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Zahlungseingang - Import von Kontoauszügen

Heute bieten Banken ihren Kunden die Möglichkeit, alle Kontobewegungen jederzeit über ein Webportal als CSV-Datei zu exportieren. Diese CSV Dateien können in xentral importiert werden, um Zahlungsein- und abgänge im System zu registrieren, und mit den entsprechenden Vorgängen zu verknüpfen. Die meisten Banken bieten zudem die Möglichkeiten eines automatisierten oder automatischen Live Imports via der PSD2-API.

Achtung: Der Live Import ist leider nicht für die Banken verfügbar, die selbst noch keine PSD2-API freigeschaltet haben. Dazu gehören u.a. die HypoVereinsbank, die Commerzbank sowie ihre Tochter, die ComDirect Bank (Stand: März 2020).

Um die Kontobewegungen importieren zu können, muss in xentral für jedes der Konten ein Geschäftskonto definiert werden.

Übersicht Zahlungseingang

Import der Kontoauszugs-Dateien

Die aktuellen Kontoauszüge der Geschäftskonten kannst du importieren, um Zahlungseingänge mit offenen Aufträgen zu verknüpfen und damit für den Buchhaltungsexport vor zu kontieren.

Wähle dazu das Stift Icon in der Menü-Spalte in der Übersicht (Buchhaltung → Zahlungseingang) an:

Hinweis: Wenn du den Live-Import im jeweiligen Geschäftskonto aktiviert hast, geht das über den Button Live-Import. CSV-Dateien kannst du über Durchsuchen und Importieren einspielen.  

Wenn du das Stift Icon ausgewählt hast, gelangst du in diese Maske: 

• Einnahmen sind grau markiert
• Ausgaben sind rot markiert
• Gefundene Aufträge/Rechnungen sind grün markiert

xentral erkennt beim Kontoimport automatisch, ob eine Buchung zu einem früheren Zeitpunkt bereits importiert wurde. In diesem Fall wird die Buchung nicht erneut importiert.

Mit dem Button "Alle automatisch erkannten Buchungen fertigstellen" werden alle erkannten Buchungen sofort auf einmal verbucht, unabhängig davon, ob diese sich auf anderen Seiten befinden.

Verknüpfen der Zahlungen (Auftrag, Rechnung, Gutschrift, Verbindlichkeit)

Wenn der Betreff einer Überweisung Hinweise auf eine(n) Rechnung/Auftrag enthält und der Überweisungsbetrag mit dem Auftragswert übereinstimmt, schlägt xentral die passende Verknüpfung automatisch vor (grüne hinterlegte Zeilen im Screenshot). Dabei werden Zahlungen bei Vorkasse-Bezahlarten (z.B. PayPal, Kreditkarte, Vorkasse) mit Aufträgen und bei anderen Bezahlarten mit Rechnungen verknüpft (z.B. Zahlung auf Rechnung, Barzahlung, Nachnahme).

Das Matchen von Rechnungen im Zahlungseingang erfolgt anhand von Kriterien wie der Rechnungsnummer, Internetnummer, Transaktionsnummer oder auch dem Betrag. 

Nicht automatisch erkannte Zahlungseingänge bleiben grau hinterlegt, und können manuell mit den passenden Aufträgen/Rechnungen/Gutschriften verknüpft werden. Zahlungsabgänge werden in der Import-Ansicht (Screenshot) rot hinterlegt.

In der Übersicht der Zahlungseingänge gibt es eine direkte PDF-Vorschau für die Belege, die verknüpft werden können (Verbindlichkeiten, Rechnungen, Gutschriften und Aufträge).

Um welche Art der Buchung es sich handelt, ist an der Farbe der Zeile erkenntlich:

• Grün = Zahlungseingang, der erfolgreich auf eine Rechnung oder einen Auftrag verknüpft werden konnte
• Grau = Nicht erkannte Einnahme bzw. positive Buchung
• Rot = Ausgabe bzw. negative Buchung, die nicht zugeordnet werden konnte
• Lila = Negative Buchung, die einer Verbindlichkeit zugeordnet werden konnte
• Orange = Erkannte Buchung auf stornierten Auftrag/Rechnung; auf Auftrag/Rechnung mit bereits verknüpfter Zahlung oder einer Rechnung/POS-Rechnung, die durchs System automatisch als bezahlt markiert wurde (aber ohne direkt darauf gebuchten Zahlungseingang).

Klärfall

Ein schnelles Erstellen von Klärfällen ist direkt in der Übersicht Zahlungseingang möglich. Über das !-Icon erscheint das Dialogfenster, um die Buchung als Klärfall zu markieren und einen Grund zu hinterlegen.

Nach Klärfällen kann im Reiter Kontoauszüge gefiltert werden. Diese Markierung kann zum Beispiel der Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter, der den Zahlungseingang bearbeitet und der Buchhaltung dienen.

Info: Der Grund des Klärfalls wird im Buchhaltungsexport für das Datev Format nicht mit exportiert. Allerdings kann die Liste aller Klärfälle über einen Datumsbereich im Tab "Alle Kontoauszüge" gezogen werden.

Verbindlichkeiten verknüpfen

Es ist möglich, auch Verbindlichkeiten im Zahlungseingang zu verknüpfen. Dabei wird der Status der Verbindlichkeit auf "bezahlt" gesetzt. Sollte der Zahlungsimport rückgängig gemacht werden, wird der Status der Verbindlichkeit nicht zurückgesetzt. Dieser bleibt auf "bezahlt". Damit sollen mehrfache Auszahlungen verhindert werden.

Hinweis: Im Autocomplete Feld werden alle Verbindlichkeiten angezeigt, die nicht direkt über den Zahlungseingang auf bezahlt gesetzt wurden. Manuell auf bezahlt gesetzte Verbindlichkeiten werden immer noch angezeigt.

Skonto auf Verbindlichkeiten

Wird ein Skonto auf der Verbindlichkeit automatisch im Zahlungseingang erkannt, analog zum Zahlungseingang auf eine Kundenrechnung mit Skonto.

Hinweis: Wenn die Rechnungssumme abzüglich Skonto beglichen wurde, kannst du die Rechnung als bezahlt markieren, indem du in der Rechnung unter Details → Rechnung in der Oberfläche "Mahnwesen" einen Betrag als Skonto im Feld "Skonto gegeben" eintragen. Weitere Informationen dazu findest du hier.

Eine Zahlung auf mehrere Aufträge buchen

Zahlungen können auch auf mehrere Aufträge gebucht werden:

• Aktion: "Auftragsguthaben" auswählen (analog für Rechnung oder Gutschrift)
• Feld: "Auftrag" → Hier werden die Auftragsnummern mit Komma getrennt eingegeben (keine Leerzeichen verwenden!)

Ist die Summe des Zahlungsbetrags kleiner als der Wert beider Aufträge, wird auf die zuletzt gebuchte Auftragsnummer der vorhandene "Restbetrag" gebucht. Dieser Auftrag wird nicht als bezahlt markiert, da zu wenig Geld verknüpft ist.

Hinweis: Skonto wird beim Verknüpfen mehrerer Aufträge nicht verarbeitet.

Rücklastschriften auf eine Rechnung verbuchen

Rücklastschriften können erneut auf eine Rechnung verbucht werden. Die Rechnung wird dann wieder auf "offen" umgestellt und der Lastschriftbetrag wird inkl. der Gebühr angezeigt:

Die Rechnung wird ganz normal im Mahnwesen angezeigt. Sobald der Kunde überwiesen hat, kann die neue Zahlung wieder auf die Rechnung gebucht werden. Die Restsumme (Gebühr) kann entweder als Skonto gegeben werden oder der Kunde überweist diese nach.

Beispiel mit zwei Rechnungen Wenn es zwei Rechnungen gibt, die per Rücklastschrift eingebucht werden müssen, kann die Zuordnung folgendermaßen vorgenommen werden: Damit die Position aufgesplittet wird, ist über den Stift zu gehen und dort den "SOLL" Betrag auf einen Rechnungswert inkl. der Rücklastgebühr zu reduzieren.

Im Beispiel unten geht die Rechnung über 119 Euro und die Rücklast beträgt 125 Euro.

Nach den Eintragungen wird gespeichert, dadurch wird die Buchung aufgesplittet und die Positionen können jeweils auf die Rechnung gebucht werden.

Im Mahnwesen sieht es dann so aus:

Zahlungsein- und ausgänge splitten

Kontoauszugsbuchungen können auch gesplittet werden, wenn z.B. zwei Rechnungen in einer Summe bezahlt wurden oder eine Überzahlung stattgefunden hat.

Beispiel:

• Rechnungsbetrag: 8,12
• Gutschrift: 3,70
• Kunde bezahlt: 4,42 (RE-GS)

Im Zahlungseingang ist bei einer solchen Buchung auf das Aufsplitten-Icon zu klicken.

Danach kann nach der Belegnummer (RE) gesucht und über den Pfeil die Angaben des Belegs übernommen werden.

Mit einem Klick auf den "Speichern" Button unten, wird die Buchung abgeschlossen und erscheint als neue Zeile. Die ursprüngliche Zeile wird türkis markiert und besteht aus dem restlichen Betrag. Diese Zeile kann jetzt mit der Gutschrift verknüpft und auf "Buchungen fertigstellen" geklickt werden:

Analog können auch für Zahlungsausgänge bzw. Verbindlichkeiten gesplittet werden.

Das Stiftsymbol rechts neben einer Buchung ist auszuwählen und im Dialogfenster die fehlenden Daten einzutragen.

Teilzahlungen verknüpfen

Sollten Sie Teilbezahlungen auf eine Rechnung bekommen, können Sie wie oben beschrieben vorgehen und ebenfalls auf das Edit-Icon in der Zahlungszeile klicken. Nach dem Übernehmen der Rechnungsdaten, müssen Sie aber nochmal den Betrag händisch an die Teilsumme anpassen:

Beispiel: Gesamtbetrag: 185,05 Euro Teilzahlung: 100 Euro + 85,05 Euro

Die Restzahlung wird dann genauso verbucht, nur dass xentral hier bereits die Differenz beim Zuweisen erkennt und diese so verbucht werden kann:

Verknüpfen der Kosten

Ausgaben und Einnahmen, die nicht Kundenkonten (Aufträge, Rechnungen, Gutschriften) betreffen, können direkt auf Konten des hinterlegten Kontenrahmens gebucht werden.

Erstellen von Verbindlichkeiten

Zudem möglich, Verbindlichkeiten direkt aus Zahlungseingängen heraus zu erstellen und zu verknüpfen.

Im Dialogfenster kann die Verbindlichkeit angelegt werden. Stimmen der Betrag der Verbindlichkeit und der des Zahlungseingangs überein, wird der Status automatisch umgestellt.

Übersicht über alle Kontoauszüge

Es erscheint ein neues Tab um alle Kontoauszüge über alle Geschäftskonten hinweg zu sehen. Natürlich werden hier immer noch die Projektzuordnungen des Mitarbeiters beachtet, damit man nicht zu viel sieht.

In dieser Oberfläche bestehen die gleichen Filter-Möglichkeiten, wie in den Buchungsübersichten der einzelnen Konten.

Auflösen von Verknüpfungen

Verknüpfungen von Dokument und Kontoauszugsbuchung können wieder aufgelöst werden. Zu beachten ist, dass hierbei keine neue Buchung (für die Buchhaltung) erzeugt wird. Die ursprüngliche Buchung wird gelöscht und die neue Buchung erzeugt. Datum der Buchung ist weiterhin das Datum der Bankbuchung.

Buchhaltung → Zahlungseingang →

• Verknüpfte Kontobuchungen erhalten den Status "abgeschlossen"
• Noch nicht verknüpfte Kontobuchungen den Status "prüfen"
• Als "Importfehler" verbuchte Kontobuchungen werden durchgestrichen dargestellt

Abgeschlossene Verknüpfungen können mit der Aktion aufgelöst werden:

Diese Buchung wird geöffnet und ist bei den Kontoauszügen nun wieder erneut zu verbuchen.

Markieren als Importfehler oder Abgeschlossen

Es ist möglich, mit einem Klick auf das Edit Icon noch zusätzliche Eigenschaften festzulegen.

• Importfehler → Markiert diese Buchung als Importfehler und verhindert somit, dass diese Buchung im FiBu Export erscheint.
• Abgeschlossen → Markiert diese Buchung als abgeschlossen und verhindert, dass diese Buchung wieder im Zahlungseingang aufgeführt wird.

Digitale Suche in Buchungen

Das Suchfeld ermöglicht eine Suche nach Inhalten in Kontoauszugsbuchungen. Z.B. die Umsatzsteuerabbuchungen des Finanzamtes im letzten Jahr für das Steuerbüro. Hier kann blitzschnell nach Namen, Behörden oder anderen Texten gesucht werden. Das Suchergebnis kann als Liste per Knopfdruck exportiert werden.

Manuelle Bearbeitung der Verknüpfungen (Expertenmodus)

Buchhaltung → Zahlungseingang → Die Verknüpfung eines Zahlbetrages auf einen Auftrag oder eine Rechnung kann auch manuell bearbeitet bzw. abgeändert werden (z.B. Änderung der Aufteilung eines Betrages auf mehrere Rechnungen). Die Verknüpfung eines Kontoauszuges auf eine oder mehrere Rechnungen ist direkt bei den Kontoauszügen ersichtlich. Hierzu die Zahlung vorne mit dem blauen Pfeilchen aufzuklappen:

Um diese Buchungen zu ändern ist auf editieren zu klicken .

Nun erscheint die Ansicht dieser einzelnen Bankbuchung. Unten ist die Verknüpfung auf eine oder mehrere Rechnungen zu sehen, diese können bearbeitet werden.

Es kann auf die einzelne Buchung geklickt und der Betrag bearbeitet werden, indem ein neuer Betrag eingegeben (z.B 10 EUR werden mit Trennzeichen "Punkt" eingegeben: 10.00) und auf "ok" geklickt wird.

In diesem Expertenmodus ist zu berücksichtigen, dass die geänderten Beträge zusammenaddiert die Summe der Kontobuchung ergeben. Die Änderung sieht dann z.B. folgendermaßen aus:

Die Buchung für eine einzelne Rechnung ist im Protokoll des Dokumentes zu sehen:

Summen und Salden

Das Tab Summen und Salden zeigt eine Übersicht über die Haben, Soll und Saldo der einzelnen Konten innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Der Zeitraum kann über den Filter mit "Datum von:" und "Datum bis:" definiert werden.

Die Haben Beträge errechnen sich aus allen positiven Werten der Kontoauszüge und die Soll Beträge aus den Ausgaben. Das Saldo ist jeweils die Differenz von Haben und Soll. Das Startsaldo bezieht sich immer auf das Saldo am Tag zum Start des ausgewählten Zeitraums. Zusätzlich werden jeweils die Kontonummer & Bezeichnung sowie die Anzahl an Buchungen angezeigt. In der untersten Zeile finden sich die Gesamtsummen aller Konto für den ausgewählten Zeitraum. 

Löschen eines Kontoimports

Ein Datenimport einer Kontoauszugsdatei kann auch wieder Rückgängig gemacht werden. Es kann immer nur der letzte Import rückgängig gemacht werden. Dabei werden Verknüpfungen wieder gelöst - mit Ausnahme von Verbindlichkeiten.

Live-Import des Kassenbuchs

Es ist möglich über den Zahlungseingang einen Live-Import durchzuführen. Dazu ist im Zahlungseingang das Kassenbuch auszuwählen und danach auf den "Live-Import" Button zu klicken:

Kontenblatt

Im Bereich "Kontenblatt" können Kontoauszüge nach den Konten aus dem Kontenrahmen gefiltert durchsucht werden.

Im Kontenblatt werden:

1.) die Konten aus dem Modul Kontenrahmen (Administration → Einstellungen → Kontenrahmen) durchsucht

2.) die Gegenkonten aus den Kontoauszügen herausgesucht und dort geprüft, ob das Gegenkonto einer Kunden- oder Lieferantennummer entspricht

3.) die Geschäftskonten durchsucht, die DATEV-Konten sind (also wenn im Geschäftskonto das Feld "DATEV" anders gefüllt ist als mit 0)

Einfache manuelle Erfassung des Zahlungseingangs (Beta) 

Zusätzlich bietet dir xentral die Möglichkeit, Zahlungseingänge manuell zu erfassen. Diese Option kannst du nutzen, wenn dir Konten vorliegen, die keinen Online-Zugriff haben und auch keinen erhalten werden.

Um die richtige Erfassung sicherzustellen, gib bei "Konto" das gewünschte Bankkonto an. Dieses ist zwar nur ein Bilanzkonto, das ist hier aber irrelevant. Das Konto ist Teil des Sachkontenrahmens und beide Konten sind im Kontenrahmen enthalten.
Du entscheidest dann, ob

• auf Debitor/ Kreditor/ Sachkonto oder
• Bilanz oder GuV
  gebucht wird.

Hinweis: "Gegenkonto" ist kein Pflichtfeld! Wenn du ohne Gegenkonto buchst, erfolgt das Mapping im Zahlungseingang.

Hinweis: Diese Option befindet sich noch in der Beta-Phase. 

Verbuchung von Gebühren über regelmäßige Verbindlichkeiten

Für Gebühren o.ä. gibt es auch einen Workaround, um diese fest dem korrekten Konto zuzuordnen und eine automatische Buchung zu initiieren.

Dazu legst du eine regelmäßige Verbindlichkeit an (Administration → Einstellungen → Buchhaltung → Verbindlichkeiten → Regelmäßige Verbindlichkeiten → *+ Neuen Eintrag anlegen*).

Wichtig ist es, dass du als Art "Kontenrahmen" auswählst. Bei konstanten Beträgen für Haben und Soll kannst du hier auch einen Wert eingeben.