Inhaltsverzeichnis

Kalender

Der Kalender in xentral bietet eine Übersicht über wichtige Termine. Zudem lassen sich hier Erinnerungen einstellen und es ist möglich sich von xentral an diese erinnernzulassen.

Termine mit Adressen verknüpfen

Termine sind auf Adressen und einen Hauptverantwortlichen verknüpfbar. Die heute wichtigen Termine sieht jeder Mitarbeiter oben in seiner Status-/Info-Box.

Termin-Erinnerung per E-Mail

Termine, die auf Mitarbeiter verknüpft sind (Auswahl aus Mitarbeiterliste unten) erinnern die Mitarbeiter über eine E-Mail an die eingetragene Adresse in den Stammdaten pro Mitarbeiter. Die Erinnerung geht kurz vor dem Termin via Mail und Browsermeldung an den Mitarbeiter. Ist der Termin im Kalender ganztags (ohne spezielle Uhrzeit) eingetragen, so erfolgt die Erinnerung um 00:00 Uhr vorher via E-Mail.

Termin mit Gruppen verknüpfen - Gruppenkalender

Es gibt die Möglichkeit Gruppen anzulegen, die für einen Termin ausgewählt und gefiltert werden können.

Unter Administration → Einstellungen → Kalender Gruppen können diese Gruppen definiert werden. Alternativ kannst du die Kalendergruppen direkt über die URL aufrufen, die URL muss wie folgt aussehen: https://<meinxentral>.xentral.biz/index.php?module=kalender&action=gruppenlist

In einem Termin unterhalb der Mitarbeiter im Gruppenkalender können diese dann ausgewählt werden.

In der Sidebar des Kalenders kann danach gefiltert werden.

Somit werden nur die Termine angezeigt, die mit dieser Gruppe markiert wurden.

Hinweis: Es können nur Mitarbeiter die Kalender-Gruppe im Kalender sehen, die auch Mitglieder der Kalendergruppe sind.

Termin-Einladung per E-Mail

Es ist möglich nach speichern eines Termins den ausgewählten Mitarbeiter des Termins eine E-Mail mit den Termin-Infos zukommen zu lassen. Dazu ist unten auf den Button "Einladung" zu klicken.

Daraufhin erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail:

Kalender-Farbe für Benutzer einstellen

Jeder Benutzer kann sich seine eigene Farbe definieren, die für neue Kalendereinträge automatisch geladen wird.

Unter Mein Bereich → Startseite → Eigene Einstellungen kann die Farbe definiert werden.

Die Kalenderfarbe eines Mitarbeiters kann auch direkt im Benutzer eingestellt werden (Administration → Einstellungen → System → Benutzer):

Gemeinsamer Kalender

Der Kalender ist auf der Dashboard-Seite einsehbar, ebenso über: Mein Bereich → Kalender

Termine anlegen

Es ist möglich einen Termin für eine bestimmte Gruppe oder mehrere Personen anzulegen.

- Titel → Bezeichnung des Termins

• Beschreibung → Beschreibung des Termins
• Ort → Ort an dem der Termin stattfindet
• Termin mit → Auswahl der Person, mit der der Termin stattfindet
• Ansprechpartner → Auswahl des Ansprechpartners für diesen Termin
• Verantwortlicher → Auswahl des Verantwortlichen für diesen Termin
• Projekt → Wird ein Projekt ausgewählt, ist dieser Termin nur dort sichtbar
• Datum → Datum an dem der Termin stattfindet
• Ganztags → Auswahl, dass es sich bei dem Termin um einen Ganztagstermin handelt
• Erinnerung → Auswahl, dass eine Erinnerung an diesen Termin erfolgen soll
• Von ... Bis → Auswahl der Uhrzeit von wann bis wann der Termin stattfindet
• Farbe → Auswahl der Farbe, mit welcher der Termin im Kalender gekennzeichnet werden soll
• Öffentlich → Auswahl, dass der Termin öffentlich sichtbar ist
• Personen → Auswahl der Personen, die bei diesem Termin beteiligt sind
• Gruppenkalender → Auswahl der Gruppen für diesen Termin

Über den "speichern" Button wird der Termin erstellt.

ICS/ICAL abonieren für IOS

Im ersten Schritt muss in den Benutzereinstellungen unter Administration → Einstellungen → Benutzer in die Bearbeitung des Benutzers gegangen werden und wie folgt ein Passwort für den ICS Kalender hinterlegt und gespeichert werden. Der ICS Kalender muss aktiviert sein!

• ICS Kalender → Haken setzen
• ICS Kalender Passwort → Neues Passwort vergeben
• Speichern

- Benutzername → Benutzername aus Xentral wird ebenfalls der neue Benutzername

• URL unter dem Passwortfeld kopieren, z.B. http://192.168.0.XX/meinefirma/www/index.php?module=kalender&action=ics

Dann ist über den Kalender vom Mac in den Einstellungen über "Konto hinzufügen" ein Kalenderabo hinzuzufügen:

Im nächsten Schritt muss ein neues Kalenderabonnement hinzugefügt werden.

Anschließend kann die URL hineinkopiert werden.

Im letzten Schritt ist der Benutzernamen aus Xentral (z.B: "admin") und das zuvor vergebene Passwort einzutragen.