Belege Importer

Inhaltsverzeichnis

Die App Belege Importer erlaubt es, alte Belege (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen usw.) per CSV zu xentral zu importieren. Die App Belege Importer arbeitet mit einem Prozessstarter. Damit der Import klappt, muss der Prozessstarter ausgeführt werden.

Besonders relevant ist dieses Modul, wenn Belege importiert werden sollen.

Allgemeines

Folgende Dokumente können in xentral hochgeladen werden:

• Angebote
• Aufträge
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Gutschriften
• Preisanfragen
• Bestellungen
• Produktionen
• Proformarechnungen
• Adressen (Dafür ist aber die "Import/Export Zentrale" auch geeignet)

Wenn die App aufgerufen wird, erscheint die folgende Startansicht:

Im oberen Bereich "Datei importieren" kann:

• ausgewählt werden, welche Datei hochgeladen werden soll (1)
• ausgewählt werden, welche Belegart hochgeladen werden soll (2)
• festgelegt werden, welchen Status der Beleg erhalten soll (3)
• über den Button den Upload der Dokumente veranlasst werden (4)
• der Zwischenspeicher geleert werden, falls die Belege doch nicht mehr hochgeladen werden sollen bzw. Änderungen daran vorgenommen werden sollen (5)
• Falls der Prozessstarter nicht aktiv sein sollte, erscheint dies in einer Info-Box (6)

Der Import läuft in zwei Schritten. Zunächst werden alle Daten in einer Zwischentabelle gespeichert. Diese Daten können im Anschluss noch einmal geprüft werden, wobei Abweichungen in z.b. der Adresse rot dargestellt werden. Um die Daten entgültig ins System zu schreiben muss man den Button "Import starten" drücken:

Formate

Im Reiter "Formate" befindet sich eine Aufstellung über alle importierbaren Felder mit einer Kurzbeschreibung. Die exakten Feldnamen müssen in der ersten Zeile der Datei auch als Spaltenüberschriften enthalten sein, wobei für jede Position des Belegs eine neue Zeile benötigt wird. Im Folgenden werden die Pflichtangaben noch einmal kurz erklärt:

• beleg_belegnr: Die Belegnummer, für Spezialverhalten, siehe NEW
• beleg_kundennummer: Kundennumer, mit der Ihr Beleg verknüpft wird
• artikel_nummer: Artikelnummer der Position
• artikel_bezeichnung: Bezeichnung der Position
• artikel_menge: Mengenangabe der Position
• artikel_preis: Preis dieser Position

Zu beachten ist, dass beim Import keinesfalls Änderungen an Stammdaten vorgenommen werden, d.h. weder an den Stammdaten der Artikel noch der Adressen. Entsprechend werden Abweichungen von den Stammdaten in rot angezeigt, sodass diese wahlweise korrigiert oder beibehalten werden können, wobei dann eine Übernahme ausschließlich für die importierten Belege gilt. Wurde die Datei einmal hochgeladen, erscheint diese in der Übersicht. Dort kann überprüft werden, ob alles so erkannt und zugeordnet wird, wie sich das vorgestellt wurde, bevor anschließend auf den Button "Belege jetzt importieren" zu klicken ist.

Schlüsselworte

Der Belegimporter unterstützt zusätzlich zwei Schlüsselworte für dynamische Belegnummern.

NEW

Das Schlüsselwort NEW erzeugt bei jedem Vorkommen eine neue fortlaufende Belegnummer basierend auf der Art des Imports.

WICHTIG: Nachdem eine Zeile mit NEW vorkommt, sollte für die restliche Datei keine Zeilen mit statischer Belegnummer mehr folgen. In sehr ungünstigen Fällen könnte es sonst dazu führen, dass Artikel auf den falschen Beleg gebucht werden. Wenn der Status 'angelegt' gesetzt ist, wird jede Belegnummer die nicht PARENT ist als NEW betrachtet. Die hierbei vergebenen (ENTWURF_X_) Belegnummern sind jedoch nur temporär und dienen der Zuordnung der einzelnen Artikel. Beim tatsächlichen Import werden die Belegnummern anschließend verworfen.

PARENT

Das Schlüsselwort PARENT übernimmt die Belegnummer aus der vorherigen Zeile. Dadurch ist es möglich Artikel zu Belegen zu gruppieren, selbst wenn diese noch keine Belegnummer haben. Sollte die erste Zeile der CSV Datei die Belegnummer PARENT haben, wird sie als NEW betrachtet und eine neue Belegnummer wird erstellt.

Beispiel:

 beleg_belegnr;beleg_kundennummer;artikel_bezeichnung;artikel_nummer;artikel_preis;artikel_menge
  123;999;Artikel 1; 101; 1; 1
  124;999;Artikel 2; 102; 1; 1
  PARENT;999;Artikel 3; 103; 1; 1
  125;999;Artikel 4; 104; 1; 1
  NEW;999;Artikel 5; 105; 1; 1
  NEW;999;Artikel 6; 106; 1; 1
  PARENT;999;Artikel 7; 107; 1; 1
  PARENT;999;Artikel 8; 108; 1; 1
  NEW;999;Artikel 9; 109; 1; 1
  PARENT;999;Artikel 10; 110; 1; 1

Erzeugt folgende Struktur:

  123
    -Artikel 1
  124
    -Artikel 2
    -Artikel 3
  125
    -Artikel 4
  30001
    -Artikel 5
  30002
    -Artikel 6
    -Artikel 7
    -Artikel 8
  30003
    -Artikel 9
    -Artikel 10