Inhaltsverzeichnis

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Der Stammdaten Import ermöglicht es, Datenbestände aus anderen Systemen in die Datenbank von xentral einzufügen. Dazu müssen die Daten aus den fremden Systemen als CSV-Dateien (Textdateien, die sämtliche Informationen als kommaseparierte Listen enthalten) exportiert werden. Weitere Informationen stehen im Handbuch der entsprechenden Systeme zur Verfügung.

In den folgenden Videos werden Artikel samt Einkaufs- und Verkaufspreise importiert und im Nachgang die Stückliste geladen.

https://www.youtube.com/watch?v=UYNHwBJVEuw

https://www.youtube.com/watch?v=vrMFc-354lw

https://www.youtube.com/watch?v=JHxrLqPHARM

Funktionsumfang des Stammdaten Imports/Features

Es können folgende Datensätze hinzugefügt oder aktualisiert werden:

• Adressen: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Ansprechpartner
• Artikel: Einzelartikel und Stücklisten
• Erfasste Arbeitszeiten
• Wiedervorlagen auf Kunden
• Kundenotizen

Importieren von Stammdaten

Der Import von Stammdaten wird in xentral grundsätzlich über Import-Vorlagen erledigt. Diese Vorlagen können jederzeit wieder verwendet werden, sofern ein weiterer Import von Daten mit der gleichen Struktur notwendig wird. Über Meine Apps → Import/Export Zentrale → Stammdaten Import können die Angaben vorgenommen werden:

In einer neu erstellten Import-Vorlage sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

• Bezeichnung → Beliebiger Name für die Import-Vorlage
• Ziel → Auswahl der Art des Datenuploads (werden eingespielt: Adresse, Artikel, Einkaufspreise, Zeiterfassung, Wiedervorlagen, Notizen)
• CSV-Daten ab Zeile → Zeilennummer in der CSV-Datei, in der die Auflistung der eigentlichen Daten beginnt
• CSV Trennzeichen → In der CSV-Datei verwendetes Trennzeichen, mit dem Daten von einander getrennt sind
• CSV Maskierung → In der CSV-Datei verwendetes Maskierungszeichen (optional)
• Auswahl Charset → Codierung für die CSV-Datei. Bei CSVs aus Excel heraus auch ISO-8859-1 probieren
• Charset → Falls eine andere Codierung als im Charset Dropdown benutzt wird, kann diese hier eingetragen werden, andernfalls leer lassen
• CSV-Felder → Hier sind die Spaltennummern in der CSV und die Importvariablen einzutragen. Format = SpaltenNrCSV:XentralVariable;
• Interne Bemerkung → Hier kann für die firmeninterne Kommunikation eine interne Bemerkung eingetragen werden

Danach ist die Import-Vorlage mit dem '"Speichern"-Button am Ende der Seite zu speichern.

Hinweis: Ein sorgfältiger Umgang bei der Zuordnung der Datenfelder ist sehr wichtig, da sonst der Datenbestand durcheinander gerät. Idealerweise wird ein Backup vom Import erstellt. Eine Anleitung gibt es hier: Backup erstellen

Um die Daten in einer CSV-Datei zu importieren, ist der Reiter "Import starten: CSV Datei heraufladen" anzuklicken. Mit dem "Durchsuchen..."-Button ist die CSV-Datei auszuwählen. Danach ist auf den "CSV jetzt heraufladen"-Button zu klicken.

Hinweis: Falls Schwierigkeiten bei der Darstellungsform auftreten, ist zu überprüfen, welches Trennzeichen die vorliegende CSV-Datei. Liegen kommagetrennte Werte, ist dies auch in Details bei den CSV-Trennzeichen auszuwählen.

Hinweise für die CSV Datei:

• Die Daten werden beim Import nicht bereinigt. Daher ist vorher sicherzustellen, dass sich keine doppelten Daten in der CSV Datei befinden
• Für die CSV Datei empfiehlt sich als Feldtrenner ein Strichpunkt ( ; ) und als Texttrenner ein Anführungszeichen ( " ) zu verwenden

Sobald die Datei vollständig übertragen wurde, erscheint eine Auflistung der enthaltenen Daten, die überprüfbar ist. Wichtig ist, dass in der Spalte "Aktion" entweder "Neu" oder "Update" steht, da sonst ein Fehler in der Importvorlage vorliegt. Es ist auf den "Importieren"-Button zu klicken, um den Import der Daten anzustoßen und zu warten, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Wenn der Vorgang erfolgreich war, erscheinen die importierten Daten nun in xentral. Die zuletzt vergebene Artikelnummer bzw. Adressnummer muss jetzt noch in die Nummernkreise eingetragen werden. Das verhindert, dass beim Inkrementieren um 1 eine bereits vergebene Nummer doppelt erstellt wird.

Weiterführende Informationen: Nummernkreise

Prozessstarter

Um auch große Dateien ohne Server-Timeout importieren zu können, wird nach dem Klick auf "Importieren" die Datei im Hintergrund bearbeitet und die Meldung "Import an Prozessstarter übergeben" erscheint.

Der Import findet somit erst statt, wenn der Prozessstarter neu angelaufen ist.

Unter "Administration → Einstellungen → Prozessstarter → Suche nach Importvorlage" kann das Intervall und der letzte Ausführungszeitpunkt überprüft werden:

xentral Praxistipps Import

Tipps im Umgang mit Excel und CSV-Dateien

Es ist wichtig, die richtigen Einstellungen beim Exportieren, Bearbeiten und Speichern der CSV Datei zu beachten. Sonst kommt es zu Formatsfehlern, wie z.B. "?" in den Werten statt Umlauten.

Vor dem Bearbeiten der Datei:

• Wenn die Daten aus dem Alt-System exportiert werden → Hier ist bereits die Kodierungs-Option → UTF-8 und als Trennzeichen eine Semikolon (;) auszuwählen
• Excel will oft Spalteninhalte "interpretieren" und ändert dafür das Format der Werte. Dies ist ein Grund, warum xentral für Importe Open Office verwendet
• Beim Öffnen der Datei in Open Office ist sicherzustellen, dass der Zeichensatz auf "Unicode (UTF-8)" steht
• Im selben Fenster ist auf das 1. Rechteck der Tabelle (siehe Screenshot unten) zu klicken, damit alles markiert wird. Danach ist im Dropdown "Text" auszuwählen, um keine Formatsveränderung zu bewirken

Beim Speichern der CSV Datei:

Nachdem die Änderungen vorgenommen und als CSV Datei gespeichert wurden, ist im Popup unten die Option "Filtereinstellungen bearbeiten" zu wählen. Danach ist im nächsten Popup das Format beizubehalten und auf folgende Werte zu achten:

Excel Datei in eine CSV speichern:

Im Dropdown "Auswahl Charset" muss hier ISO-8859-1 ausgwählt werden. Falls die Umlaute immer noch nicht funktionieren, ist für UTF-8 unten ein Workaround beschrieben: Manchmal werden Excel-Dateien von der Struktur nur richtig in Excel angezeigt (in Open Office z.B. mit Zeilenumbrüchen). Will man aber direkt aus Excel diese Datei als CSV speichern, gibt es ohne einen Workaround oft Probleme mit den Umlauten.

Für den Workaround wird benötigt:

• Excel

• Open Office

• Einen guter Texteditor (z.B. Notepad++)

• Datei in Excel als Format "UTF-16 Unicode-Text (.txt)" Datei speichern

• Die Textdatei im Texteditor öffnen und dort als CSV Datei speichern (einfach .csv am Dateinamen anhängen)

• Die neue CSV Datei mit Open Office öffnen und folgenden Einstellungen tätigen:

• Die CSV in Open Office neu abspeichern
• Filtereinstellungen bearbeiten → Für die Bearbeitung ist der Haken zu setzen

Nun sollte die CSV Datei für den Import mit dem richtigen Format geeignet sein.

Adressen Import

Adressen sollten immer vor den Artikeldaten importiert werden. Im Idealfall sind verschiedene CSV Dateien für Kunden und Lieferanten vorhanden. Mitarbeiter werden meist per Hand eingepflegt, könnten jedoch auf die gleiche Weise importiert werden.

Kunden

Um Kunden in der CSV-Datei korrekt anzulegen, sind nachstehende Informationen zu beachten.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: name und kundennummer
• Pro Kunde nur eine Zeile
• Jede Kundennummer ist nur einmal vorhanden
• Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:kundennummer; 2:name; 3:typ; 4:strasse; 5:plz; 6:ort; 7:telefon; 8:telefax; 9:ustid; 10:land;

Beispielinhalt für die CSV Datei: kundennummernametypstrasseplzorttelefontelefaxustidland10000Anton AnsbergerHerrUntere Talstraße13112345Augsburg01234567012312321291239123DE10001Bert BertramHerrObere Talstraße 111231Bern0325651510135154156465456CH10002Chrstine ChramerFrauHauptstraße 113331Chemnitz0123123123012030123123123123DE10003Dieter DeiningerHerrSeitenstraße 321313Düsseldorf012323219123123123123123123DE10004Edgar EhingerHerrHolzbachstraße 512222Erfurt012355551232222201235532535DE10005Frederike FederlingFrauFischstraße 102321Frankfurt01232130123123121232121DE

Hinweis: Es ist möglich, die Kundennummer automatisch von xentral aus den hinterlegten Nummernkreisen vergeben zu lassen. In der CSV Datei ist in der Spalte für die Kundennummer als Inhalt für jeden Kunden das Wort "NEU" (ohne Anführungszeichen) zu schreiben.

Lieferanten

Analog zu Kunden, nur statt der Variable 'kundennummer' die Variable 'lieferantennummer' verwenden.

Rolle vergeben beim Import

Soll die Kundennummer oder die Lieferantennummer mit der Rolle bei der Neuanlage von Adressen vergeben werden, werden folgende Informationen in der Importdatei mindestens benötigt:

CSV-Datei, die für das Importbeispiel angelegt wurde:

Die Importvorschau sieht dann folgendermassen aus:

Die Rolle wird in der Adresse folgendermassen vergeben:

Hinweis: Für die Vergabe einer neuen Kundennummer aus dem Nummernkreis des Projektes wird das betreffende Projekt und "neu" als Kundennummer angegeben.

Ansprechpartner

Es gibt auch die Möglichkeit Ansprechpartner am Stück zu importieren. Hier werden die Ansprechpartner einem Kunden zugeordnet und in einer eigenen Zeile in der CSV-Datei dargestellt (siehe CSV-Beispielinhalt weiter unten).

Hinweis: Dieser Import ist nur zum einmaligen Importieren der Ansprechpartner gedacht. Ein "Updaten" einzelner Ansprechpartner ist nicht vorgesehen und muss manuell über Stammdaten → Adresse → Edit → Ansprechpartner geschehen.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: name und kundennummer
• Pro Kunde nur eine Zeile
• Ansprechpartner müssen in der CSV Datei in der Spalte "Kundennummer" mit "ANSPRECHPARTNER:Kundennummer" gekennzeichnet werden, wobei die Kundennummer die in xentral hinterlegte Nummer für den Kunden ist
• Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Land, Sprache, etc.)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:kundennummer; 2:name; 3:typ; 4:email; 5:telefon; 6:telefax; 7:mobil; 8:strasse; 9:plz; 10:ort; 11:abteilung; 12:anschreiben;

Hinweis: Es ist zu beachten, dass die Ansprechpartner in der Spalte "Kundennummer" mit dem Inhalt "ANSPRECHPARTNER:Kundenummer" gekennzeichnet werden müssen

Beispielinhalt für die CSV Datei: Hier werden 2 Kunden mit jeweils 2 Ansprechpartnern nach xentral importiert.

KundennummerNameTyp(herr, frau, firma)E-MailTelefonTelefaxMobilStraße11223456

Max Muster GmbH

firma

muster@email.de

0123123

0123123123

0123123123

ANSPRECHPARTNER:11223456

Alex Adler

herr

alexadler@email.de

012345677

07123123213

017612312231

ANSPRECHPARTNER:11223456

Berthold Bracht

herr

bertholdbracht@email.de

012345677

07123123213

017612312231

33445677

Schrauben GmbH

firma

schraube@email.de

912312321

12301231

123000123

ANSPRECHPARTNER:33445677

Doris Dagobert

fraur

dorisdagobert@email.de

012345677

07123123213

017612312231

ANSPRECHPARTNER:33445677

Emil Entlin

herr

emilentlin@email.de

012345677

07123123213

017612312231

Danach kann der Ansprechpartner unter der Adresse im Reiter "Ansprechpartner" eingesehen werden:

Gruppen

Adressen können auch Gruppen über den Import zugeordnet werden.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: kundennummer oder lieferantennummer und gruppe1 - falls Adresse neu erstellt wird, wird zudem name und typ benötigt
• Alle Gruppen müssen vor dem Import schon in xentral unter Administration → Einstellungen → Gruppen angelegt sein

Beispiel für eine Importvorlage bei Adressupdate:

1:kundennummer; 2:gruppe1; 3:gruppe2;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 10001;Geschäftskunde;Elektronikbranche; 10002;Endkunde;Elektronikbranche; 10003;Geschäftskunde;Kommunikationsbranche;

Hinweise:

• Es können bis zu 5 Gruppen pro Adresse übergeben werden: Variablen => gruppe1, gruppe2, gruppe3, gruppe4, gruppe5
• In der CSV Datei wird entweder der Gruppenname oder die Gruppenkennziffer erwartet
• Falls keine Rolle (Kunde, Mitarbeiter, Lieferant) angelegt werden soll: Variable kundennummer verwenden aber die Spalte dafür in der CSV Datei leer lassen

Lead Adressen

Adressen können auch als Lead über den Import angelegt werden.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: lead, name und typ

Beispiel für eine Importvorlage: 1:name; 2:lead; 3:ort;

Beispielinhalt für die CSV Datei: Anton Adler;1;Augsburg; Berta Bussard;1;Berlin; Catrin Cathlin;1;Cottbus;

Vertrieb

Zuordnung der Kunden zu einem Vertriebsmitarbeiter

Um allen Kunden aus einem Projekt X eine Vertriebsadresse bzw. einen Vertriebsmitarbeiter Y zuzuordnen, ist es ausreichend, eine CSV Datei im Stammdatenimport hochzuladen mit folgenden Spalten:

• Kundennummer
• AdressID der Vertriebsadresse

Die Adressen können im ersten Schritt exportiert werden. Der Export der Liste aller Kundennummern eines Projektes ist hier erklärt https://xentral.com/helpdesk/kurzanleitung-export-von-stammdaten#kundennummer-und-projekt.

Im Anschluss wird diese Datei bearbeitet und wieder in einem Importformat hochgeladen. Relevant für den Import sind Spalte 1 und Spalte 3 (Spalte 2 kann ausgelassen werden, sofern die Kundennummer im System eindeutig vorliegt, ansonsten ist die SystemID die eindeutige Adress ID): kundennummersystemidvertrieb10000381000148100025810003781000498

Die Importvorlage sieht passend zu Spalte 1 und 3 folgendermassen aus:

Der Upload der CSV Datei erfolgt über den Tab " Import starten: CSV Datei hochladen".

Import: Der Upload zeigt die gefundenen Daten an. Hier werden bei großen Datenmengen nur die ersten Seiten als Vorschau angezeigt. Über den Button "Import" wird die Änderung in die Adressdaten geladen. Im Beispiel sind die erfolgreichen Daten (GRÜN) markiert und die leeren Datensätze (ROT) sollten in der Datei vollständig entfernt sein. Diese sind in der CSV Datei durch unvollständige Löschung und Bearbeitung der Datei entstanden. Die Datei ist ggf. nochmal nachzuarbeiten, korrekt zu speichern und neu hochzuladen.

Hinweis: Für Importe, die eine Änderung des Adresstammes, relevanter Daten und großer Datenmengen nach sich ziehen, sollte der Import von Daten zuvor mit einer kleinen Datensatzmenge getätigt und genau kontrolliert werden.

Ergebnis: Adresse Vertrieb: Die Vertriebsadresse ist bei den ausgewählten Kunden im Adresstamm hinterlegt:

Versandart

Allen Kunden ist eine Versandart Y zuzuordnen: Hinweis: Die Versandart muss nicht zwangsläufig der Kundenadresse zugewiesen werden. Die Standardversandart kann auch in den Systemeinstellungen (Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → Steuer/Währung) hinterlegt werden. Nur für abweichende Fälle wird dann die andere Versandart in der Kundenadresse direkt eingefügt.

Bei der Versandart die Typbezeichnung unter "Administration → Einstellungen → Versandarten" verwenden:

Beispieltabelle für die Versandart: kundennummerversandart10000express_dpd10001express_dpd10002express_dpd10003express_dpd10004express_dpd

Vor dem Import einer neuen Versandart in alle Kunden ist Folgendes zu prüfen: Wenn die Versandart A in allen Kunden gespeichert ist und diese firmenweit auf Versandart B geändert werden soll, kann direkt in der Versandart das "Modul" von Versandart A auf Versandart B umgestellt werden. Dies sollte jedoch nur vorgenommen werden, wenn Versandart A wirklich komplett eliminiert werden soll. In diesem Fall eines Modul-Wechsels wird die Versandart ID in der Adresse, im Projekt und in allen Einstellungen für die Logistik beibehalten und wechselt auf die neue Versandart B.

Die wichtigsten Importvariablen für Adressen

Nachstehend sind die wichtigsten Importvariablen für Adressen zu sehen:

Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkungNamenameMax MustermannAdressen / Details / AdressdatenPflichtfeld - Kann auch für Firma genommen werdenAnredetypHerrAdressen / Details / AdressdatenErwartet: Herr, Frau, Firma, Mr, Mrs, CompanyKundennummerkundennummer100001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Kunden) - Nicht doppelt vergebenLieferantennummerlieferantennummer200001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Lieferanten) - Nicht doppelt vergebenMitarbeiternummermitarbeiternummer30001Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+)Pflichtfeld (bei Mitarbeiter) - Nicht doppelt vergebenAnsprechpartneransprechpartnerHildegard MüllerAdressen / Details / Adressdaten AdresszusatzadresszusatzApartmentAdressen / Details / Adressdaten StraßestrasseUntere Talstr. 13Adressen / Details / Adressdaten OrtortAugsburgAdressen / Details / Adressdaten PLZplz86159Adressen / Details / Adressdaten LandlandDEAdressen / Details / AdressdatenWichtig: Nur ISO Code (DE, AT, NL, etc.)Telefontelefon0123456789Adressen / Details / Adressdaten Telefaxtelefax0987654321Adressen / Details / Adressdaten AnschreibenanschreibenSehr geehrter Herr MustermannAdressen / Details / Adressdaten E-Mailemailmax-mustermann@email.deAdressen / Details / Adressdaten Mobilmobil0170123456Adressen / Details / Adressdaten Internetseiteinternetseitehttp://example.comAdressen / Details / Adressdaten Ust-Idustid12354567Adressen / Details / Zahlungskonditionen/Besteuerung (16.3+) Sprache für BelegesprachedeutschAdressen / Details / AdressdatenMöglich in CSV: deutsch, englischGruppengruppe1GeschäftskundeAdressen / GruppenDie Gruppe muss zuvor in Xentral angelegt seinSonstigessonstigesEin sehr treuer KundeAdressen / Details / Adressdaten Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkung

Eine vollständige Liste der Importvariablen findet sich in xentral innerhalb der Importvorlage. Hinweis: Alle Felder in der CSV-Datei, für die es kein entsprechendes Feld in xentral gibt, können in sogenannte Freifelder geladen werden. Von diese sind bei einer Adresse 20 Stück, unter dem Tab "Sonstige Daten", vorhanden, die aufsteigend mit der Importvariable freifeld1, freifeld2, etc importiert werden können.

Artikel Import

Die Artikelnummer wird meistens als Index oder Schlüssel verwendet. Das Leerzeichen ist immer das Ende der Artikelnummer und wird von anderen Systemen auch so interpretiert. Weiterführende Systeme und andere interne Prozesse in xentral, z.B. Packtischprozesse, benötigen Artikelnummern ohne Sonderzeichen und Leerstellen für die Verarbeitung via Scanner, Barcodescanner oder Mobilen Devices. Leerzeichen sollten deshalb z.B. durch Minuszeichen oder Unterstriche ersetzt werden. Können die Artikelnummern auf Plattformen nicht geändert werden, kann die Plattformnummer via Fremdnummer in der xentral Artikelnummer hinterlegt werden.

Artikel

Um Artikel korrekt zu importieren, sind folgende Punkte zu beachten:

• Checkliste für die CSV Datei:
• Pflichtfelder: name_de und nummer
• Pro Artikel nur eine ZeileJede Artikelnummer ist nur einmal vorhanden
• Alle Felder ohne Inhalt werden auf den Standard gestellt (z.B. Währung auf Euro)

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 8:lieferantennummer; 9:lieferanteinkaufnetto; 10:lieferanteinkaufmenge; 11:verkaufspreis1netto; 12:verkaufspreis1menge; 13:lagerartikel; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 200001;Rennrad Cross X;Rennrad Cross X von Rennprofis empfohlen;Rennrad Cross X für Profis.;Unser Bestseller;1234567;3,5;300001;1300;1;1900;1;1;HL001A;3;2; 200002;Rahmen Rennrad Cross X;Rahmen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Rahmen Cross X in grün.;Verkauft sich gut.;1231234;2;300001;500;1;700;1;1;HL001A;5;3; 200003;Reifen Rennrad Cross X;Reifen für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Reifen Cross X 28 Zoll.;;1231231;0,3;300003;10;1;30;1;1;HL001B;20;10; 200004;Sattel Rennrad Cross X;Sattel für das Rennrad Cross X zum selber montieren.;Sattel Cross X in schwarz.;;12312312;0,2;300003;15;1;25;1;1;HL001B;10;3;

Stückliste

Um eine Stückliste zu erstellen, sind folgende Punkte zu beachten:

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer und stuecklistevonartikel und stuecklistemenge
• Alle Artikel in der Stückliste (auch der Hauptartikel) sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:stuecklistevonartikel; 3:stuecklistemenge;

Der Haken im Hauptartikel bei Stückliste wird durch den Import automatisch gesetzt.

Beispielinhalt für die CSV Datei: nummerstuecklistevonartikelstuecklistemenge200002200001120000320000122000042000011

Bedeutet im vorliegenden Beispiel: Ein Rennrad (Art.Nr. 200001) setzt sich zusammen aus 1 x Rahmen (Art.Nr. 200002), 2 x Reifen (Art.Nr. 200003), 1 x Sattel (Art.Nr.200004) Alle Unterartikel einer Stückliste können auch separat verkauft werden.

Fremdnummern

Wenn Fremdnummern für externe Verkaufsplattformen importieren werden sollen, kann dies mit Hilfe der internen Artikelnummer in xentral und der externen Nummer, z.B. Amazon SKU, vorgenommen werden. Via CSV-Import kann also die Beziehung zwischen interner und externer Nummer hergestellt werden. Die Importvorlage würde wie folgt aussehen:

1:nummer; 2:fremdnummer_shopid;

Anbei ein Beispiel für einen Fremdnummern Import:

• der Shop hat im Beispiel die ID=3 → für die Shop-ID in die Shopschnittstelle klicken (Administration → Einstellungen → Online-Shops → Shop anklicken und oben in der URL die ID ablesen)
• die Artikelnummer lautet: 1000004
• die Fremdnummer lautet: 1234567

Die .csv Datei mit der Fremdnummer wurde folgendermassen definiert, die Reihenfolge der Spalten kann, wie bei jedem Import, beliebig gewählt werden:

• Spalte 1 ist die Artikelnummer → 1000004
• Spalte 2 ist die Fremdnummer → 1234567

Die Importvorlage sieht folgendermaßen aus:

• Feld 1 ist die Artikelnummer → 1:nummer;
• Feld 2 ist die Fremdnummer → 2:fremdnummer_3. Hinweis: Die 3 ist die jeweilige Shop-ID

Im Artikel wird die Fremdnummer dann wie folgt gespeichert:

Shop-ID herausfinden:

Für die Shop-ID ist in die Shopschnittstelle klicken, unter Administration → Einstellungen → Online-Shops ist der betreffende Shop anzuklicken.

Eigenschaften

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer und eigenschaft1name / eigenschat1nameeindeutig und eigenschaft1wert / eigenschaft1werteindeutig
• Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Hier gibt es 2 Varianten für die Variablen.

1. Variante: Eigenschaften nicht überschreiben eigenschaftname1 - eigenschaftname20

Eigenschaften mit demselben Namen werden nicht überschrieben. Bsp: Es können 2 Eigenschaften mit dem Name "Farbe" hinterlegt werden, z.B. Farbe = Grün und Farbe = Blau

2. Variante: Eigenschaften überschreiben eigenschaftnameeindeutig1 - eigenschaftnameeindeutig20

Eigenschaften mit demselben Namen werden überschrieben. Bsp: Wenn 2 x hintereinander Eigenschaften mit dem Name "Farbe" importiert werden, dann wird der erste Eigenschaftswert überschrieben.

1. Variante Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:eigenschaftname1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftname2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftname3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei: nummereigenschaftname1eigenschaftwert1eigenschaftname2eigenschaftwert2eigenschaftname3eigenschaftwert3200001FarbeGrünFarbeBlauGrößeM200002FarbeGelbFarbeBlauGrößeS200003FarbeGrünFarbeRotGrößeL

In diesem Fall sind es nach dem Import 3 Eigenschaften. Z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Grün, Farbe: Blau und Größe: M

2. Variante

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:eigenschaftnameeindeutig1; 3:eigenschaftwert1; 4:eigenschaftnameeindeutig2; 5:eigenschaftwert2; 6:eigenschaftnameeindeutig3; 7:eigenschaftwert3;

Beispielinhalt für die CSV Datei: nummereigenschaftnameeindeutig1eigenschaftwert1eigenschaftnameeindeutig2eigenschaftwert2eigenschaftnameeindeutig3eigenschaftwert3200001FarbeGrünFarbeBlauGrößeM200002FarbeGelbFarbeBlauGrößeS200003FarbeGrünFarbeRotGrößeL

In diesem Fall sind es nach dem Import nur 2 Eigenschaften. z.B. gibt es bei Artikel 200001 die Eigenschaften Farbe: Blau und Größe: M

Eigenschaften

In den Einstellungen können verschiedene Eigenschaften für den Export angegeben werden.

Charge & MHD

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer und lager_platz und lager_menge_addieren und lager_mhd / lager_charge
• Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lager_platz; 3:lager_menge_addieren; 4:lager_mhd; 5:lager_charge;

Beispielinhalt für die CSV Datei:

nummerlager_platzlager_menge_addierenlager_mhdlager_charge

200001HL001A1013.10.2020123456

200002HL001A1513.10.2020123456

200003HL001A2323.10.2020456789

Das Resultat des Imports lautet:

• 10 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
• 15 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 13.10.2020 und Chargen Nr. 123456
• 23 x Artikel 200001 werden eingelagert mit MHD vom 23.10.2020 und Chargen Nr. 456789

Hinweis: Der Import funktioniert nur mit der Variable lager_menge_addieren und nicht mit lager_menge_total.

Shop Verknüpfungen

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer und shop_x und aktiv_x
• Alle Artikel sind zuvor über den Artikelimport angelegt worden und haben die richtige Artikelnummer

Die Variablen shop_ und aktiv_ werden jeweils noch mit der ID des Shops ergänzt. Diese ist in der URL zu finden, wenn eine Shop-Schnittstelle unter Administration → Online-Shops editiert wird.

z.B. ... index.php?module=onlineshops&action=edit&id=2

Wäre shop_2 und aktiv_2

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; "1":shop_2; "1":aktiv_2;

Hinweis: "1" ist ein fester Inhalt, damit werden keine weiteren Spalten in der CSV Datei benötigt, um die Option zu aktivieren.

Beispielinhalt für die CSV Datei: nummer200001200002200003 Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkungNamename_deRennrad Cross XArtikel / Details / ArtikelPflichtfeld falls Artikel neu erstellt wirdArtikel Nr.nummer200001Artikel / Details / ArtikelPflichtfeldArtikelbeschreibung (DE)artikelbeschreibung_deRennrad Cross X von Rennprofis empfohlen.Artikel / Details / Artikel Kurztext (DE)kurztext_deRennrad Cross X für Profis.Artikel / Details / Artikel Artikelkategorieartikelkategorie_nameRennräderArtikel / Details / ArtikelFalls nicht vorhanden in den Einstellungen wird eine Neue angelegt.Interner KommentarinternerkommentarDas ist unser Bestseller!Artikel / Details / Artikel EAN Nr.ean9783125171541Artikel / Details / Artikel Ermäßigte UmsatzsteuerumsatzsteuerermaessigtArtikel / Details / ArtikelMöglich in CSV: ermaessigt, normalGewicht (in kg)gewicht3,1Artikel / Details / Artikel Von Artikelvariante_von200010Artikel / Details / Artikel LagerLagerartikellagerartikel1Artikel / Details / ArtikelMöglich in CSV: 0, 1 (1 entspricht Lagerartikel, 0 entspricht kein Lagerartikel)Lagerbestandlager_menge_total7Artikel / LagerDer Artikel muss ein Lagerartikel sein, s.o. lagerartikel = 1Min. Lagermengemindestlager5Artikel / Details / Artikel Standardlagerlager_platzHL001AArtikel / Details / ArtikelHier ist explizit nach dem Regalnamen und nicht dem Lagernamen gefragtStücklisteIn Stücklistestuecklistevonartikel200020Artikel / In StücklisteGibt Hauptartikel von diesen Stücklistenartikel anStücklistenartikel Mengestuecklistemenge13Artikel / In Stückliste EinkaufspreisLieferantlieferantennummer70001Artikel / EinkaufPflichtfeld für Einkaufspreis - Lieferant muss mit Lieferantennr. in Xentral angelegt seinPreis pro Stücklieferanteinkaufnetto700Artikel / EinkaufPflichtfeld für EinkaufspreisAb Mengelieferanteinkaufmenge1Artikel / EinkaufPflichtfeld für Einkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angebenWährunglieferanteinkaufwaehrungUSDArtikel / EinkaufPflichtfeld für EinkaufspreisVerkaufspreisPreisverkaufspreis1netto1100Artikel / VerkaufPflichfeld für VerkaufspreisAb Mengeverkaufspreis1menge1Artikel / VerkaufPflichtfeld für Verkaufspreis - Falls Standardpreis (kein Staffelpreis) → als Menge 1 angebenCharge & MHDMHDlager_mhd13.10.2020Artikel / Charge + MHDIm Format: dd.mm.yyyy oder yyyy-mm-ddChargelager_charge123456Artikel / Charge + MHDErwartet die Chargen Nr.Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkung

Eine vollständige Liste der Importvariablen ist in xentral innerhalb der Importvorlage zu finden.

Hinweis: Auch bei den Artikeln können Informationen, für welche es kein Feld in xentral gibt, in Freifelder laden. Im Artikel gibt es dazu 6 Stück (Details / Parameter und Freifelder), die mit freifeld1 - freifeld6 importiert werden können. Um diese Felder anzuzeigen müssen diese noch unter Administration → Einstellungen → Grundeinstellungen → System → Parameter und "Freifelder im Artikel einblenden" aktiviert werden.

Einkaufspreise (über Herstellernummer)

Mit dem Import von Einkaufspreisen können Lieferantenlisten reingeladen werden, die statt der Artikelnummer die Herstellernummer mitgegeben haben.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: herstellernummer und lieferantennummer
• Pro Einkaufspreis nur eine Zeile
• Die Lieferanten und Artikel sind davor schon in Xentral gepflegt mit Lieferanten Nr. und Herstellernummer

Beispiel für eine Importvorlage: 1:herstellernummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferanteinkaufwaehrung; 6:lieferanteinkaufnetto2; 7:lieferanteinkaufmenge2; 8:lieferanteinkaufwaehrung2;

Beispielinhalt für die CSV Datei: herstellernummerlieferantennummerlieferanteinkaufnettolieferanteinkaufmengelieferanteinkaufwaehrunglieferanteinkaufnetto2lieferanteinkaufmenge2lieferanteinkaufwaehrung212345670000101EUR810EUR23456770000111EUR910EUR34567870000141EUR10100EUR45678970000151EUR1310EUR

Artikelimport Beispiele

Hier finden sich Beispiele für einen Artikeldaten-Import. In der Praxis hat es sich bewährt, die Artikeldaten nacheinander in mehreren Tabellenlisten und Importformaten einzuspielen. Die Reihenfolge war hier z.B.:

• Import 1: Anlegen der Artikel mit Nummer und Bezeichnung
• Import 2: Einspielen der Verkaufspreise (ggf. Staffeln) auf die bestehenden Artikelnummern
• Import 3: Einspielen der Einkaufspreise mit Lieferantendaten
• Import 4: Optional: Nachimport von Artikeldaten → kann auch in Import 1 direkt mit angelegt werden, kann aber auch am Ende Sinn machen, wenn alle Preisstrukturen stehen. Wenn zuvor eine Datenbank-Sicherung (Snapshot) gemacht wurde, kann der letze Artikeldaten-Nachimport am Schluss so oft eingespielt und zurückgesetzt werden (Snapshot), bis er endgültig passt.
• Import 5: Import von Gruppenpreisen, wenn dies benötigt wird

Bei Staffelpreisen und komplizierteren Strukturen empfiehlt sich folgender Ablauf:

• Importvorlage in xentral anlegen mit allen relevanten Feldern + speInfo: die Felder der Importvorlage als Text direkt, z.B. als Office Datei, abspeichern und die Einstellungen als Screenshot sichern
• Datenbanksnapshot anlegen. Dabei ist beim Download zu prüfen, ob dieser auch >0Byte groß ist. Nicht alle Webserver haben die Fähigkeit der Snapshotfunktion. Wenn dies der Fall ist, wird auf dem Server das Programm: MySQLDump benötigt
• Import durchführen, jedoch nur im nicht produktiven System
• Wenn der Import nicht komplett passt, kann direkt der Snapshot (s.o.) zurück eingespielt werden. Wenn dieser nach dem Anlegen der Vorlage erstellt wurde, sind alle Daten noch vorhanden.
• ->>>>> Auf diese Weise können mehrere Iterationen im Import durchgeführt werden

Import 1: Artikel anlegen

Artikel können mit einem Schnellimport mit einer bestehenden Nummer oder einer neuen Nummer aus einem Nummernkreis angelegt werden. Folgende Felder sind hier sinnvoll, je nachdem welche Artikelebenen zu bewältigen sind. Sind Artikel von Hand selbst nachzupflegen, reicht hier auch die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und ggf. das Setzen des Lagerhakens über Lagerartikel → Artikel wird mit Bestand im Lager geführt aus:

• Artikelnummer → Die bestehende Nummer ist in die Spalte eintragen oder aus zentralen Nummernkreis fortlaufend neu zu vergeben (Spalteninhalt: NEU)
• "Artikelnummer neu vergeben aus Artikelkategorie" setzt voraus, dass die Artikelkategorie angelegt wurde und hier eine nächste, zu vergebene Artikelnummer eingetragen wurde
• Projekt für Artikel vergeben → Projekt ID in einer Spalte mitaufnehmen
• Artikelkategorie vergeben → Artikelkategorie ID in einer Spalte mitaufnehmen
• Haken → Artikel ist Lagerartikel. 1=Artikel wird im Lager geführt. Leer bei Dienstleistungsartikeln
• Umsatzsteuersatz → Ohne Angabe werden die Artikel auf 19% gesetzt (Steuer Inland Standard), für den ermässigten Satz z.B. 7% hier in die Spalte "ermaessigt" angeben

Wenn es keine Artikelnummern gibt und diese neu fortlaufend vergeben werden sollen, kann in die Spalte der Artikelnummer "NEU" eingetragen werden. Dann wird die Nummer fortlaufend vergeben. Alternativ kann auch direkt im Tabellenprogramm die erste Nummer angegeben und in der Spalte die fortlaufenden Nummern nach unten gezogen werden. Dadurch liegen diese für den Import in die Tabelle bereits vor.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:projekt; 4:artikelkategorie; 5:lagerartikel;

Import 2: Verkaufspreise

Verkaufspreise können in einem weiteren Import direkt auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

• Artikelnummer
• Verkaufspreis (netto)
• Menge (meist "1")

Für einen Artikel können auch Staffelpreise importiert werden (z.B. 1, 10, 100, 1000).

Hinweis: Der Verkaufspreis wird als Standardpreis für alle Kunden importiert. Jede Menge darf hier für einen Artikel nur einmal vorhanden sein.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis2netto; 5:verkaufspreis2menge; 6:verkaufspreis3netto; 7:verkaufspreis3menge; 8:verkaufspreis4netto; 9:verkaufspreis4menge;

Hinweis: Beim Update der Preise ist es wichtig, dass zusätzlich noch die Währungsvariable (z.B. verkaufspreis1waehrung) in der Importvorlage vorhanden ist, damit keine neuen Preise angelegt werden.

Import 3: Einkaufspreis/ Lieferantendaten

Einkaufspreise können in einem weiteren Import ebenso auf bestehende Artikelnummern importiert werden. Die wichtigsten Felder sind folgende:

• Artikelnummer
• Lieferantennummer aus Xentral
• Netto Einkaufspreis bei Ihrem Lieferanten
• Menge (im Standard 1 Stck.)
• Artikel Bestellnummer bei Ihrem Lieferanten

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lieferantennummer; 3:lieferanteinkaufnetto; 4:lieferanteinkaufmenge; 5:lieferantbestellnummer;

Soll ein Artikel bei allen Lieferanten einkaufbar sein, muss im Artikel der Haken "Einkauf bei allen Lieferanten" gesetzt werden. Ein Preis wird in diesem Fall nicht importiert.

Einkaufspreise mit neuen Preisen ersetzen

EK Preise können aktualisiert werden und der "alte" EK Preis erhält automatisch ein Gültigkeitsdatum, das bis zum gestrigen Datum eingetragen ist.

Dafür müssen aber folgende Daten vom alten und neuen EK übereinstimmen:

• Menge (ab)
• Währung
• Bezeichnung (falls vorhanden)
• Bestellummer (falls vorhanden)

Import 4: Nachimport Artikeldaten

Folgende Artikeldaten können z.B. auch in einem Nachimport später importiert werden, wobei ein sofortiger Import in Schritt 1 möglich wäre:

• Artikelbeschriebung, welche z.B. dann auch bei Dokumenten (Rechnung, Auftrag, etc.) angezeigt wird
• Kurztext → Ein optionaler, zusätzlicher Text kann eingegeben werden
• Interner Kommentar → Dieser ist optional, z.B. für die Suche durchsuchbar
• EAN → Die EAN Nummer des Artikels ist zu einzutragen
• Gewicht → Das Gewicht, das z.B. bei der Paketmarke mit ausgewertet werden kann, wie das Gesamtgewicht der Lieferung, ist anzugeben
• Lagerplatz → Der Lagerplatz, z.B. Standardlager und Lager für die Einlagerung, wie Lagerplatz Ebene 2, "Regal" in Xentral, ist anzugeben
• Lagermenge → Die absolute Menge für die Einlagerung in ein Lager ist anzugeben
• Mindestlager → Die Mindestlagermenge, z.B. für den Bestellvorschlag, ist anzugeben

Grundsätzlich können alle Eigenschaften eines Artikels überschrieben werden, zu welchen Variablen in der Import-Zentrale vorhanden sind. Notwendig ist hierbei, dass die Nummer als Referenz angegeben wird. Andernfalls entsteht kein Update, sondern nur eine Artikelneuanlage.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:internerkommentar; 6:ean; 7:gewicht; 14:lager_platz; 15:lager_menge_total; 16:mindestlager;

Import 5: Gruppenpreise Beispiel

Im Folgenden ist ein Beispiel für Gruppenpreise aufgezeigt:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:verkaufspreis1netto; 3:verkaufspreis1menge; 4:verkaufspreis1gruppe; 5:verkaufspreis2netto; 6:verkaufspreis2menge; 7:verkaufspreis2gruppe; 8:verkaufspreis3netto; 9:verkaufspreis3menge; 10:verkaufspreis3gruppe;

Artikel Lagermengen importieren

Für den Import von Artikelmengen wird die Artikelnummer, die Lagermenge, d.h. die absolute Bestandsmenge für diesen Platz oder die neu hinzukommende Menge, d.h. die additive Bestandsmenge für diesen Lagerplatz, und der Lagerplatz selbst benötigt:

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:lager_platz2; 3:lager_menge_total2; 4:lager_platz3; 5:lager_menge_total23; 6:lager_platz4; 7:lager_menge_total4;

• lager_menge_addieren2 → Bucht die Menge des Artikels auf die bestehende in diesem Lagerplatz auf
• lager_menge_total2 → Bucht die Menge (total) des Artikels komplett neu ein

Zeiterfassung

Mit dem Import für die Zeiterfassung, können Zeiten auf einen Kunden gebucht werden. Diese sind danach an 3 Stellen wiederzufinden:

• Im Zeitkonto Modul: Verwaltung → Zeitkonten → Zeitkonto Kunden → Kunden auswählen
• In den Stammdaten des Kunden: Stammdaten → Adressen → Kunden auswählen → Zeit
• In der eigenen Zeiterfassung: Mein Bereich → Zeiterfassung → Eigene Zeiterfassung Übersicht

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: datum_von, zeit_von, datum_bis, zeit_bis, taetigkeit, kundennummer
• Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in Xentral angelegt sein
• Falls auf Mitarbeiter gebucht wird muss der Mitarbeiter in Xentral angelegt sein

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum_von; 2:zeit_von; 3:datum_bis; 4:zeit_bis; 5:taetigkeit; 6:details; 7:kundennummer; 8:mitarbeiternummer;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 20.09.2016;09:00;20.09.2016;18:00;Außentermin bei Kunden.;Neue Produkte vorgestellt.;10000;2500; 21.09.2016;09:00;21.09.2016;17:30;Präsentation erarbeitet.;Präsentation über neue Produktpalette XY.;10002;2500; 22.09.2016;09:30;22.09.2016;18:30;Workshop geben im Auftrag vom Kunden; Workshop zur besseren Einarbeitung der Mitarbeiter.;10003;2500;

Eigene Zeiterfassung Übersicht

Die Übersicht der eigenen Zeiterfassung kann sich so gestalten:

Wiedervorlagen

Es können auch Wiedervorlagen nach xentral importiert werden.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: datum_faellig, kundennummer, mitarbeiternummer, betreff
• Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in xentral angelegt sein
• Der Mitarbeiter muss mit der entsprechenden Mitarbeiternummer in xentral angelegt sein
• Das "Ziel" in der Importvorlage muss auf "Wiedervorlagen" stehen.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum_faellig; 2:uhrzeit_faellig; 3:kundennummer; 4:mitarbeiternummer; 5:betreff; 6:text; 7:abgeschlossen;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 25.01.2017;14:00;10000;90000;Kunden anrufen wegen Angebot;Nochmal nachfragen wegen dem letzten Angebot;0; 13.01.2017;10:30;10001;90006;Bei der Entwicklung nachfragen;Status des neuen Features bei der Entwicklung nachfragen;1;

Nach dem Import können die Wiedervorlagen unter Stammdaten → Adressen → Korrespondenz → Wiedervorlage eingesehen werden:

Notizen

Notizen können ebenfalls nach xentral importiert werden.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: datum, kundennummer, mitarbeiternummer, betreff
• Der Kunde muss mit der entsprechenden Kundennummer in xentral angelegt sein
• Der Mitarbeiter muss mit der entsprechenden Mitarbeiternummer in xentral angelegt sein
• Das "Ziel" in der Importvorlage muss auf "Notiz" stehen.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:datum; 2:uhrzeit; 3:kundennummer; 4:mitarbeiternummer; 5:betreff; 6:text;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 25.01.2017;14:00;10000;90000;Kunden angerufen wegen Angebot;Nochmal nachgefragt wegen dem letzten Angebot; 13.01.2017;10:30;10001;90006;Bei der Entwicklung nachgefragt;Status des neuen Features bei der Entwicklung: Fertigstellung in KW2;

Nach dem Import können die Wiedervorlagen unter Stammdaten → Adressen → Korrespondenz → Notizen eingesehen werden.

Artikel-Provisionen

Über den Stammdatenimport können auch Provisionen auf einen bestehenden Artikel importiert werden.

Hinweis: Provisionsabrechnung ist ein extra Modul. Link zum Shop.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder (nur Vertreter): artikel , vertreter_provision und vertreter_provisionsart
• Pflichtfelder (Vertreter & Vertriebsleiter): artikel , vertreter_provision , vertreter_provisionsart , vertriebsleiter_provision , vertriebsleiter_provisionsart
• Pro Artikel-Provision nur eine Zeile
• Jede Artikelnummer ist nur einmal vorhanden und bereits in xentral angelegt

Beispiel für eine Importvorlage (Vertreter und Vertriebsleiter): 1:artikel; 2:vertreter; 3:vertreter_provision; 4:vertreter_provisionsart; 5:vertriebsleiter_provision; 6:vertriebsleiter_provisionsart; 7:gueltig_von; 8:gueltig_bis;

Beispielinhalt für die CSV Datei: 700010;6;6;vk;1;vk;01.01.2019;31.12.2019; 700007;6;6;vk;1;vk;01.01.2019;31.12.2019; 700002;4;5;ek;1;ek;01.01.2019;31.12.2019

Bedeutet im vorliegenden Beispiel: Unter Buchhaltung → Provisionen → Provisionen pro Artikel können die importierten Provisionen betrachtet werden:

Hinweis: Um zusätzlich die Provision des Vertriebsleiters anzugeben, sind die Importvariablen 'vertriebsleiter_provision' und 'vertriebsleiter_provisionsart' nötig. Zuvor muss der Vertriebsleiter einem Vertreter zugeordnet werden, dies kann auch über einen CSV Import erfolgen. Die Vertreter- und Vertriebsleiter Verknüpfung wird direkt im Modul "Provisionen" angelegt/importiert.

Die wichtigsten Importvariablen für Artikel-Provisionen

Die nachstehenden Variablen sind die wichtigsten Importvariablen für Artikel-Provisionen:

Name in XentralImportvariableBeispielinhalt CSVPosition in XentralAnmerkungArtikel Nr.artikel700010Artikel / Details / ArtikelIn Xentral hinterlegte Artikel-Nr.Vertreter IDvertreter6Buchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelVertreter-ID in XentralVertreter Provision (%)vertreter_provision6Buchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelVertreter-Provision in Vertreter Provisions-Typvertreter_provisionsartvkBuchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelMöglich: Verkaufspreis abzüglich Rabatt => Leeres Feld, Verkaufspreis => vk, Einkaufspreis => ek, Erlös (vk-ek) => erloesVertriebsleiter Provision (%)vertriebsleiter_provision1Buchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelVertriebsleiter-Provision in Vertriebsleitung Provisions-Typvertriebsleiter_provisionsartvkBuchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelMöglich: Verkaufspreis abzüglich Rabatt => Leeres Feld, Verkaufspreis => vk, Einkaufspreis => ek, Erlös (vk-ek) => erloesGültig vongueltig_von01.01.2019Buchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelGültigkeit ab wann die Provision anwendung findetGültig bisgueltig_bis01.12.2019Buchhaltung / Provisionen / Provision pro ArtikelGültigkeit bis wann die Provision anwendung findet

Hinweis: Sollten Änderungen an den Provisionen per Import erfolgen ist es notwendig alle bisherigen Provisionen zu löschen.

Matrix Produkte

Alle Informationen zur Bedienung von Matrixprodukten sind unter Matrixprodukt zu finden. Matrixprodukt - Darstellung und Stapel-Bearbeitung von Artikeleigenschaften

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer, matrixprodukt, matrixproduktvon, matrixproduktgruppe1 und matrixproduktwert1
• Ein Hauptartikel (Matrixartikel) muss davor bereits in xentral angelegt sein und in der CSV in der Spalte matrixproduktvon stehen
• Es empfiehlt sich, die Unterartikel ebenfalls als normale Artikel schon in xentral angelegt zu haben, um mit dem Matrixartikel-Import nur noch die Artikel in ein Matrixprodukt zu verknüpfen. Andernfalls ist ein Namen anzugeben, da sonst alle Matrixunterprodukte gleich heißen.

Beispiel für eine Importvorlage: 1:nummer; 2:name_de; 3:matrixprodukt; 4:matrixproduktvon; 5:matrixproduktgruppe1; 6:matrixproduktwert1; 7:matrixproduktgruppe2; 8:matrixproduktwert2;

Beispielinhalt für die CSV-Datei: nummermatrixproduktname_dematrixproduktvonmatrixproduktgruppe1matrixproduktwert1matrixproduktgruppe2matrixproduktwert2201313-BS1T-Shirt Farbe: Blau - Größe: S201313FarbeBlauGrößeS201313-BM1T-Shirt Farbe: Blau - Größe: M201313FarbeBlauGrößeM201313-BL1T-Shirt Farbe: Blau - Größe: L201313FarbeBlauGrößeL201313-BX1T-Shirt Farbe: Blau - Größe: XL201313FarbeBlauGrößeXL201313-RS1T-Shirt Farbe: Rot - Größe: S201313FarbeRotGrößeS201313-RM1T-Shirt Farbe: Rot - Größe: M201313FarbeRotGrößeM201313-RL1T-Shirt Farbe: Rot - Größe: L201313FarbeRotGrößeL201313-RX1T-Shirt Farbe: Rot - Größe: XL201313FarbeRotGrößeXL

Das bedeutet im vorliegenden Beispiel: Ein Matrixprodukt (201313) wird erstellt, die Unterartikel (201313-BS, 201313-BM, etc) als Artikel dieses Matrixprodukts markiert. Für diese Unterartikel werden 2 Matrixeigenschaften (Farbe, Größe) vergeben und verschiedene Werte mitgegeben.

Artikelbaum

Es können auch Artikelbaum-Strukturen für einen Artikel importiert werden. Es empfiehlt, sich zuerst die Artikel "normal" hineinzuladen und den Artikelbaum im nächsten Schritt zu verknüpfen. Weitere Informationen sind unter Artikelbaum zu finden.

Checkliste für die CSV Datei:

• Pflichtfelder: nummer, artikelkategorie_name, artikelbaum1
• Der Artikel sollte davor schon angelegt worden sein, sonst wird mindestens noch die Variable name_de benötigt
• Die Hauptkategorie und Unterkategorie müssen davor schon angelegt sein, damit diese verknüpft werden können

Hinweis: Es gibt die Variablen artikelbaum1 - artikelbaum20

Beispiel für eine Importvorlage (auf bestehende Artikel): 1:nummer; 2:artikelkategorie_name; 3:artikelbaum1; 4:artikelbaum2; 5:artikelbaum..; Es können bis zu 20 Äste definiert werden.

Beispielinhalt für die CSV Datei:

Bedeutet im vorliegenden Beispiel:

• Die Artikel 1001 und 1002 werden jeweils der Artikelkategorie "Hauptkategorie" zugewiesen
• Außerdem erscheinen im Artikelbaum die Unterkategorien "Unterkategorie (2)" und "Unterunterkategorie (2)"

Hinweis: Der Import kann keine Ebene auslassen / überspringen. Hauptkategorie|Unterkategorie|Unterunterunterkategorie würde daher nicht funktionieren.

Artikelbaum zurücksetzen

Sobald in einer der CSV Spalten für die Variable artikelbaum1 - artikelbaum5 der Wert CLEAR steht, wird der Artikelbaum für diesen Artikel zurückgesetzt.

Gambio Artikelimport Beispiel (Stand 04/2017 - Gambio Shop 3.1)

Die fett gedruckten Felder sind Pflichtfelder/ bzw. die relevanten Felder für die Zuordnung der Artikel.

Beispiel für einen Export aus Gambio:

Feldeinstellungen:1: {products_model} → Artikelnummer des Produkts {p_model} → alternativ Artikelnummer des Produkts inkl. Eigenschaften 2: {products_name.de} → Produktname {p_name.de} → alternativ Produktname inkl. Eigenschaften 3: {p_description.de} → Produktbeschreibung 4: {p_short_description.de} → Produktkurzbeschreibung 5: {products_ean} → EAN{p_ean} → alternativ EAN mit Eigenschaften 6: {p_weight_comma} → Produktgewicht 7: {c_name.de} → Kategorie 8: {p_manufacturer_name} → Hersteller

Beispiel für einen Artikelimport in xentral:

1:nummer; 2:name_de; 3:artikelbeschreibung_de; 4:kurztext_de; 5:ean; 6:gewicht; 7:artikelkategorie_name; 8:hersteller; 9:lagerartikel; 10:umsatzsteuer;

Beispielinhalt für die CSV-Datei: nummername_deartikelbeschreibung_dekurztext_deeangewichtartikelkategorie_nameherstellerlagerartikelumsatzsteuer100001Schraube M10x20Bavaria ipsum dolor sit amet boarischer Ewig und drei Dog Gidarn. A so a Schmarn Gamsbart oba Enzian Haferl di Vergeltsgott middn. Gelbe Rüam auf’d Schellnsau Spezi de Sonn Marei wann griagd ma nacha wos z’dringa noch da Giasinga Heiwog, Trachtnhuat.Bavaria ipsum dolor sit amet boarischer Ewig und drei Dog Gidarn.12345678910110,1MetallwarenBavaria ipsum1 (für ja, 0 für nein)ermaessigt (falls der Artikel eine ermäßigte UST hat, beim normalen UST - Satz einfach das Feld leer lassen)

Hinzufügen von Shop-Texten

Ab der Version 20.1 können über eine Zeile auch mehrere Texte zu einem Shop hinzugefügt werden. Es kann pro Shop nur eine Übersetzung hinterlegt werden. Darüber hinaus werden alle neu hinzugefügten Texte standardmäßig als inaktiv angelegt, d.h. der Binärwert für "active" muss mitgegeben werden, wenn diese direkt auch aktiv geschaltet sein sollen.

Beispiel Importvorlage

Beispiel für die CSV-Datei: Artikelnummer;Name_FR;Kurztext_FR;Beschreibung_FR;Shop;Shop-Text_FR;Name_IT;Kurztext_IT;Beschreibung_IT;Shop-Text_IT;Shop_IT; 700001;grenouille;Das ist ein Kurztext(FR);Hier sehen wir eine Beschreibung;5;Online-Text für Ebay(FR);rana;KurztextIT;BeschreibungIT;ShoptextIT;5;