durch Anpassung der Breite vermieden werden.

Um die Breite anzupassen, sind einfach die Werte der nicht relevanten Elemente anzupassen, unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Briefkopf

Lange Artikelnummern

Es ist über folgende Einstellung möglich lange Artikelnummern und -namen versetzt zueinander in der Artikeltabelle aufzulisten. Die Nummer fließt dabei über die Bezeichnung hinweg. Genauso können lange Artikelbeschreibungen über die gesamte Breite hinweg angezeigt werden.

• Bestellung Eigene Artikelnummer erste Spalte → Als Standard definieren
• Bestellung Lange Artikelnummern → Als Standard definieren

Absenderzeile verschieben

Die Absenderzeile (der eigene Firma) kann auf dem Briefpapier zusammen mit dem Empfänger verschoben werden. Diese beiden sind hier zusammen gekoppelt.

PDF als Hintergrund

Für spezielle Layouts kann ein ganzes PDF als Hintergrund verwendet werden. Folgende Blöcke können aus dem Standard verwendet werden:

• Absender
• Knickfalz
• Seitennummerierung
• Barcode
• Footer

Definiert werden kann eine erste Seite und bei Bedarf auch alle Folgeseiten (z.B. wenn die Absenderzeile direkt auf Seite 1 im PDF fest eingefügt ist)- Für die Aktivierung der Folgeseiten den Haken setzen, das PDF hochladen und speichern

Rechtsbündiges Logo

Für ein rechtsbündiges Logo ist ein PDF als Hintergrund einzufügen. Das bloße Logo ist nur im Bereich der grauen Box möglich.

Vorschau für Briefpapier

Zur Vorschau kann ein Dokument angelegt werden. Zum Beispiel ein Auftrag: Verkauf → Auftrag → NEU

Solange der Auftrag nicht freigegeben wird, bleibt er im Entwurfsmodus. D.h. das Dokument erhält noch keine fortlaufende Nummer und kann über das "X" wieder komplett gelöscht werden.

Das Briefpapier kann über die Vorschau oder über das PDF-Icon geprüft werden.

Ladezeit des Briefpapiers

Die Vorschau kann geprüft werden über "Verkauf → Auftrag → NEU" Einen neuen Auftrag anlegen und direkt in das Tab Vorschau klicken. (Adresse muss für diesen Test nicht eingegeben werden)

• Ohne PDF Hintergrund sollte die Vorschau unmittelbar da sein.
• Je nach Logo und PDF Größe können große Dateien hier schon kurz laden. Dann die Dateigröße verkleinern oder die Serververbindung prüfen. Das Briefpapier sollte relativ schnell in der Vorschau laden.

Hinweis: Die Datei für das Logo / Briefpapier PDF sollte nicht größer sein, als 100 KB. Sonst kommt es zu längeren Ladezeiten und automatische Druckvorgänge können bei hoher Last durcheinander kommen. Ab Version 17.4 wurde ein Warnhinweis eingefügt.

Verschiedene Briefpapiere

Briefpapier ausblenden

Das Briefpapier kann direkt pro Dokument ausgeblendet werden.

• kein Briefpapier → Haken setzen und speichern

Es werden nur PDF und/oder Logo ausgeblendet. Der Footer und die Adresszeile in den festen Einstellungen bleiben erhalten.

Hinweis: Sollte in den Grundeinstellungen bei den Dokumententexten für alle Dokumente oder z.B. für das Angebot "Angebot ohne Briefpapier" (= Briefpapier für Angebot ausblenden) gesetzt sein, so wird im jeweiligen Dokument z.B. beim Angebot (beim Neu anlegen) dieser Haken automatisch gesetzt. Das Briefpapier kann dann wieder eingeblendet werden, indem dieser Haken direkt im jeweiligen Dokument entfernt und gespeichert wird.

Briefpapier pro Projekt

Für jedes Projekt kann ein eigenes Briefpapier hinterlegt werden.

Einstellungen

Die Einstellungen für das Briefpapier sind zu finden unter: Stammdaten → Projekte → Edit → Einstellungen → Grundeinstellungen

• Eigenes Briefpapier für Projekt → Haken setzen
• Beschriftung (mit Beschriftung Header und Footer wie bei Firmendaten) → optional: Adresszeile und Footer kann aus den Standardeinstellungen übernommen werden. Andernfalls wird nur das PDF Briefpapier gezogen

• Briefpapier als PDF bei "Dateien" hochladen
• ggf. Seite 1 und 2 abweichend (wegen Adresszeile)

Eigene Schriftarten einfügen

Im unteren Bereich der Briefkopf Einstellungen kann auch eine eigene Schriftart hinzugefügt werden.

Diese muss in 4 Varianten vorliegen:

• Normal
• Kursiv
• Fett
• Fett + Kursiv

Die 4 Varianten können dann entsprechend als TTF Datei hinzugefügt und der Schritfart einen Namen gegeben werden sowie im Anschluss zu speichern.

Subpositionen in Gruppen

Es besteht die Möglichkeit nummerierte Unterpunkte in den Positionen darzustellen. Dies ist vor allem bei verschiedenen Produktgruppen oder einer Stückliste hilfreich, um die einzelnen Produkte zuordnen zu können.

Einstellung im Briefpapier

Die Option "Subpositionen in Gruppen" ist zu markieren

Gruppenüberschrift in den Positionen

Um eine Produktgruppe im Dokument festzulegen, ist im entsprechenden Dokument unter Positionen ganz unten auf "Spezialfeld einfügen" zu klicken:

Danach können die Artikel hinzugefügt werden. In unserem Beispiel werden 2 Stücklisten voneinander abgegrenzt:

Auf den Dokumenten erscheinen die Gruppen nun mit Unternummern:

Subpositionen in Stücklisten

In den Briefkopf-Einstellungen gibt es auch die Optionen "Subpositionen in Stücklisten" und "Stücklisten einrücken"

Dadurch werden die Stücklisten auf dem Beleg mit Einrückung dargestellt. Beginnend mit der Version 18.3 ist diese Option auch für Unterstücklisten - und damit 2-stufig - möglich:

Sollte diese Darstellung auch im Auftrag gewünscht werden (normalerweise "explodieren" Unterstücklisten nur in Produktionen), muss unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System: Einstellungen Artikel, Optionen (und dort sehr weit unten) die Option "Unterstücklisten im Auftrag auflösen:" gesetzt werden:

Ansprechpartner im Adressblock ausblenden

Unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System gibt es dazu folgende Option:

Textvorlagen einrichten

Unter dem Reiter 'Textvorlagen' können für verschieden Arten von Geschäftsbriefen Standardtexte definiert werden, die beim Erstellen eines neuen Schreibens automatisch eingefügt werden. Bei der Abwicklung standardmäßiger Geschäftsvorfälle, muss dadurch im Normalfall nichts mehr manuell getippt werden. Es können Vorlagen für über zehn verschiedene Arten von Geschäftsbriefen definiert werden.

Textvorlagen Beispieltexte

Die Beispieltexte werden immer mit ausgeliefert. Hier befinden sich aber auch noch weiter unten als Musterbeispiele. Es sind bereits die gängigsten Variablen aufgeführt.

Besteuerung EU und Export

Den Standardtext für EU-Lieferung (Innergemeinschaftliche Lieferung) und Export (Drittland) kann direkt hier eingegeben werden:

Variablen

Grundsätzliches zu Variablen

Die meisten Variablen können über die Schreibweise {RUBRIK_NAMENSFELD} aufgerufen werden. Beispiel: Es soll der Inhalt des Feldes Mandatsreferenz ausgegeben werden.

Es kann dann beispielsweise auf den Textvorlagen folgendes eingefügt werden: Ihre Mandatsreferenz: {ADRESSE_MANDATSREFERENZ}

Die RUBRIK ist in diesem Falle die Adresse und das NAMENSFELD die Mandatsreferenz. Auf diese Weise können fast alle Felder in den unterschiedlichsten Rubriken angesprochen und ausgegeben werden. Die meistgenutzten Variablen sind konkret im Helpdesk aufgeführt. Hier befindet sich eine Liste der verfügbaren Variablen und die Information, in welchen Belegen diese verwendet werden können. Einige Variablen können in allen Belegen verwendet werden, auch denen, die nicht hier aufgegührt sind. Dann werden die Informationen immer aus der Belegadresse oder dem Beleg selbst gezogen. Folgebelege (LS, RE) ziehen zudem Informationen bei Bedarf aus dem vorausgegangenen Auftrag. Im Folgenden sind die Variablen aufgelistet und es ist angegeben in welchen Belegen diese verfügbar sind:

• {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} → Lieferantennummer, beim Kunden (in seiner Warenwirtschaft)

• {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} → Kundennummer, beim Lieferanten (in seiner Warenwirtschaft)

• {LAND} → ISO Länderkürzel z.B. für die Angabe des Landes für die Innergemeinschaftliche Lieferung

• {FREIFELD1} → Eintrag aus dem Freifeld 1 (Verfügbar in allen Belegen)

• {FREIFELD2} → Eintrag aus dem Freifeld 2 (Verfügbar in allen Belegen)

• {FREIFELD3} → Eintrag aus dem Freifeld 3 (Verfügbar in allen Belegen)

• {ANSCHREIBEN} → Anschreiben der Belegadresse (Verfügbar in allen Belegen. Wie das Anschreiben angelegt werden kann, steht hier: Personalisierte Anrede in einer Adresse hinterlegen.

• {BELEGNR} / {BELEGNUMMER}-> Belegnummer des aktuellen Dokumentes (Verfügbar in allen Belegen)

• {KUNDENNUMMER} → Kundennummer des Kunden (Verfügbar in allen Belegen)

• {ANSPRECHPARTNER} Ansprechpartner bei Adresse (Verfügbar in allen Belegen)

• {LIEFERTERMIN} → Wunschliefertermin des Kunden (Feld: "Wunschliefertermin" z.B. im Auftrag. "Auslieferung Lager" bestimmt nur intern die Ampelschaltung, wann in die Firma gepackt werden muss, damit der Kunde sein Paket zum Wunschliefertermin erhält)

• {LIEFERWOCHE} → Kunden Wunschliefertermin Angezeigt als Lieferwoche (Kalenderwoche: KW)

• {GUELTIGBIS} → Datumsangabe: "Angebot gültig bis" (Verfügbar in allen Belegen)

• {GUELTIGBISWOCHE} → Kalenderwoche → Angebot gültig bis Kalenderwoche XY (Verfügbar in allen Belegen)

• {LIEFERADRESSE} → Lieferadresse (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben; Verfügbar in allen Belegen)

• {LIEFERADRESSE_HINWEIS} → Lieferhinweis Bemerkung (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben; Verfügbar in AN, AB, LS)

• {LIEFERADRESSELANG} → Lieferadresse (wird in einer Zeile angezeigt und nicht als mehrzeiliger Block; Verfügbar in allen Belegen)

• {ANZAHLTEILE} → Zeigt nur die Teile, die nicht "ausblenden" im PDF angehakt haben (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)

• {ANZAHLTEILEALLE} → Zeigt alle Teile (Verfügbar in AN, AB, BE, LS, RE, GS, PF, PA, RT)

• {AUFTRAG} → Auftragsnummer (Verfügbar in AB)

• {AUFTRAGSDATUM} → Datum des vorausgegangenen Auftrags (Verfügbar in LS, RE, RT aus dazugehöriger AB)

• {NETTOGEWICHT} → Gesamtgewicht aller Positionen. Wenn das Feld Nettogewicht in den Artikeln gepflegt wurde, wird dieses Feld verwendet, ansonsten das Feld Gewicht.

• {PROJEKT} / {PROJEKTNUMMER} → Projekt, auf das das aktuelle Dokument läuft (Verfügbar in allen Belegen)

• {ART} / {BELEGART} → Art des Beleges, also z.B. Gutschrift, Stornorechnung, Rechnung, Angebot, Auftrag, etc. (Verfügbar in allen Belegen)

• {TRANSAKTIONSNUMMER} → Bezahlungs Transaktionsnummer, z.B PayPal Transaktionsnummer (Feld im Auftrag → wird beim Shopimport automatisch gefüllt; Verfügbar in AB sowie LS, GS, RE, RT aus vorausgegangener AB)

• {INTERNET} → Internetbestellnummer z.B. Shopbestellnummer von Shopware (Verfügbar in allen Belegen)

• {IHREBESTELLNUMMBER} → Ihre Bestellnummer / Kommission

• {USTID} → Umsatzsteuernummer des Kunden (muss in Adresse gepflegt sein) z.B. zu verwenden für die Angabe der USTID beim innergemeinschaftlichen Erwerb

• {BEARBEITER} → Bearbeiter des Dokumentes

• {VERSANDART} → Typ der Versandart des Dokumentes z.B. dhl560, Selbstabholer, dpd, Spedition (Lieferbedingungen sind extra)

• {VERSANDARTBEZEICHNUNG} → Bezeichnung der Versandart des Dokumentes z.B. DHL, DPD, DPD Express (Lieferbedingungen sind extra)

• {TRACKINGNUMMER} → Trackingnummer z.B. auf dem Lieferschein einfügbar; hier werden auch mehrere angezeigt, sofern vorhanden (Verfügbar in LS und RE)

• {LIEFERBEDINGUNG} → Lieferbedingungen z.B. Frei Haus (sind in den Grundeinstellungen extra anzulegen und können in der Kundenadresse ausgewählt werden oder z.B. im Auftrag direkt

• {LIEFERADRESSE_HINWEIS} → Hinweis aus Lieferadresse für Belege: Angebot, Auftrag oder Lieferfschein (Lieferhinweis Textbox aus "Adresse → Stammdaten → Lieferadresse")

• {ADRESSE_FREIFELD1} → Freifelder aus Adresse

• {INTERNEBEZEICHNUNG}

• {VERBANDSNUMMER}

• {VERBAND}

• {GLN} → GLN aus der Stammdatenadresse (diese wird im Dokument im Feld „GLN“ bei der Stammdatenadresse abgespeichert)

• {LIEFERGLN} → GLN aus der Lieferadresse (diese wird im Dokument in der blauen Box bei der Lieferadresse abgespeichert)

• {ADRESSE_RECHNUNG_GLN} → GLN aus der abweichenden Rechnungsadresse aus den Stammdaten

• {ADRESSE_MANDATSREFERENZ} → Mandatsreferenz aus den Kundenstammdaten

• {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER} → Bestellung: AB Nummer von Lieferant → Die Auftragsnummer, die Sie vom Lieferanten erhalten wurde.

• {ANGEBOT} → Bestellung: Angebot → Die Angebotsnummer, die vom Lieferanten erhalten wurde

• {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} → Bestellung: Wunsch Liefertermin → Wunschliefertermin, der angegeben werden kann

• {ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse; Verfügbar in allen Belegen)

• {ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSELANG} → Abweichende Rechnungsadresse (weitere Adresse aus den Adressdaten → abweichende Rechnungsadresse) - diese wird in eine Zeile geschrieben, statt untereinander. (Verfügbar in allen Belegen)

• {BEZAHLT_AM} → Nur für Rechnungsdokumente → Datumsfeld, wann die Rechnung auf bezahlt gesetzt wurde

• {KOSTENSTELLE} → im Beleg unter Details hinterlegte Kostenstelle (AN, AB, BE, LS, RE, GS)

• {LABELS} → Labels, die dem Beleg zugewiesen waren, werden kommagetrennt als Text ausgegeben (ab Version 19.4) Legende: AN = Angebot AB = Auftragsbestätigung BE = Bestellung LS = Lieferschein RE = Rechnung GS = Gutschrift PF = Proformarechnung PA = Preisanfrage RT = Retoure

Besteuerung 7% und 19% gemischt

Beispielsatz für die Information der Netto und Bruttobeträge (gemischte Besteuerung und getrennter Ausweis der MWST bei gemischten Rechnungen) Der Gesamtbetrag setzt sich zusammen aus {STEUERNORMAL}% {GESAMTNETTONORMAL} {WAEHRUNG} und {STEUERERMAESSIGT}% {GESAMTNETTOERMAESSIGT} {WAEHRUNG}.

IF-Block mit Variablen

Damit bei fehlenden Werten für die Variable nicht der Beschriftungstext im Beleg angezeigt wird, kann in den Textvorlagen wiefolgt einen "IF-Block" hinterlegt werden. Sobald die Bedingung erfüllt ist, wird der Wert der Variable im Beleg ausgegeben. Ansonsten kann nichts oder einen ausgewählter Textbaustein abgebildet werden.

Damit wird in diesem Beispiel entweder die Umsatzsteuer-ID oder nichts in der Proformarechnung ausgegeben:- Hat der Kund eine Ust-ID, wird folgendes ausgegeben → "Ihre UmsatzsteuerID: ATUXXXXXXXX"

(Wobei "ATUXXXXXXXX" die UST-ID des Kunden ist, die im Auftrag eingetragen wurde). Ist das UST-ID Feld im Auftrag nicht gefüllt, dann wird "nichts" angezeigt auf der Auftragsbestätigung.

Beispiel 1: {IF}{USTID}{THEN}Ihre UmsatzsteuerID: {USTID} {ELSE}{ENDIF} → Falls USTID vorhanden (bsp. DE1234567) gibt xentral Folgendes aus: "Ihre UmsatzsteuerID: DE1234567" → Falls USTID nicht vorhanden, wird einfach gar nichts ausgegeben
Folgende Blöcke könnten z.B. auf einer Rechnung ausgegeben werden:

• {IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}Rechnungs-GLN:{ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}
• {IF}{INTERNET}{THEN}Bestellnummer:{INTERNET} {ELSE}{ENDIF}
• {IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer:{TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}
• {IF}{USTID}{THEN}USt:{USTID}{ELSE}{ENDIF}
• {IF}{ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE}{THEN}Unsere Lieferantennummer: {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE}{ELSE}{ENDIF}

Beispiel 2: Steuersatz Steuertext Schweiz anders als Steuertext anderer Drittländer{IF}{LAND}="CH"{THEN}Steuertext für CH{ELSE}Steuertext für alle anderen Drittländer{ENDIF}

Beispiel 3: Auftrag wenn auf einem Auftrag die Kundennummer oder die Lieferantennummer aufgedruckt werden soll, je nachdem, ob ein Kunden oder ein Lieferant ausgewählt wurde, kann das folgendermaßen gelöst werden: {IF}{LIEFERANTENNUMMER}{THEN}Ihre Lieferantennummer:{LIEFERANTENNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{KUNDENNUMMER}{THEN}Ihre Kundennummer:{KUNDENNUMMER}{ELSE}{ENDIF} Durch den IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn eine der beiden Nummern vorhanden ist.

Beispiel 4: Rechnung, Gutschrift, GLN {ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag. Folgende Positionen stellen wir Ihnen in Rechnung/schreiben wir Ihnen gut.

{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERGLN}{THEN}GLN: {LIEFERGLN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Beispiel 5: Doppelte Bedingung wenn auf einem Beleg einen Text aufgedruckt werden soll, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. In folgendem Beispiel möchten wir auf der Rechnung in dem B2B Projekt eine bestimmte UST-ID ausgeben, nur wenn der Kunde in AT ansässig ist, dies könnte folgendermaßen gelöst werden: {IF}{PROJEKT}=“B2B”{THEN}{IF}{LAND}=“AT”{THEN}Wir beziehen uns auf die Ust-IDNr. ATUxxxxx{ELSE}{ENDIF}{ELSE}{ENDIF} Durch den doppelten IF Block wird die Beschriftung nur abgedruckt, wenn beide Bedingungen erfüllt sind.

Leerzeilen reduzieren

Wenn solche IF-Blöcke nacheinander vorkommen wird jeder Block als Zeilenumbruch gewertet, auch wenn die IF-Bedingung nicht zutrifft. Das Resultat kann sich im Beleg als mehrere Leerzeilen wiederspiegeln. Um dies zu verhinden, kann der Zeilenumbruch in den Inhalt der IF-Bedingung eingefügt und die weiteren IF-Abfragen gleich ohne Zeilenumbruch im Text-Editor angehängt werden. In dem Beispiel oben würde der Text dann so aussehen:{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer: {TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{LIEFERSCHEIN}{THEN}Lieferschein: {LIEFERSCHEIN}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ART}{THEN}Art des Beleges: {ART}{ELSE}{ENDIF}{IF}{INTERNET}{THEN}Shopbestellnummer: {INTERNET}{ELSE}{ENDIF}{IF}{AUFTRAGSDATUM}{THEN}Auftragsdatum: {AUFTRAGSDATUM}{ELSE}{ENDIF}{IF}{VERSANDARTBEZEICHNUNG}{THEN}Versandart: {VERSANDARTBEZEICHNUNG}{ELSE}{ENDIF}{IF}{ADRESSE_GLN}{THEN}GLN: {ADRESSE_GLN}{ELSE}{ENDIF}

Projekt als Bedingung

Mit den IF Blöcken können Texte auch abhängig vom Projekt eingestellt werden. Dazu wird geschrieben: PROJEKT="Kennung" (für Kennung dann die Projekt-Kennung einsetzen).
Beispiel: {IF}{PROJEKT}="STANDARD"{THEN}Das ist das Standardprojekt{ELSE}Das ist ein anderes Projekt{ENDIF}

Kundennummer als Bedingung

Kundennummer können auch abgefragt werden, um für Kunden individuelle Texte zu hinterlegen.
Beispiel: {IF}{KUNDENNUMMER}="10002"{THEN}Das ist für Hans Huber{ELSE}Nicht für Hans Huber{ENDIF}

Zahlungsweise als Bedingung

Text für Zahlungsweisen können auch im Untertab "Zahlungsweisen" der Grundeinstellungen hinterlegt werden. Wird eine Abfrage der Zahlungsweise aber auch im Untertab "Textvorlagen" benötigt funktioniert dies auch.
Beispiel: {IF}{ZAHLUNGSWEISE}="vorkasse"{THEN}Bitte überweisen Sie den Betrag{ELSE}Die Zahlung ist eingegangen{ENDIF}

Wichtig: Die Zahlungsweisen müssen klein geschrieben werden. - paypal

• rechnung
• vorkasse
• ...

Das kann sich bei neuen Zahlungsweisen (Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen → NEU unterscheiden, da hier der Typ abgefragt wird:

Übersetzung der Textvorlagen

Textvorlagen lassen sich pro Belegsprache auch bequem über das Weltkugel-Icon erstellen:

Beispiele

Anbei befinden sich einige Beispiele für die Verwendung von Variablen. Die Variablen beziehen sich meist auf das jeweilige Dokument, für das der individuelle Text eingepflegt ist. Soll sich eine Variable auf die Kundenadresse beziehen, so kann die Variable aus dem Dokument das Präfix "ADRESSE_" vorangestellt werden. Dann wird dieselbe Variable aber mit Bezug auf die Kunden-/Lieferanten-Adresse erhalten. Anbei ein Beispiel: {NAME} bezieht sich auf das Namensfeld im Dokument, {ADRESSE_NAME} bezieht sich auf das Namensfeld in der Adresse.

Mustervorlagen

Anbei befinden sich Beispiel- und Mustervorlagen.

Angebot

Angebot Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

hiermit bieten wir Ihnen an: Angebot Text am Ende (nach Freitext) {IF}{GUELTIGBIS}{THEN}Das Angebot ist gültig bis zum: {GUELTIGBIS}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{LIEFERADRESSELANG}{THEN}Ihre Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Auftrag

Auftrag Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

vielen Dank für Ihren Auftrag.

{IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunschliefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF} Auftrag Text am Ende (nach Freitext) {IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}Abweichende Rechnungsadresse:{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Rechnung

Rechnung Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre Rechnung.

{IF}{INTERNET}{THEN}Bestellnummer:{INTERNET} {ELSE}{ENDIF}{IF}{TRANSAKTIONSNUMMER}{THEN}Transaktionsnummer:{TRANSAKTIONSNUMMER}{ELSE}{ENDIF}{IF}{USTID}{THEN}Ihre USt-ID:{USTID}{ELSE}{ENDIF} Rechnung Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Lieferschein

Lieferschein Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

hiermit liefern wir Ihnen:

{IF}{TRACKINGNUMMER}{THEN}Trackingnummer/n:{TRACKINGNUMMER}{ELSE}{ENDIF} Lieferschein Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Gutschrift

Gutschrift Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

anbei Ihre {ART}: Gutschrift Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Bestellung

Bestellung Text vor Artikeltabelle{ANSCHREIBEN},

wir bestellen hiermit:

Unsere Auftragsnummer: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} Bestellung Text am Ende (nach Freitext) Dieses Formular wurde maschinell erstellt und ist ohne Unterschrift gültig.

Lieferantennummer bei Kunde / Kundennummer bei Lieferant

• {ADRESSE_LIEFERANTENNUMMERBEIKUNDE} Lieferantennummer bei Kunde → Die Lieferantennummer, die Ihnen Ihr Kunde in seiner Warenwirtschaft gegeben hat. Diese Nummer kann als Variable nur bei ausgehende Dokumenten an Ihre Kunden verwendet werden.
• {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} Kundennummer bei Lieferant → Ihre Kundennummer, die Ihnen Ihr Lieferant in seiner Warenwirtschaft gegeben hat. Diese Nummer kann als Variable nur bei ausgehenden Dokumenten an Ihren Lieferanten verwendet werden.

1. "Lieferantennummer bei Kunde" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:

2. Die Nummer beim Kunden in der Adresse hinterlegen:

3. Die Nummer wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:

Abweichende Lieferadresse

Die abweichende Lieferadresse kann als Variable z.B: auf Angebot, Auftrag, Rechnung genommen werden. Angezeigt werden kann die Lieferadresse in Kurz- oder Langform. Idealerweise wird die Lieferadresse als Block unter der Artikeltabelle angeordnet werden.

• {LIEFERADRESSE} → Lieferadresse (nur wenn Lieferadresse als abweichend angegeben) → Beispiel: Lieferadresse: {LIEFERADRESSE}
• {LIEFERADRESSELANG} → Lieferadresse mit mehr Angaben

1. "Lieferadresse" (Variable) in die Textbox für "Auftrag" eintragen:

2. Die Lieferadresse beim Kundenauftrag hinterlegen (ggf. auch fest in der Adresse als Standardlieferadresse eintragen):

3. Die Lieferadresse wird in der Vorschau des Auftrages angezeigt:

Info: die abweichende Lieferadresse kann auch auf Rechnungsbelege und Gutschriftbelege genommen werden. Ein Beispiel ist folgende Variable mit IF Block:{IF}{LIEFERADRESSE}{THEN}Lieferadresse:{LIEFERADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

{IF}{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{THEN}Abweichende Rechnungsadresse:{ABWEICHENDE_RECHNUNGSADRESSE}{ELSE}{ENDIF}

Bestellung

Folgende Variablen sind für die Bestellung relevant:

• {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER} → Bestellung: AB Nummer von Lieferant → Die Auftragsnummer, die vom Lieferanten erhalten wurde
• {ANGEBOT} → Bestellung: Angebot → Die Angebotsnummer, die vom Lieferanten erhalten wurde
• {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM} → Bestellung: Wunsch Liefertermin → Wunschliefertermin, der angeben wurde
• {LIEFERADRESSE} → Bestellung: abweichende Lieferadresse
• {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT} → Kundennummer, die der Lieferant vergeben hat (einzutragen in der Adresse)

Sehr geehrte Damen und Herren,wir bestellen hiermit:

Unsere Kundennummer: {ADRESSE_KUNDENNUMMERLIEFERANT}Unsere Auftragsnummer von Ihnen: {BESTELLUNGBESTAETIGTABNUMMER}Unsere Angebotsnummer von Ihnen: {ANGEBOT}

Bitte liefern Sie bis zum: {GEWUENSCHTESLIEFERDATUM}

Lieferadresse: {LIEFERADRESSELANG}

Liefertermin / Lieferwoche

Dasselbe gilt für den Liefertermin und die Lieferwoche. Beides kann auch kombiniert verwendet werden z.B. {LIEFERTERMIN} / {LIEFERWOCHE} oder auch als IF Block: {IF}{LIEFERTERMIN}{THEN}Ihr Wunsch-Liefertermin: {LIEFERTERMIN}{ELSE}{ENDIF} / {IF}{LIEFERWOCHE}{THEN}Lieferwoche: {LIEFERWOCHE}{ELSE}{ENDIF}

Im Auftrag den Wunschliefertermin eintragen (ohne de Haken KW (=Kalenderwoche) zu setzen → dieser zeigt dann in beiden Fällen nur die KW an)

Reihenfolge in den Textvorlagen

Ganzen unten kann bei den Textvorlagen auch die Reihenfolge festgelegt werden, in der einzelne Textelemente im jeweiligen Beleg aufgelistet werden sollen.
{FOOTERFREITEXT} → Freitext, der im Dokument selbst beim Anlegen z.B. eines Auftrags eingegeben werden kann {FOOTERTEXTVORLAGEANGEBOT} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Angebot Text am Ende (nach Freitext)" {FOOTERSTEUER} → Textblock hier in den Textvorlagen: "EU-Lieferung Vermerk" oder "Export-Lieferung Vermerk" (je nach Einstellung im Beleg wird einer gezogen) {FOOTERZAHLUNGSWEISETEXT} → Standardtext bei "Zahlungsweisen" {FOOTERSYSTEMFREITEXT} → wird z.B. für PaypalPlus, Secupay, Billpay usw. genutzt, wenn von externen Modulen Inhalte auf den Belegen angezeigt werden müssen (Voraussetzung ist das Modul der jeweiligen Zahlungsart/Forderungsmanagement) {FOOTERVERSANDINFO} → wenn vorhanden, wird folgendes abgedruckt: "Versandart: Trackingnummer" (der Name Versandart (entspricht der Versandart) gefolgt von der Trackingnummer) {FOOTERTEXTVORLAGELIEFERSCHEIN} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Lieferschein Text am Ende (nach Freitext)" {FOOTERTEXTVORLAGEBESTELLUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Bestellung Text am Ende (nach Freitext)" {FOOTERTEXTVORLAGERECHNUNG} → Textblock hier in den Textvorlagen: "Rechnung Text am Ende (nach Freitext)"

Die verwendbaren Variablen stehen dabei direkt bei der Checkbox mit dabei. Für die Auftragsbestätigung könnte die Reihenfolge zum Beispiel wie folgt verändert werden.

Dies würde sich dann wie folgt auf die Ansicht der Auftragsbestätigung auswirken.

Dabei wird einmal der Wert aus dem Freitext, der Textvorlage des Auftrag unterhalb der Artikeltabelle und der Zahlungsweisentext gezogen.

Standard E-Mail einrichten

Die E-Mail Adresse in den Grundeinstellungen ermöglicht das sofortige Absenden von Belegen und E-Mails. Die Belege können über das CRM (Stammdaten → Adressen) abgesendet werden. Belege über Stapelverarbeitungen der Belegübersichten, über das Aktionsfeld in jedem Beleg (Beleg → Aktion: abschicken) oder über Logistikprozesse (Versand am Packtisch oder beim Scan der Tracking, Einstellungen: Stammdaten → Projekte). Oftmals wird hier die 'info@.......de' verwendet. Weitere E-Mail Accounts können auch später unter "Administration → Einstellungen → E-Mail Accounts" eingerichtet werden.

Standard E-Mail Account einrichten

Folgende Schritte sind für die Aktivierung notwendig (ausführliche Feldbeschreibung s.u.):

1. Zugangsdaten Webmail Account eingeben (Mailserver Account Daten von Ihrer IT) (Pflichtangaben)
2. Testmail Empfänger eintragen (um die Funktion der E-Mail zu prüfen) (optional)
3. Absenderadresse, Betreff und zentrale E-Mail-Signaturdaten eintragen (Pflichtangaben)
4. Wichtig: die E-Mail Adresse des Accounts (1.) muss mit den Adressdaten (3.) übereinstimmen. Die meisten Webmailer unterbinden den Versand von unterschiedlichen Accounts.
5. E-Mail Grussformel (empfohlen)
6. E-Mail Kopieempfänger (optional)
7. HTML Template (optional)

Sobald die Einstellungen vorgenommen wurden, sind diese über den "Speichern"- Button zu speichern.

Feldeinstellungen: Standard E-Mail Account

1. Zugangsdaten Webmail Account

Hier sind die Zugangsdaten für den gewünschten Webmail Account einzutragen, die die Standardeinstellungen zum Versenden von Mails werden sollen. Folgende Felder werden benötigt:

• Benutzername (E-Mail) → Benutzername des Webmail Accounts
• Passwort → Passwort des Webmail Accounts
• Postausgangsserver → SMTP Server (Postausgangsserver) des Webmail Accounts
• Port → Port des Webmail Accounts (Standardports sind meistens: Port 25 ohne Verschlüsselung, Port 465 mit SSL oder SMTPS, Port 587 mit TLS)
• Verschlüsselung → Verschlüsselungseinstellung s.o. oder individuell

2. Testmail Empfänger und Prüfung

Ob die Einstellungen des Mail-Accounts richtig sind, kann direkt über die Testfunktion geprüft werden:

• Testmail Empfänger → aktive E-Mail Adresse zur Prüfung der oben eingetragenen Daten über die Testmail-Funktion
• Testmail senden → Button, um die Testmail abzusenden (Zuvor ist noch 3. und 4. einzutragen) Bitte erst speichern und dann senden!

Test E-Mail versenden:

• Es ist ein "Testmail Empfänger" einzutragen
• die Einstellungen sind zu speichern
• "Testmail senden" schickt direkt eine Test- E-Mail an die eingestellte Adresse

PHP Mailfunktion

(IT Sonderfall → im Standard nicht verwenden → WICHTIG: Die Checkbox "PHP mail() verwenden" muss deaktiviert sein, damit die SMTP Einstellungen verwendet werden)

• PHP mail() verwenden (nur in Ausnahme!) → Nur aktivieren wenn oben nichts eingestellt ist!
• Keine SMTP Authentifizierung

3. Absender- und Signaturdaten

Standard-Footer (= Signatur) für ausgehende E-Mails definieren- E-Mailadresse → Bei Empfänger angezeigte E-Mail Adresse (muss mit der Mail Adresse aus den Accountdaten übereinstimmen!)

• Name des Absenders → Bei Empfänger angezeigter Name (Info: wird ggf. durch anders gespeocherten Namen im Webmailer überschreiben, z.B: wenn der Webmailer des Kunden oder des Kopieempfängers eine Adressbuchfunktion verwendet, wird es dort ggf. anders angezeigt)
• Standardsignatur → zentrale Standardsignatur (sofern in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt)

In der Signatur können die Variablen {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX} verwendet werden.

Bilder mit Base64 in die Standardsignatur einfügen: Um ein Bild via Base64 in die Standardsignatur einzufügen, muss zunächst das gewünschte Bild (in der richtigen Größe) ausgewählt werden. Base64 bietet die Möglichkeit Bilder mittels spezieller Verschlüsselung in der Standardsignatur zu hinterlegen (Hier muss das Bild nicht online gehostet werden).

1. Mittels einem Base64 Image Encoders wird aus dem Bild ein Base64 Bestandteil erstellt, dieser muss vor dem einfügen noch in folgende Form gebracht werden (nicht kopieren → abtippen):

2. Dieser HTML Befehl wird nun unter Firmendaten → E-Mail → Standardsignatur eingefügt, hierfür ist zuerst auf das Quellcode Symbol zu gehen.

3. Im Quellcode kann an der gewünschten Position der HTML Befehl mit dem Base64 Bestandteil aus 1. eingefügt werden.

4. Nach dem Speichervorgang erscheint das gewünschte Bild in der Standardsignatur.

Hinweis: Eigene Mailingdienstleister unterstützen Bilder via Base64 nicht. Alternativ können Bilder auch mit Tags hinterlegt werden. Das Bild muss hier von einem externen Link kommen.

4. Wichtige Info zu den beiden einzustellenden

• Die E-Mail Adresse des Mailaccounts (1.) und der Absendeadresse (3.) müssen zum gleichen Mail Account gehören (diese Felder müssen dieselbe Mail Adresse beinhalten)

5. E-Mail Grussformel

• Standard Grussformel → zentrale Grußformel (sofern in anderem Mail Account nicht abweichend eingestellt) bsp. Variable Absendername {MITARBEITER},{MITARBEITER_TELEFON},{MITARBEITER_MOBIL}, {MITARBEITER_EMAIL} und {MITARBEITER_TELEFAX}

6. E-Mail Kopieempfänger, BCC

• Kopie-Empfänger 1 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
• Kopie-Empfänger 2 → Jede ausgehende E-Mail wird parallel als Kopie an Adresse gesendet
• BCC → Jede ausgehende E-Mail beinhaltet den Hauptempfänger anstelle der Kopie

Verwendung Kopieempfänger und BCC: Falls unter "Kopie-Empfänger 1" und/oder "Kopie-Empfänger 2" eine E-Mail-Adresse angegeben ist, geht eine Kopie jeder ausgehenden Nachricht an diese Adresse(n). Ab Version 19.1 gibt es ein neues Feld "BCC". Die E-Mail beinhaltet dann den Hauptempfänger. So können besonders in der Einrichtungsphase folgende Funktionen überprüft werden:

• Versand der Trackingnummer an den Kunden
• Synchronisation der Lagerzahlen
• Vorkasse Zahlungserinnerung an den Kunden
• Zahlungserinnerung (E-Mail Versand)
• Eingehende E-Mails in das Ticketsystem
• etc.

7. HTML Template

• HTML Template → Möglichkeit ein HTML Template zu hinterlegen

HTML Templates hinterlegen: Es ist möglich HTML Templates für die verschickten E-Mail Inhalte einzufügen. Dazu ist im Editor auf "Quellcode" zu klicken und der HTML Code einzugeben. Wichtig hierbei ist:

• Der E-Mail Inhalt von xentral muss in einer Variable {CONTENT} in den HTML Code eingefügt werden
• CSS Code muss ebenfalls im HTML Template zwischen Style tags hinterlegt werden

Diese HTML Vorlage kann nun direkt für Geschäftsbriefvorlagen verwendet werden. Die Geschäftsbriefvorlage ist der Content und wird über die Variable {CONTENT} automatisch beim Versand z.B. eines Angebotes eingefügt.

Nummernkreise

Prinzip Nummernkreise

Die Nummernvergabe erfolgt fortlaufend über das ganze System. Sonderfunktionen sind ein eigener Nummernkreis pro Projekt. Die Funktion der Nummernkreiserzeugung kann auch überladen werden.

Nummernkreise definieren

Der Reiter 'Nummernkreise' ermöglicht die Festlegung von Wertebereichen für die Nummerierung unterschiedlicher Geschäftsdokumente (Angebotsnummern, Auftragsnummern, etc.) oder Akteuren (Kundennummern, Mitarbeiternummern, etc.). Zusätzlich kann hier eine Warnung bei doppelter Verwendung einer Nummer aktiviert werden. Die sog. Nummernkreise sind an Anforderungen anzupassen und zu speichern. Bewährte Nummernkreise sind:

• Angebotsnummer: 100000
• Auftragsnummer: 200000
• Lieferscheinnummer: 300000
• Rechnungsnummer: 400000
• Gutschriftennummer: 900000
• Bestellungsnummer: 100000
• Arbeitsnachweisnummer: 300000
• Reisekostennummer: 30000
• Produktionsnummer: 40000
• Anfragenummer: 50000
• Nächste Preisanfragenummer:
• Nächste Proformarechnungsnummer:
• Nächste Verbindlichkeitsnummer:
• Kundennummer: 10000
• Lieferantennummer: 70000
• Mitarbeiternummer: 90000
• Artikelnummer: 1000000

Die angegebenen Zahlen stellen die Startnummer des jeweiligen Nummernkreises dar. Wenn vom System Nummern an Dokumente oder Akteure vergeben werden, werden die Zahlen in der Ansicht "Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Nummernkreise" iteriert. Das heißt, hier wird immer die jeweils nächste Nummer angezeigt, die für eine bestimmte Instanz vergeben wird. Es ist auch möglich das Datum durch die Variablen {JAHR}, {MONAT}, {TAG} mit in die Nummernkreise von bspw. Belegen zu integrieren.

Es können auch die Variablen {ADRESSE} dazu, also z.B. {ADRESSE_LAND}. Die Variable muss nach dem Unterstrich um den entsprechenden Spaltennamen ergänzt werden.

Ansonsten kann auch der beschriebene Referenznummernkreis verwendet werden.

Hinweis für den Buchhaltungsexport: Die Kundennummer/Lieferantennummer ist gleichzeitig Kontonummer Debitor/Kreditor. Kundennummern und Lieferantennummern müssen deshalb die gleiche Anzahl an Stellen haben, um in andere Programme importiert werden zu können. Z.B.:

• Kundennummernkreis: 10000 → passender Lieferantennummernkreis: 70000
• Kundennummernkreis: 100000 → passender Lieferantennummernkreis: 700000
• Kundennummernkreis: 1000000 → passender Lieferantennummernkreis: 7000000

Folgende Kriterien sollten sichergestellt sein, um Fehler oder spätere Kollisionen zu vermeiden:

• Einige Nummernkreise sollten auf keinen Fall identisch sein. Dazu zählen insbesondere Kundennummern, Lieferantennummern, Rechnungsnummern, und Gutschriftsnummern.
• Nummernkreise in Projekten (sofern mehrere Nummernkreise verwendet werden) müssen unterschiedlich sein (z.B. Rechnungsnummer Projekt x: DE400000, Rechnungsnummer Projekt y: CH400000)
• Nummernkreise so auswählen, dass Überlappungen unmöglich sind (z.B. Kunden 100000, Lieferanten 700000 → die Abstände so wählen, dass eine Überschneidung über die nächsten Jahre ausgeschlossen ist!)
• Lieferanten- und Kundennummern sind ohne Leerzeichen und ohne Sonderzeichen (fortlaufende Nummer, aufsteigend)
• Lieferantennummern sind 5-stellig, 6-stellig oder 7-stellig (optimale Lösung für Export in andere Buchhaltungsprogramme, denn die Kundennummer wird auch als Kontennummer für die Buchhaltung verwendet; ggf. mit Steuerberater absprechen. Außerdem: bei genügend großen Kundennummern haben alle Nummern die gleiche Anzahl der Stellen UND genug Platz nach oben)

Nummer ändern

Der Nummernkreis kann jederzeit geändert werden. In das Feld ist die nächste zu vergebende Nummer einzutragen. Vorsicht: Es ist sicherzustellen, dass der neue Nummernkreis nicht mit alten Nummern kollidiert. Wenn der Haken "Warnung doppelte Nummer" gesetzt bleibt, werden auf doppelte Nummern innerhalb eines Nummernkreises (z.B. doppelte Rechnungsnummern) mit einer roten Warnbox hingewiesen und es kann darauf sofort reagiert werden. Nummer ändern (sicherstellen, dass niemand parallel im System arbeitet):

• bearbeiten → Button klicken
• neue Nummer eingeben
• ok → klicken
• (optional: abbrechen → wenn die Nummer doch nicht geändert werden soll)

Zahlungsweisen

In xentral gibt es folgende Features:

• Freischalten von Zahlungsweisen
• Festlegen von spezifischen Standardtexten für die jew. Zahlungsweise
• Pflegen von mehrsprachigen Texten für die Zahlweisen

Zusätzlich kann zu der Zahlungsart „Rechnung“ auch das automatische Zahlungsziel oder Skonto berechnet werden.

Festlegung der Dokumenttexte und Variablen

Unter diesem Reiter kann festgelegt werden, welche Texte auf den Belegen abgedruckt werden sollen. Die Texte werden dann auf Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften angezeigt.

Skonto Variablen

Die Skontobeträge können mit folgenden Variablen für die Zahlungsweise „Rechnung“ ausgewiesen werden:

• {ZAHLUNGSZIELSKONTO} → Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Dynamisch berechnet auf Gesamtbetrag → Skontogesperrte Artikel werden gegengerechnet)
• {ZAHLUNGSZIELSKONTOTOTAL} → Prozent, wie viel Skonto gewährt wird (Fester Wert im Beleg, ohne dass skontogesperrte Artikel berücksichtigt werden)
• {ZAHLUNGSZIELTAGESKONTO} → Anzahl der Tage, wie lange Skonto gewährt wird
• {ZAHLUNGSZIELSKONTODATUM} → Datum, bis wann Skonto gewährt wird
• {SOLLMITSKONTO} → Gesamtbetrag abzüglich Skonto (skontogesperrte Artikel werden berücksichtigt)
• {SKONTOBETRAG} → Betrag, den der Kunde durch Skonto weniger zahlen muss
• {SKONTOFAEHIG} → Gesamtbetrag (Brutto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel)
• {SKONTOFAEHIGNETTO} → Gesamtbetrag (Netto) der Positionen, die für Skonto in Frage kommen (ohne skontogesperrte Artikel)

Darüber hinaus können über ein Textfeld (siehe unten) weitere Texte vorgegeben werden, die in Verbindung mit Skonto → 0% zum Tragen kommen.

Sonstige Variablen

Weiterhin stehen die Variablen aus den Adressstammdaten zur Verfügung, wobei diese durch das Präfix „ADRESSE_“ kenntlich gemacht werden müssen:

Übersetzungen für Zahlungstexte

Zu den verschiedenen Texten können auch Übersetzungen gepflegt werden. Über das graue Globussymbol können in einem separaten Fenster die gewünschten Eintragungen gemacht werden.

Neue Zahlungsweise / Zahlungsart anlegen

Neben den im Standard voreingestellten Zahlungsweisen können auch noch weitere Zahlungsweisen hinzugefügt werden. Dies erfolgt unter Administration → Einstellungen → Zahlungsweisen → Neu

Verhalten einer Zahlungsweise

Zu den einzelnen Zahlungsweisen können auch Verhaltensweisen deklariert werden. Hierbei kann die Auswahl aus drei vorgegebenen Optionen gewählt werden.

Zur Auswahl gibt es hier:

• Rechnung
• Vorkasse
• Lastschrift

Rechnung:

• Die Auftragsampel wird grün für die Zahlungsfreigabe
• Felder für Skonto und Zahlungsziele vorhanden
• Skonto wird im Zahlungseingang berücksichtigt
• Die Rechnung kommt nach Ablauf des Zahlungsziels ins Mahnwesen

Vorkasse:

• Die Auftragsampel bleibt rot für die Zahlungsfreigabe

Lastschrift:

• Die Auftragsampel wird grün für die Zahlungsfreigabe
• Alle Rechnungen mit dieser Zahlweise kommen in den SEPA-Lastschriftverlauf rein

Steuer/Währung

Der Reiter "Steuer / Währung" erlaubt die Konfiguration standortspezifischer Gegebenheiten, wie Steuersätze und der Währung. Des Weiteren können hier Kontenrahmen für den Export in die Finanzbuchhaltung festgelegt werden.

Steuersätze

In diesem Bereich können verschiedene Steuersätze festgelegt werden. Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

• Steuersatz (normal) → hier ist der landesspezifische Steuersatz hinterlegt. In Deutschland ist das 19%
• Steuersatz (ermäßigt) → hier ist der landesspezifische Steuersatz hinterlegt. In Deutschland ist das 7%
• Weiterführen von Belegen → Auswahl zwischen "Steuern aus Beleg zuvor" und "Steuern immer aus Einstellungen"
• Kleinunternehmer → Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG
• Steuerfrei Inland → Die 0% in Gesamtsumme wird ausgeblendet, wenn "Steuerfrei Inland" ausgewählt wurde
• Steuerspalte ausblenden → In AN, AB, RE und GS wird die Spalte "Steuer" ausgeblendet, wenn es nur einen Steuersatz im Beleg gibt
• Immer Nettorechnungen → In AN, AB, RE und GS werden Nettopreise angezeigt. Ist kein Haken bei "Immer Netto" und "Immer Brutto" gesetzt so wird bei Anrede "Firma" der netto-Preis verwendet (B2B), bei Anrede "Herr/Frau" der brutto-Preis (B2C)
• Immer Bruttorechnungen → In AN, AB, RE und GS werden Bruttopreise angezeigt. Ist kein Haken bei "Immer Netto" und "Immer Brutto" gesetzt so wird bei Anrede "Firma" der netto-Preis verwendet (B2B), bei Anrede "Herr/Frau" der brutto-Preis (B2C)

Hinweis: "Anrede" ist in den Stammdaten der Adresse zu finden (Auswahlfeld) und in jedem Dokument, in dem eine Adresse verknüpft ist.

• Beleg mit 4 Nachkommastellen → Auf Belegen werden dann 4 Nachkommastellen anstatt 2 abgebildet
• Standardzahlungsweise Kunde → Hier kann die Standardzahlungsweise für Kunden eingestellt werden. Es ist möglich eine Zahlungsweise individuell in jeder Adresse abweichend eingestellt werden
• Standardzahlungsweise Lieferant → Hier kann die Standardzahlungsweise für Lieferanten eingestellt werden. Es ist möglich eine Zahlungsweise individuell in jeder Adresse abweichend eingestellt werden
• Standard Versandart → Hier kann die Standardversandart eingestellt werden

Kontenrahmen Einstellungen

Die Export-Konten werden hier global eingestellt.

• Zum besseren Verständnis sind in die Zahlenfelder im folgenden Bild Textbeispiele eingetragen
• Eine Mustereinstellung (Beispiel für Standard Kontenrahmen) ist im nachfolgenden Bild dargestellt
• Die Konten teilen sich auf in Erlöskonten (linke Spalte) und Aufwandskonten (rechte Spalte).

Kontenrahmen Einstellungen (Artikel, Kategorie, Grundeinstellungen)

Zusätzlich zu den Konten hier können unter Administration → Artikelkategorien Kontenrahmen angelegt werden. Ebenso direkt im Artikel, wenn in Artikeln und Artikelkategorien nichts eingetragen ist, werden die Konten aus den Systemeinstellungen gezogen:

1. Konten im Artikel sticht
2. Konten in Artikelkategorie sticht
3. Konten in den Systemeinstellungen

Anders: Wenn im Artikel ein Konto eingetragen ist, wird dieses vor der Artikelkategorie und vor den Grundeinstellungen gezogen.

Export Einstellungen

Es gibt eine zusätzliche Option um das Standardkonto einzustellen.

Wird ein FiBu Export unter Buchhaltung → Finanzbuchhaltungsexport → Konten durchgeführt und im Zahlungseingang sind importierte Zahlungen, die noch nicht zugeordnet wurden, wird dieser Wert in die Spalte 'Gegenkonto' gebucht.

System

Dort können alle systemübergreifenden Einstellungen getätigt werden. Von Informationen die im Beleg angezeigt werden sollen, bis hin zu performance-relevanten Einrichtungsmöglichkeiten.

Projekt

• Hauptprojekt → Dieses Projekt wird immer im Standard geladen. Steuert die Projektvorschläge bei Neuanlage von Adressen und Artikeln sowie Geschäftsbriefvorlagen
• Projekt öffentlich setzen bei Anlage → Steuert die Sichtbarkeit des Projektes. Die Inhalte von öffentlichen Projekten sind für alle Mitarbeiter sichtbar. Übersteuert die Rollenzuweisung in den Adressstammdaten
• Projekterechte nur Mitarbeiterrolle auswerten → Es werden nur Projekte mit dem Recht Mitarbeiterrolle ausgewertet

Artikel

• Erweiterte Artikelsuche → Ermöglicht den Kurztext DE zu durchsuchen. Der Kurztext DE befindet sich in den Artikel-Stammdaten
• Erweiterte Artikelsuche → Ermöglicht die Suche nach Varianten. Ist der Haken gesetzt, werden auch die Varianten zu einem gesuchten Artikel angezeigt
• Erweiterte Artikelsuche → Durchsucht das Freifeld 1 und Freifeld 2 nach dem eingegebenen Muster
• Erweiterte Artikelsuche → Suche ist auch in Artikelnummern von Lieferanten und Kunden aus Einkaufs- bzw. Verkaufspreis von Artikel möglich. Außerdem kann damit beim Erstellen von Stücklisten und in der Schnellsuche beim Einfügen der Positionen in Angebot, Auftrag und Rechnungen nach Artikelnummer von Kunden und Lieferanten gesucht werden
• Beschleunigte Artikelsuche → Sucht nur in Nummer und Bezeichnung
• Artikelbilder in Übersicht → Zeigt das Standard-Artikelbild in der Artikel-Listenansicht
• Artikelbaum in Übersicht → Zeigt den Artikelbaum in der Artikel-Listenansicht
• Gewicht aus JIT-Stückliste → Es wird nur das Gewicht aus dem Hauptartikel der JIT-Stückliste verwendet (ansonsten werden die Gewichte aus Haupt- und Unterartikel aufaddiert)
• Standard Artikel Einheit → Wird als Einheit für alle Artikel eingeblendet, die keine individuelle Einheit im Aritkel hinterlegt haben
• Gewichtseinheit → Einheit, in der das Gewicht systemweit dargestellt wird. Wenn nicht anderweitig gepflegt, ist die Standardgewichtseinheit kg
• Umrechnungsfaktor Gewicht → Der Umrechnungsfaktor zu kg

Produktion

• Verhalten weiterführen Auftrag zu Produktion → Auswahl was passieren soll, wenn ein Auftrag als Produktion weitergeführt wird. Zur Auswahl stehen hierbei "Unterstücklisten auflösen", "Unterstücklisten nicht auflösen", "Unterproduktionen anlegen"
• Produktion nicht automatisch starten beim Weiterführen → Angabe, dass die Produktion nicht automatisch gestartet wird, wenn ein Beleg zur Produktion weitergeführt wurde
• Unterproduktionen mit Hauptproduktion abschließen → Angabe, dass die Unterproduktionen abgeschlossen werden, wenn die Hauptproduktion abgeschlossen wird
• Produktionskorrektur nicht verwenden → Angabe, dass die Produktionskorrektur nicht verwendet wird
• Für externe Produktionsartikel keine Produktion anlegen → Für Artikel mit der Einstellung "Externe Produktion" werden beim Weiterführen von Auftrag zur Produktion keine Produktionen angelegt. Ebenso nicht über die Produktion selbst "Unterproduktionen auflösen und anlegen"

Wareneingang

• Große Paketannahme → Optional: Wareneingang in zwei Schritten: Annahme und Distribution. Notwendig für Waage und Kamera. In der großen Paketannahme können die Nummern der Lieferantenrechnungen und Lieferantenlieferscheine erfasst werden
• Nur Lagerartikel im Wareneingang → Nur Lagerartikel werden beim Wareneingang (Paketannahme) angezeigt und lagerwirksam eingebucht. Ist der Haken nicht gesetzt, so tauchen auch bestellte Nicht-Lagerartikel im Wareneingang auf
• Annahme mit Kamera/Waage → Optional: Es ist eine Kamera und Waage am Wareneingang vorhanden (nur dann auswählen). In Kombination mit großer Paketannahme
• Wareneingang mit Zwischenlager → Optional: Internes Zwischenlager ist im Wareneingang vorausgewählt (die Ware wird ins Zwischenlager eingelagert und nicht ins direkte Lager (Zwischenschritt Zwischenlager))
• Aufträge zu Bestellungen im Wareneingang anzeigen → Nur für das Modul: Auftrag zu Bestellung. Ist der Haken gesetzt, erscheint eine zusätzliche Spalte mit der Auftragsnummer im Wareneingang. Dies ist sinnvoll wenn über einen Auftrag eine Bestellung angelegt wurde
• Bildtyp beim Upload im Wareneingang → Auswahl, um welchen Bildtyp es sich handelt, z.B. Etikettenbild, Datenblatt
• Verhalten beim Scannen im Wareneingang → Auswahl, was passiert, wenn Ware im Wareneingang gescannt wird. Auswahl zwischen: "Nur Seriennummern erfassen", "Erst Seriennummern, dann Bemerkungen erfassen", "Seriennummern und Bemerkungen abwechselnd erfassen"

Drucker

• Standard Drucker → Voreinstellung für den Standard Dokumentendrucker (wenn keine Drucker angebunden ist, kann hier zunächst ein PDF Drucker eingestellt werden)
• Standard Etikettendrucker → Voreinstellung für den Standard Etikettendrucker (wenn kein Etiketten-Drucker angebunden ist, kann hier zunächst ein PDF Drucker eingestellt werden, so können auch Etiketten als PDF Popup gedruckt werden)
• Etikettendrucker Wareneingang → Voreinstellung für den Standard Etikettendrucker im Wareneingang (sofern dieser Wareneingangsprozess verwendet wird)
• DMS Etiketten Wareneingang → Optional: Sofern ein DMS-System verwendet wird, kann hier eingestellt werden, dass im Wareneingang die DMS-Etiketten für den Bestell-Beleg gedruckt werden
• Aufgaben Bondrucker → Auswahl eine angebundenen Bondruckers, auf dem die Aufgabenzettel ausgedruckt werden sollen

sonstiges

• Kleine Auflösung → Keine Scrollbar bei kleinen Bildschirmen anzeigen
• Paketmarke mit Waage → Nur dann auswählen, wenn diese am Packtisch angebunden ist
• Sprache bevorzugen → Auswahl, welche Sprache bevorzugt wird
• Export Button (CSV,PDF,Clipboard) unter Live-Tabelle → Ermöglicht den Export der Tabelleninhalte
• Bestellvorschlag Menge → Wenn ein Artikel rechnerisch im Bestellvorschlag nicht nachbestellt werden muss und in keiner offenen Bestellung vorhanden ist, werden diese Artikel mit der Option im Bestellvorschlag ausgeblendet (Einkauf → Bestellvorschlag)
• Mahnwesen mit Kontoabgleich → Die Zahlungsstatus von GS und RE werden automatisch geprüft und neu berechnet, sofern Rechnungen nicht auf die manuelle Bearbeitung umgestellt sind
• Anzahl Einträge Live-Tabelle → Hier kann die Anzahl der angezeigten Listeneinträge in den Live-Tabellen festgelegt werden. Bei 0 fällt die Anzahl auf den xentral Standardwert von 10 zurück
• Erweiterte Adresssuche → In der Adress-Übersicht werden auch die Inhalte aus Freifeld 1 und 2 aus der Adresse durchsucht
• Wiedervorlage nur Mitarbeiter wählbar → Angabe, dass nur Adressen mit der Rolle Mitarbeiter als Bearbeiter einer Wiedervorlage eingetragen werden können
• Artikelbild im Versand anzeigen → Angabe, dass das Artikelbild im Versand angezeigt wird
• Gruppe für Bearbeiter → Zeigt in der Bearbeiter-/Innendienstauswahl in den Belegen und dem großen Adressfilter nur Adressen, die Mitglieder dieser Gruppe sind. Falls leer, werden alle Adressen angezeigt
• Gruppe für Vertrieb → Zeigt in der Betriebsmitarbeiterauswahl in den Belegen und dem großen Adressfilter nur Adressen, die Mitglieder dieser Gruppe sind. Falls leer, werden alle Adressen angezeigt
• Auto. Proformarechnung bei Export "nur Lagerartikel"

Belege

• Beleg schnell anlegen ohne Zwischentabelle → Belege werden ohne Zwischenfrage direkt angelegt

• Beleg schnell anlegen ohne manuelle Freigabe → Belege werden nach dem Anlegen automatisch freigegeben. Es wird direkt eine Belegnummer vergeben und der Status freigegeben gesetzt (aktuell in Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Bestellung). Achtung: Sobald mehrere Projekte Anwendung finden, greift diese Option nicht mehr!

• Freigabe mit einem Klick → Nach dem Klick auf Freigabe, wird der Beleg ohne Zwischenfrage freigegeben

• Auswahl günstigster Verkaufspreis → Es wird in Belegen immer der günstigsten Verkaufspreis vorgeschlagen. Ist der Haken nicht gesetzt, so muss der Verkaufspreis dem Einzelkunden explizit im Artikel zugeordnet werden. Ist das nicht der Fall, so nimmt das System weiterhin den günstigsten Verkaufpreis

• Erweiterte Positionsansicht → Die Artikelbeschreibung ist in der Positionsansicht in Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift und Lieferschein sichtbar

• Lagerbestand in Belegpositionen anzeigen → Der Lagerbestand sowie die Anzahl der reservierten Artikel werden beim Einfügen von Positionen via Autocomplete im Tab Positionen im Auftrag und Lieferschein dargestellt

• Staffelpreis neu laden, falls Menge geändert wird → Angabe, dass der Staffelpreis neu geladen werden soll, wenn sich die Menge ändert

• Verkaufspreise auf VPE anpassen → Wenn der Artikel VPE Einheiten mit Staffelpreisen hat, wird der Preis und die Menge je nach eingegebener Menge in den Positionen automatisch angepasst (Aufträgen, Angeboten, Rechungen, Gutschriften)

• Einkaufspreise auf VPE anpassen → Wenn der Artikel VPE Einheiten mit Staffelpreisen hat, wird der Preis und die Menge je nach eingegebener Menge in den Positionen automatisch angepasst (Bestellung)

• Porto berechnen → Überschreitet der Bestellwert eine bestimmte Grenze, so können mit dieser Einstellung die Versandkosten herabgesetzt werden

• Dienstleistungsartikel nicht zu Lieferschein übernehmen → Dienstleistungsartikel (Option in Artikel - Details) werden aus dem Auftrag nicht übernommen für den LS bei folgenden Aktionen:

  • Manuelles Weiterführen des Auftrags zum Lieferschein
  • Autoversand des Auftrags mit automatischer Lieferscheinerstellung

• Lieferschein Freitext/Interne Bemerkung → Rote Meldung im Versandzentrum, die vom Mitarbeiter bestätigt werden muss. Dies funktioniert nur in Verbindung mit einem Logistikprozess, der den Lieferschein in das Versandzentrum übergibt

• Abmessung im Dokument → Gibt die Artikel-Abmessung pro Position auf Belegen aus

• Adresse Typ im Dokument → Zeigt den Adress-Typ (Herr, Frau, Firma, eigenen Typ) im Adressblock auf dem Beleg an.

• Artikel Einheit im Dokument → Blendet auf den Belegen eine Spalte für die Artikeleinheit ein. Die Einheit kann in jedem Artikel individuell angegeben werden - wenn diese nicht gesetzt ist, wird die Standardeinheit verwendet

• Bearbeiter Telefon im Dokument → In der Infobox des Beleges wird die Telefonnummer des Bearbeiters angezeigt

• Bearbeiter E-Mail im Dokument → In der Infobox des Beleges wird die E-Mail Adresse des Bearbeiters angezeigt

• Herstellernummer im Dokument → In der Infobox des Beleges wird die Herstellernummer angezeigt

• Projekt im Dokument → In der Infobox des Beleges wird die Projektkennung angezeigt

• Dateien beim Weiterführen übernehmen → Werden Belege weitergeführt, z.B. Auftrag zu Lieferschein, wird die Datei (unabhängig vom Dateityp) mit in den neuen Beleg übergeben. Es wird kein Duplikat der Datei erstellt, diese wird nur im nächsten Beleg verknüpft

• Original Beleg-PDF beim Versenden als Anhang einfügen → PDFs, die beim Abschicken mitgesendet werden, werden als Datei im Beleg gespeichert. Diese PDFs erscheinen dann auch im Abschicken Dialog als PDF Icon

• Positionen mit Freifelder → Grundsätzliche Einstellung, ob Freifelder im Beleg angezeigt werden sollen. Korrespondiert mit den Freifeldereinstellungen in Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Freifelder

• Positionen mit EAN → Artikelpositionen werden mit EAN auf dem PDF angezeigt

• Positionen mit Zolltarifnummer → Haken gesetz: Die Zolltarifnummer wird immer in den Belegpositionen abgebildet, wenn eine Zolltarifnummer vorhanden ist. Haken nicht gesetzt: Die Zolltarifnummer und Herkunftsland werden nur auf Rechnungen abgebildet, wenn diese auf Besteuerung Export stehen und eine Zolltarifnummer vorhanden ist

• Positionen mit MHD → Artikelpositionen werden mit MHD auf dem PDF angezeigt

• Positionen mit Charge → Artikelpositionen werden mit Charge auf dem PDF angezeigt

• Positionen mit Seriennummern → Artikelpositionen werden mit Seriennummern auf dem PDF angezeigt

• Herkunftsland immer ausblenden → Haken gesetzt: das Herkunftsland wird nie angezeigt. Haken nicht gesetzt: Das Herkunftsland wird nur auf Rechnungen angezeigt, wenn diese auf Besteuerung Export stehen und eine Zolltarifnummer vorhanden ist

• Lieferdatum in KW → Angabe, dass das Lieferdatum auf den Belegen auch in KW angegeben wird

• Artikelbild in Auftrag PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Aufträgen im PDF mit angezeigt

• Artikelbild in Lieferschein PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Lieferscheinen im PDF mit angezeigt

• Artikelbild in Rechnung PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Rechnungen im PDF mit angezeigt

• Artikelbild in Bestellung PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Bestellungen im PDF mit angezeigt

• Artikelbild in Gutschein PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Gutscheinen im PDF mit angezeigt

• Artikelbild in Angebot PDF anzeigen → Artikelbild wird bei allen Angeboten im PDF mit angezeigt

• Dokumente Beschriftung Kundennummer → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen (Anzeige im PDF)

• Dokumente Beschriftung Bestellnummer → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen (Beschriftung in allen Dokumenten)

• Dokumente Beschriftung Bearbeiter → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen (Beschriftung im Auftrag)

• Dokumente Beschriftung Vertrieb → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen (Beschriftung im Auftrag)

• Bearbeiter und Vertrieb nicht füllen → Bei der Erstellung und Bearbeitung von Belegen, wird nicht automatisch das (leere) Bearbeiter- und Vertriebsfeld gefüllt, sondern muss manuell gefüllt werden

• Dokumente Bearbeiter ausblenden → Blendet den Bearbeiter im Infoblock des Beleges aus

• Dokumente Vertrieb ausblenden → Blendet den Vertriebsmitarbeiter im Infoblock des Beleges aus

• Beschriftung Internetnummer → Gibt die Bestellnummer falls vorhanden aus dem Shop im Infoblock des Belegs aus

• Dokumente Beschriftung Internetnummer → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen (Beschriftung in allen Dokumenten)

• Ansprechpartner in Rechnung, Gutschrift anzeigen → Der Ansprechpartner wird in diesen Belegen dann in der 2 Zeile im Adressblock eingeblendet

• Ansprechpartner in Angebot, Auftrag, Bestellung anzeigen → Der Ansprechpartner wird in diesen Belegen dann in der 2 Zeile im Adressblock eingeblendet

• Bezeichnung Aktionscodes → Namentliche Umbenennung des Moduls "Aktionscodes".

• Bezeichnung Kommissions-/Konsignationslager → Namentliche Umbenennung des Moduls Kommissions-/Konsignationslager

• Beschriftung abweichend Angebot → Hier besteht die Möglichkeit das Angebot umzubennen

• Angebot als Standard → Hier besteht die Möglichkeit, die geänderte Beschriftung des Angebots als Standardbetreffzeile zu übernehmen

• Beschriftung abweichend Auftrag → Hier besteht die Möglichkeit den Auftrag umzubennen

• Beschriftung abweichend Rechnung → Hier besteht die Möglichkeit die Rechnung umzubennen

• Beschriftung abweichend Gutschrift → Hier besteht die Möglichkeit, das Wort umzubennen. Beachten: 06/2013 §14 UStG

• Stornorechnung als Standard → Hier besteht die Möglichkeit, die geänderte Beschriftung der Stornorechnung/Gutschrift als Standardbetreffzeile zu übernehmen

• Beschriftung abweichend Lieferschein → Hier besteht die Möglichkeit den Lieferschein umzubennen

• Beschriftung abweichend Bestellung → Hier besteht die Möglichkeit die Bestellung umzubennen

• Beschriftung abweichend Proformarechnung → Hier besteht die Möglichkiet die Proformarechnung umzubennen

• Angebot gültig bis → Hier wird die Anzahl an Tagen eingetragen, für die das Angebot gültig sein soll. Das Enddatum wird dadurch automatisch gesetzt. Dieses kann über die Variable {GUELTIGBIS} ausgegeben werden

• Angebot Tage Wiedervorlage → Nach Freigabe eines Angebots, wird automatisch eine Wiedervorlage angelegt, wenn die Tage > 0 sind

• Angebot Stage Wiedervorlage → Wenn durch ein Angebot eine automatische Wiedervorlage generiert wird, kann hier definiert werden, in welcher Stage die Wiedervorlage abgelegt werden soll

• Staffelpreise bei Positionen anzeigen → Im Angebot werden die Staffelpreise einer Position untereinander dargestellt. Mit der Variable dokument_staffelpreis_von kann das "von" in der Staffelpreis-Liste übersetzt werden

• Auftrag Barcodescanner Reiter einblenden → Im Auftrag erscheint ein neuer Tab 'Barcodescanner'. Dort können Artikel-Nr. / EANs abgescannt und somit Artikel zu den Auftragspositionen hinzugefügt werden

• Auftrag nicht abschliessen beim Weiterführen zu Lieferschein und Rechnung → Wird der Auftrag manuell über das Aktionsmenü zu Lieferschein oder Rechnung weitergeführt, wird der Auftrag nicht auf den Status 'abgeschlossen' gesetzt. Dies ist hilfreich um bei Aufträgen mit Vorkasse eine Rechnung zu erstellen und dabei den Auftrag noch offen zu lassen

• Interne Bemerkungen im Auftrag-Minidetails editierbar → Ist der Haken gesetzt, ist die interne Bemerkung über das Minidetail unabhängig von Rechteeinstellungen editierbar

• Markierung unbezahlte Aufträge → Unbezahlte Aufträge werden in der Auftragsübersicht rot markiert

• Unterstücklisten im AUftrag auflösen → Unterstücklisten, die Just-in-time Stücklisten sind, werden über alle Ebenen aufgelöst

• Bestellung ohne Preise → Im Beleg Bestellung wird keine Bestellsumme ausgegeben. Die einzelnen Positionen sind mit dem Betrag 0 abgedruckt. Um diese Einstellung als Standard zu definieren, ist der Haken zu setzen

• Bestellung mit Artikeltext → Ist der Haken gesetzt, wird die Artikelbeschreibung in der Bestellung angezeigt

• Bestellung eigene Artikelnummer → Ist der Haken gesetzt, wird in der ersten Spalte der Bestellung die eigene Artikelnummer statt der Artikelnummer des Lieferanten gesetzt

• Bestellung Lange Artikelnummern → Ist der Haken gesetzt, wird der Artikelname und die Artikelbeschreibung um eine Zeile nach unten verschoben, sodass lange Artikelnummern nicht in den Namen oder in die Beschreibung hineinschreiben. Diese Funktionalität ist nur für Artikelnummern des Lieferanten vorhanden.

• Bestellung automatisch abschliessen → Schliesst Bestellungen automatisch ab, sobald die gesamte Ware der Bestellung über den Wareneingang als geliefert markiert ist. Wenn man in die Bestellungsübersicht klickt, werden die offenen Bestellungen überprüft, ob diese mit der Option auf abgeschlossen gesetzt werden können. Außerdem gibt es einen Prozessstarter (bestellungabschliessen), der das im Hintergrund ebenfalls überprüft, wenn die Option hier gesetzt ist

Zusatzfelder Übersichtstabellen

In den Tabellen-Übersichten lassen sich weitere Spalten und Inhalte einblenden z.B. Artikelübersicht, Adressübersicht oder Auftragsübersicht. Info: Für die Berechnung im Hintergrund wird der Prozesstarter Artikel-Cache benötigt. Dieser berechnet z.B. Einkaufspreise, Verkaufspreise, Mengen an freigegebenene Produktionen etc. im Hintergrund selbständig.

Zusatzfelder Artikeltabelle

Hier können zusätzliche Spalten definiert werden, die anschließend in der Artikelübersicht angezeigt werden.

• VK netto → Verkaufspreis netto (immer der günstigste Preis)
• VK brutto → Verkaufspreis brutto (immer der günstigste Preis)
• EK netto → Einkaufspreis netto
• EK brutto → Einkaufspreis brutto
• Pseudopreis/UVP → Unverbindliche Preisempfehlung
• Lager verfügbar → Menge die auf Lager ist
• in Zulauf → bereits bestellte aber noch nicht gelieferte Ware
• im Sperrlager → Menge die sich im Sperrlager befindet
• in Produktion → zeigt die gestarteten Mengen in Produktionen an
• Eigenschaften → hinterlegte Eigenschaft und der dazugehörige Wert des Artikels
• EAN → europäische Artikelnummerierung (EAN)
• Hersteller → Name des Herstellers, sofern er vom Lieferant abweicht
• Hersteller Nr. → Nummer des Artikels bei seinem ursprünglichen Hersteller
• Zolltarifnummer → Zolltarifnummer des Artikels
• Durchlaufender Posten → Rechnungen die in gleicher Höhe an Kunden weitergegeben werden (ohne neuer Umsatzsteuer)
• Freifelder → individuell hinterlegte Freifelder

Zusatzfelder Adresstabelle

In der Adressübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die man hier definieren kann.

• Telefon → hinterlegte Telefonnummer
• Fax → hinterlegte Faxnummer
• Mobil → hinterlegte Mobiltelefonnummer
• Ansprechpartner → Name des Ansprechpartners
• Abteilung → Abteilung der Firma (erscheint im Adressblock)
• Unterabteilung → Unterabteilung (erscheint im Adressblock)
• Ust- ID → Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Steuernummer → Steuernummer der jeweiligen Adresse
• GLN → Global Local Number (diese dient zur Identifizierung von Handelspartnern)
• Mitarbeiternummer → durchlaufende Nummer der Adresse eines Mitarbeiters
• Freifelder → individuell hinterlegte Freifelder

Zusatzfelder Auftragstabelle

Hier können zusätzliche Spalten definiert werden, die anschließend in der Auftragsübersicht angezeigt werden.

• Internet → Auftragsnummer bei der Übertragung aus einer Shop Plattform
• Wunsch Liefertermin → Wunschlieferdatum
• Auslieferung Lager → Datum der Auslieferung in der Haus-internen Logistik
• Versandart → ausgewählte Versandart
• Vertrieb → zuständiger Vertriebsmitarbeiter
• Bearbeiter → zuständiger Auftragsbearbeiter
• Betrag (netto) → Auftragssumme netto

Zusatzfelder Rechnungstabelle

In der Rechnungsübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die hier definiert werden können.

• Internet → Auftragsnummer bei der Übertragung aus einer Shop Plattform
• Versandart → gewählte Versandart
• Betrag (netto) → Rechnungsbetrag (netto)

Zusatzfelder Lieferscheintabelle

In der Lieferscheinübersicht lassen sich zusätzliche Spalten einblenden, die hier definiert werden können.

• Internet → Auftragsnummer bei der Übertragung aus einer Shop Plattform
• Versandart → gewählte Versandart

Zusatzfelder Produktion

Es gibt die Möglichkeit Zusatz-Spalten in der Produktion anzeigen zu lassen.

• Auslieferung Lager → Datum an dem die produzierte Ware in das Lager übergeben wird
• Bereitstellung Start → Datum an dem die benötigten Artikel an die Arbeitsstation in der Produktion übergeben werden
• Produktion Start → Startdatum der Produktion
• Produktion Ende → Enddatum der Produktion
• Charge → Charge der Produktion
• MHD → Mindesthaltbarkeitsdatum der produzierten Artikel
• Artikelkategorie → Kategorie der produzierten Artikel

Diese ausgewählten Felder erscheinen anschließend in der Produktionsübersicht als zusätzliche Spalten.

Zusatzfelder Bestellung

Es gibt die Möglichkeit Zusatz-Spalten in der Bestellung anzeigen zu lassen.

• Bestätigtes Lieferdatum → Lieferdatum welches bestätigt wurde
• Wunsch Liefertermin → Wunsch Liefertermin

Zeiterfassung

Die folgenden Einstellungen betreffen die Standardzeiterfassung.

• Buchen auf anderen Mitarbeiter erlauben → Allgemeine Aktivierung, dass Zeiten auf andere Mitarbeiter gebucht werden können
• Feld Interner Kommentar sichtbar → In der Eingabemaske der Zeiterfassung wird ein zusätzliches Feld "Interner Kommentar" eingeblendet
• Feld Ort sichtbar → In der Eingabemaske der Zeiterfassung wird ein zusätzliches Feld "Ort" eingeblendet
• Erweiterte Zeitangabe → Ermöglicht auf Kunden, Aufträge, Produktionen, etc. Zeiten zu buchen
• Abrechnen vorausgewählt → Die Auswahlbox "Abrechnen" ist vorab ausgewählt
• Zeiterfassung schließen → Wenn der Haken gesetzt ist, kann die Anzahl der Tage eingegeben werden, wie viele Tage in der Vergangenheit die gebuchte Zeit liegen darf. Wenn ein Mitarbeiter versucht eine ältere Buchung zu tätigen, bekommt er daraufhin eine Fehlermeldung. Um bestimmte Benutzer von dieser Regel auszunehmen kann dem Benutzer das Recht 'bearbeitenerlauben' im Rechteblock 'Zeiterfassung' gegeben werden
• Zeiterfassungspflicht → Wenn der Haken gesetzt ist und keine Zeiten am letzten Werkstag gebucht wurden, wird der Mitarbeiter beim Login auf die Zeiterfassungsoberfläche geleitet

Auftragsampel ausblenden

Hier kann entschieden werden, welche Ampelicons ausgeblendet werden sollen. Achtung: Die Funktionalität der Icons bleibt weiterhin erhalten, diese sind nur nicht mehr sichtbar! Folgende Ampelicons sind verfügbar:

• Lager
• Porto
• UST
• Zahlung
• Nachnahme
• Autoversand
• Kundencheck
• Liefertermin
• Kreditlimit
• Liefersperre
• Produktion

Adresse

• Reihenfolge Zwischenspeicher → Bestimmt die Reihenfolge, der Adressinhalte die im Zwischenspeicher aufgenommen werden können
• Adresse Vorlage → Hier kann eine Adresse angegeben werden, die als Vorlage für neu angelegte Adressen gilt (nicht über die Importzentrale). Es werden beim Neu-Anlegen einer Adresse die meisten Felder der Musteradresse unter Adresse → Details übernommen

Servereinstellungen

• Server-URL → URL des Servers
• Port → Port des Servers

LDAP Verzeichnis

Mit der LDAP Anbindung kann der firmeninternen LDAP-Client mit xentral verbunden werden, um die Mitarbeiter über LDAP beim Einloggen in xentral zu identifizieren. Details hier.

DSGVO Einstellungen

• E-Mail und Telefon nicht dem Versandunternehmen übergeben → Die Felder E-Mail und Telefon werden nicht dem Versanddienstleister mitgegeben. Beim Erstellen einer Paketmarke werden die Felder mit der E-Mail Adresse ausgefüllt aber nicht übermittelt

Sicherheit

• Externe URL im Ticketsystem nicht laden → Im Ticketsystem werden keine externen URLs geladen
• Zusätzliche CSP Header →

System E-Mails

• System E-Mails abschalten → Systeminterne E-Mails zu Lagersync Statusmeldung, etc. werden nicht mehr ausgeführt
• System E-Mails Empfänger → E-Mail Adresse für System E-Mails

Beschleunigung / Limitierungen

• Begrenzen Belegetabellen → Schaltet sich automatisch ein, wenn es mehr als 5000 Belege + 1 Sekunde Abfragedauer ODER mehr als 10000 Belege in einer Belegübersicht sind → Begrenzt auf doppelte Anzahl von Anzeige (Seite 10) - ist nur bei der Anzahl der gefunden Daten sowie Anzahl der Seiten unterhalb der Live-Tabelle wichtig → Für die Performance bei großen Datenmengen ist es von Vorteil die Option zu aktivieren → Es werden bei der Suche trotzdem alle Belege berücksichtigt - die Suche läuft nur gestaffelt ab
• Begrenzen Artikeltabelle → Schaltet sich automatisch ein, wenn es mehr als 5000 Artikel + 1 Sekunde Abfragedauer ODER mehr als 10000 Artikel sind → Wenn man die Option einmal rausnimmt, dann wird die Option nicht mehr automatisch gesetzt
• Begrenzen Autoversand → Schaltet sich automatisch ein, wenn es mehr als 100 offene Aufträge sind, die für den Autoversand gecheckt werden müssen → Nimmt die ältesten Aufträge, prüft die ersten ältesten 100 Aufträge (für Autoversand Plus) → Wenn es deutlich mehr sind, sollte der Cronjob öfters laufen (autoversand_plus) → Standard sollte 100 eingetragen sein - 0 ist keine Begrenzung
• Versandmails und Rückmeldung an Shop per Prozessstarter → Schaltet sich automatisch ein, wenn es mehr als 100 Aufträge sind, die zurückgemeldet werden müssen → Statusrückmeldung → Tracking an Shop → Wenn deutlich mehr Trackingnummern zurückgemeldet werden müssen, dann sollte der Cronjob öfters laufen (shop_rueckmeldungen)
• Schnellsuche aktivieren → Aktiviert sicht automatisch bei mehr als 5000 Artikel + 1 Sekunde Abfragedauer ODER mehr als 10000 → Blendet im Artikel ein neues Suchfeld ein. In diesem Suchfeld muss ein Suchbegriff mit Enter bestätigt werden, womit keine überflüssigen Such-Requests an die Datenbank geschickt werden und sich so keine Such-Requests anstauen, die die Suche verlangsamen
• Für Autoversand gesperrte Aufträge mitberechnen → Angabe, dass Aufträge, die für den Autoversand gesperrt sind mitberechnet werden
• Anzeige "gefiltert von" deaktivieren → Deaktiviert die Berechnung unterhalb der Übersichtstabellen, wie viele Ergebnisse von allen Artikel angezeigt werden. Diese Berechnung kann bei vielen Daten in der Tabelle zu erheblichen Ladezeiten führen und sollte deswegen bei mehreren Hundertausend Daten in einer Tabelle (z.B. Artikel) mit dem Haken deaktiviert werden
• Prozessstarter limitieren → Es macht Sinn, wenn öfters Server-Errors erscheinen (z.B. 504), die Prozessstarter auf maximal 3 Prozessstarter gleichzeitig zu limitieren. Das macht bei manchen Server-Systemen Sinn, die bei zu vielen gleichzeit laufenden Prozessstarter Fehler produzieren
• Polling-Zeit erhöhen → Angabe in Sekunden, um wie viel die Polling-Zeit erhöht werden soll

Freifelder

Im Bereich Adressen und Artikel können Freifelder vergeben werden.

Artikel Freifelder

Im Bereich Freifelder für Artikel können 20 Freifelder genutzt und individuell beschriftet werden. Diese Freifelder stehen an einigen Stellen auch als Variablen zur Verfügung. Z.B. können Freifelder in Dokumente eingeblendet werden. Diese sind als Liste mit Haken auswählbar. Artikel Parameter und Bezeichnung für Freifelder.

Zunächst müssen die Freifelder im Artikel aktiviert werden.

Um die Freifelder zu beschriften ist in den vorgesehenen Textfeldern der gewünschte Text einzugeben. Danach kann ausgewählt werden um welchen Freifeldtyp es sich handelt.

Es gibt fünf Typen von Freifeldern:- einzeilig → Einzeiliges Freifeld

• mehrzeilig → Mehrzeiliges Freifeld
• Datum → Das Freifeld ist ein Datum
• Checkbox → Das Freifeld ist eine Checkbox
• Selectfeld → Um das Selectfeld zu befüllen, muss in der Beschriftung Folgendes angeben werden: Die Beschriftung des Feldes, gefolgt von einem senkrechten Strich | (Pipe). Hinter jeder Option muss mit → getrennt der Wert stehen, der in der Datenbank gespeichert werden soll.

Beispiel Selectfeld: Es soll ein Freifeld namens "Farbe" mit dem Typ Selectfeld angelegt werden. Die auswählbaren Optionen sollen "Rot", "Grün" und "Blau" sein. Um das Feld so anzulegen, muss Folgendes eingetragen werden:

Farbe|Rot→rot|Grün→grün|Blau→blau

Im Artikel sieht das Freifeld mit dem Typ "Selectfeld" dann so aus:

Anzeige im PDF

Die Freifelder können je nach Bedarf in Dokumenten wie Angebot, Auftrag, Rechnung, etc. fest eingeblendet werden. Hierzu müssen die Freifelder für Dokumente aktiviert werden.

Anschließend kann mit der Haken-Matrix das Dokumenten zugeordnet werden.

Jedes der 20 Freifelder kann in folgende Dokumente eingeblendet werden:

• Angebot
• Auftrag (normale Proformarechnung im Auftrag)
• Rechnung
• Gutschrift
• Lieferschein
• Bestellung
• Proforma (nur für Modul Proformarechnung)
• Preisanfrage
• Produktion

Beispiel für Freifelder in Auftrag

Folgendes Freifeld wurde in den System-Einstellungen textuell benannt und für das Auftragsdokument aktiviert. Ansicht direkt im Artikel:- Material → wurde als Bezeichnung gewählt

• 925 Sterling Silber → wurde als Inhalt des Feldes im Beispiel-Artikel 700057 gewählt

Ansicht im Auftragsdokument:

Ansicht in der Bearbeitungsoption im Auftrag:

• die aktiven Freifelder werden im Bearbeitungsmodus angezeigt
• der Freifeldinhalt kann nach-bearbeitet werden

Hinweis: Die Freifelder werden nur in Dokumente ohne Schreibschutz nachgeladen.

Erweiterte Artikelsuche

In den Systemeinstellungen ist die erweiterte Artikelsich in Freifeld 1 und Freifeld 2 einstellbar.

Übersetzbare Freifelder

In einem Artikel gibt es einen Tab "Freifelder", in dem die Inhalte eines Freifelds für bestimmte Sprachen übersetzen werden können.

Als Default Einstellung sind hier die deutsch-sprachigen Freifelder angegeben. Mit einem Klick auf den rechten Button "Fehlende Spracheinträge nachladen" werden auch Einträge für die anderen Sprachen angelegt, die unter Administration → AppStore → Sprachen hinterlegt sind.

Diese übersetzten Freifeld-Inhalte lassen sich dann bei unterstützten Shop-Schnittstellen (z.B. Shopware) in den Shop übertragen.

Adressen Freifelder

Für Adressen können 20 Freifelder frei definiert und die beiden ersten Freifelder für die Adresssuche durchsuchbar eingestellt werden. Der Inhalt von Freifeld 1 wird in Klammern hinter der Adresse direkt angezeigt. Bezeichnung Adresse Freifelder

Freifelder können aktiviert und nach vorne in das erste Tab in Adressen gezogen werden.

• Bezeichnung → Name für das Freifeld vergeben
• Typ bestimmen → Typ des Freifelds festlegen (einzeilig, mehrzeilig, Datum, Checkbox, Selectfeld)
• Spalten → Festlegung, ob das Freifeld später in der Zeile 1 oder der Zeile 2 in der Artikelübersicht angezeigt wird
• Reihenfolge → Festlegung der Reihenfolge bei der Auflistung der Freifelder

Das Freifeld erscheint nun vorne in der Adresse im ersten Tab unter "Weitere Felder":

Erweiterte Adressuche

Freifeld 1 und Freifeld 2 in Adressen können durchsucht werden. Um diese Funktion zu aktivieren muss der Haken "Erweiterte Adresssuche" gesetzt werden: Menü: Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System

Das Freifeld kann direkt in der Adresse gefüllt werden:

Der Inhalt aus Freifeld 1 wird in der Adresssuche in Klammern hinter der Adresse eingeblendet:

Projekt Freifelder

Für Projekte können 10 Freifelder frei definiert werden.

Lizenz

Hier kann die Lizenz für den Zugang zum Updateserver hinterlegt werden.

• Lizenz → Angabe der Lizenz für den Updateserver
• Schlüssel → Angabe des Schlüssels für den Updateserver

APIs

Hier können die Informationen für die API's eingetragen werden.

• API aktiviert → ist die Api aktiviert, kann diese für Accounts verwendet werden
• App Name → frei wählbarer Name der App
• Init Key →
• Aktueller Key →
• Event URL →
• Import Warteschlange →
• Warteschlange Bezeichnung →
• UTF8-Clean → wichtig für Sonderzeichen
• Ohne HTML Umwandlung → HTML werden nicht umgewandelt
• Xentral Device API aktiviert →
• Security Key →

Module

Hier kann eingestellt werden, wenn der Einkauf nicht über xentral läuft, sondern über extern.

• Externer Einkauf → Angabe, dass der Einkauf nicht über xentral genutzt wird

Bereinigung

Um nicht länger benötigte Systemdateien aus xentral zu löschen, gibt es die Möglichkeit verschiedene Arten von Systemdateien der letzten Tage zu bereinigen. Da die Dateien der einzelnen Tabelle immer mehr werden, ist zu empfehlen, die Haken bei allen Tabellen zu setzten.

In der Auswahl sind die Daten anzuhaken, die gelöscht werden sollen. Über den Cronjob "Bereiniger" (Hintergrundprozess) werden die Daten danach bereinigt, falls dieser aktiv ist.

Belege Infoboxen

Mit den Einstellungen der Belege Infoboxen kann pro Belegart und optional pro Projekt eingestellt werden, welche Informationen in der Belege Infobox angezeigt werden sollen. Hierfür stehen ausgewählte Inhalte pro Belegart zur Auswahl.

Features

• Pro Belegart Infobox Inhalt festlegen
• Unterschiedliche Inhalte pro Beleg-Projekt möglich
• Ausrichtung links- oder rechtsbündig wählen
• Format: normal, fett, kursiv, fett-kursiv
• Übersetzung der Infobox Texte

Infobox einstellen

Es gilt folgende Reihenfolge bei der Auswahl der Variablen zu beachten:

1. Dokument → Belegart auswählen → Mögliche Variablen ändern sich
2. Inhalt → Gewünschter Inhalt anklicken
3. Pfeil → Übernehmen des gewünschten Inhalts
4. Aktiv → Nur aktive Regeln werden angewandt
5. Speichern → Übernimmt die Einstellungen

Hinweis: Die möglichen Variablen pro Belegart werden kontinuierlich erweitert. Ein manuelles Einfügen eines nicht aufgeführten Inhalts funktioniert nicht.

Auf dem entsprechendem Beleg erscheinen die eingestellten Informationen:

Weitere Einstellungen

Projekt: Pro Projekt können unterschiedliche Inhalte angegeben werden. Sollen die Inhalte für die Belegart über alle Projekte gelten, kann das Projekt-Feld leer gelassen werden.

Ausrichtung: Die Ausrichtung des Inhalts der beiden Spalten (Betreff links und Inhalt rechts) kann bestimmt werden. L = Linksbündig | C = Zentriert | R = Rechtsbündig

Format: Das Text-Format des Inhalts mit der Auswahl: normal, fett, fett-kursiv

Übersetzung

Die Betreffs der Infobox können ebenfalls mit einem Klick auf das Weltkugel Icon auf dem Beleg übersetzt werden.

Nachdem die Sprache ausgewählt wurde, kann wie oben beschrieben die Variablen ausgewählt werden. Anschließend können manuell die Betreff-Inhalte der Sprache angepasst werden. Die Variablen-Namen bleiben so bestehen.

Auf dem Beleg in der eingestellten Sprache ist die Übersetzung erkenntlich: